中学生学籍档案信息化的应用及管理人员素质的提升

范琳

摘 要：近年来我国教育改革的步伐正在逐年加速，而信息化作为一种信息技术被高度广泛应用，那么信息化的档案管理便成为了现阶段中学生学籍档案工作中不可或缺的关键问题。中学生在校期间的学籍档案凭证有着非常重要的作用，在中学阶段学生的入学、转学、休学、复学、升学、出国、考试、学生评价等多方面都发挥着极为重要的作用，如何管理和利用好信息化的学籍档案便成为学校管理的基础和首要任务。怎样更好的依托《全国中小学学籍信息管理系统》管理好学校的学籍档案工作？如何利用学籍档案信息化更方便、快捷的服务于师生、家长？下面我将对学生学籍档案管理的信息化、服务能力等若干问题，简单的陈述自己的观点。

关键词：档案信息化；中学生；学籍档案；管理人员素质

1 全省学籍档案信息化的统一管理是必要的、科学化的创新

近年来我国教育改革的步伐加速，信息化的档案管理成为现阶段中学生学籍档案的重要组成部分，中学生学籍档案作为学生在校期间的凭证，在学生的入学、转学、休学、复学、升学、出国、考试等多方面发挥着重要的作用。教育部《中小学生学籍管理办法》和《山西省中小学生学籍管理办法实施细则（试行）》实施以来，特别是全国中小学生学籍信息管理系统建设成并运行后，我校依托《全国中小学生学籍信息管理系统》，严格执行省教育厅的相关规定，在学校的常规学籍档案管理中起到督促与推进信息化的作用。推行全省统一的中学生学籍档案信息化管理，是完成学籍档案管理现代化的必经之路，如何落实好学籍档案管理工作的服务性、科学性、高效性务必施行统一的信息化管理，唯有如此才能在效率、便捷、准确方面完成质的提升和改变。

百年名校太原五中经历了110多年的风雨征程，是一所有着光荣历史和文化底蕴的学校，作为山西第一位共产党员的高君宇和老一辈无产阶级革命家彭真等，都是从这里走向革命的起点，参加革命活动，中共山西省第一个党小组、第一个党支部都从这里诞生和壮大，为后来山西的革命事业打下了稳固的基础。这些历史风云人物的档案和事迹都保存完好的陈列在学校的展览馆内，每年新生入校第一课的思想教育都会在五中的展览厅进行。由此可见，无论什么时代学生在校期间的档案是珍贵而有历史意义的。随着现代化科学技术的加速发展，现在太原五中学生学籍档案的日常管理工作成为了学校工作的一个关键组成部分。然而旧体制中的档案管理存着很多的问题，比如档案工作整理需要大量的人力和物力、保存时间周期特别长、翻阅查找所需档案特别繁琐的特征。

学生学籍档案作为在学校学习的重要凭证和依据，包括学生本人的学籍卡、各学期的成绩单、思想品德考核表、体检卡、体育合格证、毕业生登记表等等，这些重要的个人档案不是以学生的个体为单位立卷，而是以班级或者年级为单位装订成册交档案室保存，因此在查找某一位学生在校时期的各种信息就相当不容易了。如今按照省教育厅中学生电子学籍注册的有关规定，只要新生入校后，就会为每一位学生建立编号共14位的全省统一学籍号，并将其详细的信息录入统一管理的数据库，录入完毕核对后将当年新生注册的数据报送省教育厅基础教育处审核并备案。我校的学籍档案严格采用省教育厅统一的录入格式，并建立健全与我校学籍档案及学籍管理相关的制度和办法，学籍的信息档案应永久保存。在不久的将来网络信息化工作启动后，学校以及教育行政主管部门只要输入学生14位学籍号就能够快速准确的查询和检索所有学生的学籍档案信息。家长和学生本人也能通过网络在任何一台计算机上查询到学生初中阶段的各类学籍方面的相关信息。

学籍档案信息化统一管理是档案能被更好的利用和体现价值的必然趋势。学籍档案信息化的利用率正在不断提高，特别是我校这类省级示范高中、省文明单位、著名大学的优秀生生源基地，唯有将纸质学籍档案信息化，才能突破传统档案管理的禁锢，实现学籍档案统一应用价值的最大化。现阶段我省统一管理档案信息化打破了传统管理的形式，为进一步利用好档案资源提供了健全的体系和必要的条件，确实是一次十分必要和科学的改进。

2 实行电子学籍档案的审核功能和健全管理制度

2.1 审核功能

多年前，学生的学籍信息都是纸制的，经过学生本人或教师人工手写制成，难免出现错误。实行电子学籍档案的审核功能是学校信息化管理的平台，学生只要登录到学校这个平台上输入自己的个人信息和密码，就可以校对本人信息正确与否，既能保证学生自己的信息不外泄，又能减少教师的审核工作。实行电子学籍档案的审核功能，是巩固学校学籍档案管理信息化的关键渠道。

