档案信息化建设中优化成本效益的一体化策略

张金安

摘 要：在这样一个信息化时代，信息的存储和安全越发重要，在档案信息化建设的深入发展阶段，采用优化成本效益的策略能够在保证存储安全的同时有效降低成本。将成本效益理论和边际效益理论应用于现代经济理论中，在信息化的内涵、各部门内部和单位，产业体系和区域合作视角下，制定信息化建设的一体化策略，促进信息的全面发展。

关键词：档案信息化建设；成本效益；一体化策略

一、现代经济学理论及其对档案信息化建设的影响

从降低成本和规避费用的角度来看，传统的成本管理是片面的，只是强调节约。在现代经济理论中，成本效益的概念从“投入”和“产出”的比较分析中考虑“投入”或成本的必要性和合理性，并以尽可能少的成本创造尽可能多的“输入”和效益，只要“投入”的增加可以带来更大的利益，这种“投入”就符合成本效益的概念。

目前，存在诸如“档案中存在信息……不注意投入與产出的比例”等问题，有必要研究成本增加与减少之间的关系以及收入的增减，以帮助确定优化档案信息建设成本与效率的策略。经济学中“边际收益递减”的概念意味着在相同的条件下，随着投入的增加，新增的收益在一定程度后会变得越来越少。简而言之，输入和效率的增加并不成正比。在信息化建设的深度发展阶段，很容易受到这一概念的影响，在需要后续投资时，单位或政府不会继续投资。然而，现代网络经济学指出，只有在传统的农业经济和工业经济阶段，“边际效益下降”的规律才起主导作用。今天的网络经济使“边际收益减少”在经济活动中以及不再是经济活动起主导作用的规律，网络经济阶段的投入与产出关系中，存在着增加边际效益的规律现象，这种现象会受到网络效应的影响。我们必须充分发挥作用针对网络经济的特点，充分发挥网络效应，促进档案信息化建设深入发展阶段的边际效益增长。

网络经济影响下的成本效益和边际效益等经济理论应该逐步从经济学家手中解放出来，应该为广大档案专业人士制定优化成本效益的策略。这是当前的档案信息建设的当务之急。

二、档案信息化建设的成本效益策略

（1）利用现代信息技术开发档案信息系统，实现档案和文件综合管理的有效途径。

加强档案信息化建设，首先要规范档案的收集和管理制度，制定档案信息系统目录计划，建立电子档案管理流程。其次，要加强档案信息系统的开发，利用计算机，扫描仪，图像处理等现代信息技术，开发档案信息管理系统，整合原有单位，部门和个人的档案资源。现代信息技术，如编程，数据交换，扫描，摄影等，记录，检索，打印，存档，查询，统计，数据上传，数据接收，下载，备份，用户管理等信息，从物理模式到数字化管理模式的文件管理为该单元的历史发展留下了“永不褪色”的电子档案。实现文件的文档和文档的集成管理，提高档案的管理水平和服务质量，探索管理使用现代信息技术是一种非常有效的备案方式，能够大大降低档案管理的成本，并提高档案管理的效益，是档案信息化建设成本效益一体化建设的关键。

（2）查询高效快捷，获得最佳管理效益。

加强档案信息化建设，必须遵循年度收集，数据完整，动态录入，及时更新，科学分类，方便查询，图示和优化管理等原则，能够提供高效便捷的数字化管理。文件查询利用平台，通过档案信息管理系统查询模块的功能，实现多项目，全方位查询和统计[z1]等，提供方便快捷的数字文件查询和利用服务平台，可供单位，部门和个人同时使用，提供查询和使用服务，实现传统档案资源的有效整合和共享，改革现有的档案管理模式，实现档案管理模式从分散管理向集中管理转变，从物理管理模式向信息化管理模式转变，真正“文档集成，文件集成”，使静态文件服务于日常动态工作，让历史“说话”，使文件“见证”，大大推动文件管理信息化建设步伐，创新文件管理流程和管理模型，重新整合和定位传统的管理方法，以实现最佳的管理效益。

（3）降低文件维护成本，拓宽应用前景。

加强档案信息化建设，建立档案信息系统，同时使用信息平台提供利用率服务方面，它将在相当程度上减少原有物理文件的自然磨损，有效降低档案的维护成本，有效提高档案的管理水平，并利用效率确保档案数据的准确性，安全性和有效性。

（4）“自上而下”与“自下而上”相结合的档案信息建设。

根据信息化建设的发展和实施经验和教训，动态制定实施路径时，需要自下而上考虑，这适合中国经济处于增长率转移和结构调整期的国情。因此，结合“自上而下”和“自下而上”特别有利于优化成本效益。

例如，在具体实施中，一方面，根据顶层设计的目标和业务流程，“自上而下”加强了新建和构建不足的档案信息系统的规范和指导。同时也充分考虑了档案信息发展的历史和现状。档案信息技术的建设已在中国建立了各种档案信息系统及其信息资源，在实际工作中发挥了重要作用，需要从下到上充分考虑现实，并充分利用已建立的系统，积累信息资源，逐步整合和完善系统及其资源。

结合“自上而下”和“自下而上”的顶级设计不仅降低了成本，力求最大化利益，而且还从多个角度更好地规划和协调文件信息，制定综合战略。在档案信息化建设实践中，成本效益和边际效益等经济理论的应用不仅有利于制定优化成本效益的综合战略，而且有利于将其作为探索的契机，使其成为广大档案工作者理解和应用的基础，这也是在市场经济条件下加强档案馆建设，管理和服务的必然举措。

三、总结

档案的信息化建设需要大量投资，我们应该建立一个现代的成本效益概念，在信息化建设的深入发展阶段，要正确认识和把握网络经济对边际效益理论的影响，避免经验主义和盲目性，根据合理的结果做出科学决策，并正确制定策略以优化成本效益。

[参考文献]

[1]吴道国. 人事档案管理信息化建设的必要性策略研究[J]. 黑龙江史志， 2014（13）.

[2]张芸. 把握档案信息化建设战略部署加快档案信息化建设步伐[J]. 云南档案， 2004（4）：23-25.

[3]张美江. 加强档案信息化建设探索一体化管理有效途径[J]. 城建档案， 2014（7）：56-57.

（作者单位：陕西基础地理信息中心，陕西 西安 710054）