浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作

佘朝雯

摘 要：在社会经济不断发展的当下，办公室文书管理工作在促进社会稳定发展的过程中發挥着重要的作用。而在办公室文书档案管理工作中，文书档案的收集与归档是一项重要的工作内容，只有做好该项工作，才能够真正实现高效的公文处理，反之，将会对办公处理效果产生十分不利的影响。所以，为了能够更好的进行办公室文书工作，本文首先分析了文书档案收集与归档管理工作的重要性，并对实际工作过程中出现的问题进行研究，提出相应的解决策略，为办公室文书档案管理工作更好的进行提供借鉴参考。

关键词：办公室；文书档案；收集与归档；管理策略

日常工作中会利用信函来进行事务处理、关系沟通和组织与组织、组织与个人之间的联系。这些信函在不断发展和演变的过程中，为了更加实用便形成了固定的格式，以便于更好的进行事务处理和沟通关系，这些文字材料统称为文书[1]。以办公室工作中文书档案收集和归档工作十分重要，它是其他工作顺利进行的基础与保障。随着社会的发展，办公室文书档案的内容在不断的增加，种类也随之增多，使得管理工作变得越来越复杂，给顺利完成工作造成了困难。所以，为了办公室工作更好的开展，就需要相关内容进行探讨。

1 文书档案收集与归档管理工作的重要性

1.1 促进工作有效开展

办公室工作中所有重要的工作内容都是通过文书档案进行记录的，所以，收集和整理文书档案是办公室管理最为重要的一项工作内容，并且，这也是一项重要的职责。通过收集和整理办公室文书档案，可以使办公室工作能够有序、合理的进行，这不仅能够促进办公室工作顺利开展，同时，也是保障相关单位工作效率提升的重要工作。所以，相关工作人员不仅要熟悉文书档案工作，而且，也要对其加强重视。

1.2 记录单位发展历程

办公室文书档案工作人员要想对单位的发展历程和活动目的记录，就需要进行文书档案的收集、记录和归档。要想达到这一目的，工作人员需要规范、科学的整合单位运营中的所有书面材料，并以文书档案收集归档进行呈现[2]。这样可以满足档案考核与评定工作需求，并且，还能够更好的方便相关工作人员进行查阅和使用。

1.3 便于管理决策制定

因为，单位的发展历程是通过文书档案进行详细和全面的记录与呈现的，所以，单位的领导与决策者若想了解单位的运行状况，就可以通过对文书档案进行查阅来实现。之后，决策者才能够根据单位的实际情况、发展需要来进行单位发展计划的制定。由此可见，文书档案有利于管理者对重大事件进行正确的决策制定。

2 在实际工作中遇到的困难

2.1 工作人员对工作重视度不足

当前，很多单位档案工作人员对于文书档案收集和归档的重视度不够，对其作用认识不足，使得工作人员对于工作较为疏忽，造成很多纰漏。在进行档案收集与归档过程中，枝江工作重点放在红头文件上，而对于其他的文件则不够用心，没有真人的进行整理。所以，相比于红头文件这类重要文件，文书档案收集和归档的整体工作效率较低，不仅收集不够全面，经常会出现信息收集错误、缺损现象，而且，归档了力度也不够。归根结底，出现上述问题的主要原因就是工作人员对于该工作重视度不足，当问题发生时没有第一时间给予纠正，使问题不断扩大，最终对整体工作造成不良影响。

2.2 文书档案收集归档不够全面

在办公室文书档案管理工作进行的过程中，收集归档不全面是非常常见的一个问题，这是由于，工作人员思想不够重视，导致工作不够上心，实际进行工作的过程中，将文书档案文件遗漏，造成无法回收的现象。文书档案内容较多，具有广泛的资源渠道，价值巨大，一旦文件收集内容欠缺，或者丢失，出现信息泄露问题，将会造成非常大的损失[3]。在大部分单位中，档案管理部门的地位并不高，工作的人员也并非专业人才，多数为兼职人员，这也是影响文书档案收集归档的另一个重要原因。各单位必须要对此问题加以重视，只有这样才能够尽早解决问题。

2.3 文书档案收集归档方式陈旧

由于文书档案工作人员管理意识缺失，所以，出现较多问题，例如，对于文件资料乱堆乱放，未制定完善的管理流程和规范，以及管理方式陈旧等。其中，管理方式陈旧是限制档案管理收集和归档工作效率的重要因素。 现阶段，大多数单位在进行收集的过程中，依然采用传统陈旧的模式，对于先进技术应用较少，使得收集效率降低。然而，由于单位不断发展，档案资料种类发生了较大变化，数量也在逐渐增多，传统收集方式无法满足当下需求。除此之外，应用陈旧的收集和归档模式，还会使信息发生误差与错误，进而导致归档延误的情况发生。与此同时，由于无法全面收集文书档案这一普遍问题的发生，导致归档工作困难重重。

3 完善办公室文书档案的收集与归档管理工作策略

3.1 提高文书档案收集和归档工作重视度

为了能够更好的进行文书档案收集与归档工作，首先应该改变工作态度，提升工作人员对该工作的重视度，领导应该加强对于该项工作的宣传力度，这样才能够保障文书档案收集与归档工作顺利进行。为了能够提高工作人员的重视度，就要对工作人员进行合理的引导，提高其管理意识，让其可以认真、主动的进行工作，同时，也要让其他工作人员了解到文书档案收集与归档工作的重要性，这样才能够积极的配合工作。

3.2 完善办公室文书档案管理工作的制度

首先，应该在制度中明确收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等内容，这样可以使文件档案收集与归档工作更加流程化，从而提升文书档案管理工作的效率。其次，要结合单位实际情况与现有的规章制度来明确工作责任，一定要做到明确到个人，使每个人都能够清楚自身的工作内容和职责，保障文书档案管理工作更加的科学、合理。最后，应该把归档期限在制度中明确规定出来，要对文书档案进行统一管理，进而提升文书档案收集与归档的整体效率，并且，实施制度还能够达到一劳永逸的作用，便于为单位开展其他工作提供基础保障和依据。

3.3 创建文书档案收集与归档管理新方法

文书档案发生破损、残缺和流失是影响收集与归档工作的重要问题，为了很好的解决这些问题，就需要改变传统管理方式，利用新的方法进行管理。现如今，已经进入信息时代，信息技术的普及给文书档案管理工作带来了一定的便利，在进行文书档案收集与归档工作时，可以利用先进的信息技术，这样能够使人为误差降到最低，并且，有效提升工作质量，让文书档案应有的价值最大化的发挥出来。同时，也要对办公室文书档案进行数字化的管理，通过计算机对文书档案进行整理，这样可以使归档工作量减少，只要将档案收录到数据库即可。

4 结语

综上所述，文书档案管理是办公室工作中的一项重要内容，做好文书档案的收集与归档是文书档案管理工作的基础内容，是促进办公室工作良性发展的重要保障。所以，在实际进行文书档案收集与管理工作的过程中，必须要对该工作的重要性予以充分的认识，并且，认真的对待，要剔除不合要求的文书档案内容，并且，还要及时退回补齐缺项记录，当存在书写质量不合格不规范的文书，应要求工作人员进行更正与填补。只有这样才能够保证办公室文书的完整性，便于储藏的同时，也方便进行查阅，最大限度的提升办公室文书档案管理工作质量，保障办公室各项工作顺利进行，从而创造更多的效益。

参考文献

[1]王赞.浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作[J].办公室业务，2016（16）：108+120

[2]梁威.如何做好办公室文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务，2017（12）：154.

[3]刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016（25）：196.