中学生在学校期间的信息随着家庭、户籍或各种因素的变动而变化，那么学生的学籍信息也应及时做到相应的修改。我在学校负责初中的学籍檔案管理工作，为了能够及时掌握学校学生信息的变动情况，建议初中各班实行月报制度，由班主任负责每月的月末汇总变动学生的信息并报送，我把各班报送的信息汇总后，在学籍系统中及时修改学生的信息并重新审核，审核后对数据进行维护和更新。例如：初中学习阶段有出国的同学，一系列手续办理完成后，必须在学籍系统中点击出国，那么出国的学生在中考报名、综合素质评定、中考成绩等一系列的工作就与之无关了。月报制度的实行既做到自己对每一位学生学籍档案信息和内容心中有数，又方便了学校对每个学生信息的掌握和查阅的快捷。

2.2 健全管理制度

由于学生的学籍内容包含着个人隐私的信息，不能外泄，这就要求学校健全档案管理的相关保密制度，并且要严格依法实施。例如，学生参加实践活动时需要在学校管理学籍的部门开具在校证明，由专人负责，并严格信息的保密制度；还有学生办理病休、转学、退学、复学、出国等手续时，家长或学生应按上级部门的文件精神和学校的具体要求及正常程序来办理相关手续，由专人负责，并严格信息的保密制度。只有学校从实际出发建立健全信息化管理制度，才能够保障学生学籍信息内容的安全性；才能够确保学校学籍管理工作的正常运转；才能够真正从信息化管理中得到实惠。

3 学校学籍管理人员素质的提升，开启校园信息化管理的新模式

我们要牢固树立全心全意为师生服务的宗旨，诚心诚意为师生服务的情怀，努力维护好师生根本利益是学校服务的基本要求。档案管理人员服务水平与信息化建设是密不可分的，信息化建设与档案服务能力提升有着必然的联系。通过对学校学籍管理信息化的不断推进，不断改善管理服务的手段和方式，不断提高管理服务的质量和水平。

学校学籍信息化管理应有专门的、高素质的管理人员。信息管理人员在经过相关部门的培训之后，能娴熟的操作学籍档案管理系统，确保工作的质量；学籍的录入、整理和归档是一项繁琐的工作，档案管理人员必须有使命感、严谨、仔细对每一位学生的学籍档案进行分类，根据年级和班级进行标记，以简便查阅步骤，关键内容务必要备份信息；信息管理人员要对学生的学籍管理系统进行正常的升级以及精细的维护。

档案管理人员素质的高低，决定了服务能力和水平的高低，因此我们要不断加强业务方面的学习，提升专业方面的素养，善于总结工作中出现的问题，勤于思考问题出现的什么方面，不断创新档案信息化和服务能力的最大化利用。随着高科技的日益变化和广泛应用，档案信息化的技术平台正在发生着质的蜕变与飞跃，那么对档案管理人员的业务知识、信息技术以及档案方面的知识等有了新的更高的技术要求和能力的体现。有压力才能有动力，在这样的高科技趋势下，新型档案管理人才，首先应该认真贯彻国家、省、市档案主管部门关于加强新时期档案人才队伍建设的指示精神，实实在在抓好档案管理人员的管理、教育和培训，采用“走出去”与“请进来”相结合的方式，加速提升档案信息化的进程；其次，要积极参加关于档案方面的各类培训和学习，比如参加由省档案局组办的“兰台大讲堂”公益活动，听名师讲档案信息化方面的专业知识，学名师从档案信息化知识中提升的内涵，用名师从档案信息化中提练出的精髓；再有就是开展横向联系，向先进的单位学习精华，取长补短，更有效的利用档案信息化在校园的各個领域中发挥的作用。作为一名省级示范学校的学籍档案管理人员，应当积极踊跃的开展自学和继续教育的深造，不停的完善自己档案信息化专业方面的知识体系，以持之以恒的态度让自己在学籍档案信息化专业的路上越走越坚实，思路越来越开阔，使自己具备更强、更全面的知识存储量和敏锐的信息意识，用良好的信息道德和过硬的信息处理能力来完成学校学籍信息化的各项工作，并认真做好我市学籍档案网络信息化的建设和正常运行的工作。

4 结束语

档案有着浓缩的历史，积淀的文化，蕴含的内涵，在一生的成长中记录了接受教育、增长见识、陶冶情操的点点滴滴。怎么能够更好的利用档案信息化来服务学校、服务师生，是下一步我们研究的方向。我们将用更人性化、务实求真的理念来武装自己，不断探索和研究新方法，分析当前的新形势，解决遇到的新问题，加快档案信息化的进程，展望档案信息化的美好未来！

参考文献

[1]唐风华. 高中学籍档案网络信息化管理刍议[J] 陕西档案 2016.12.25

[2]甘露. 信息化管理在新形势下中学生学籍档案的实施 [J] 技术与市场 2016.5.15