信息生态视域下数字档案共享机制构建

(泉州经贸职业技术学院 党政办，福建 泉州 362000)

信息生态的研究对象是信息、个体和周围环境三者之间的相互作用及影响，就社会层面而言，具有明显的人文特征和整体特征。在档案信息资源的开发与整合中，融入信息生态学理论具有重要价值。基于信息生态的相关理论，档案信息资源的开发与整合从本质而言是信息化研究的重要组成部分，运用相关理论对开发问题进行剖析，虽然研究视角有所差异，但是在实际操作中具有一定可行性。这是由于档案信息资源必须在一定的生态环境中才具有价值，因此与自然环境、社会环境在诸多领域中形成紧密关系。所以，为了深入剖析档案信息资源的开发，本次研究将对相关生态因子(例如信息档案资源以及相关开发环境等)进行详细阐述。

信息生态系统是在一定的空间内，由人、信息、环境之间的相互影响而形成的具有一定自主调节机制的人工体系。信息生态背景下的数字档案资源共享的核心在于运用管理数据，将分割和重构后的数字档案资源进行优化重组以及信息流转，同时对相关数字档案资源进行集成管理，使得与其他资源能够实现关联和整合。

1 共享体系组成要素

1.1 信息人

人在信息生态系统中具有多种角色，在整个系统运转过程中处于主导地位。档案用户信息安全系统将信息人划分为五大类型，第一种为信息拥有者，细分为两大类型：档案用户和信息管理方。第二种为信息搜集者，其内涵是指基于某种意图，采取不同形式对相关数字档案用户信息进行收集的个人以及其他相关组织和机构。信息搜集完成后，还需要对信息进行相应编辑和整理，如录入、加工、存储等，进行操作的角色被称为信息处理者，这也是第三种信息人的形态。第四种为信息传播方，在信息被加工处理后，对信息进行传播和利用的个人、其他组织的总称。在互联网背景下，相关用户信息被进行一系列编辑和操作之后，遭遇非法收集以及泄露的概率明显增加，为了使遭遇非法收集和泄露的可能性降至最低，需要对相关信息数据采取一定的处理措施，保护用户与相关机构的信息安全。由此可见，第五种信息人类型被称为后处理者，其内涵是指对个体信息实施处理措施的工作人员。在完整的档案共享体系下，上述五类角色共同构建了基于信息生态理论的生态链。不同信息人产生的信息行为在信息系统中具有重要意义，影响信息生态链的完整度。如果在这一体系下，相关个体行为存在过失现象，就会直接导致信息生态链的瓦解，会给后续信息生态系统的持续完善带来不利影响。所以信息生态链下的各个参与方必须约束自身行为，按照相关规定进行信息操作，维护信息共享的基本规范。

1.2 资源提供方

数据管理需要基于一定的资源才能实现，同时也只有在资源基础上，才能提供相应的共享服务，资源的提供方主要提供以各种形式和类型存在的数字档案资源。数字档案资源较为丰富，主要集中于国家或者省市级的档案馆和其他企事业单位的档案部门，为实现共享服务奠定了基础。然而，鉴于上述单位在资源配置方面的能力参差不齐，数字资源分享在质量上并未形成一致，元数据格式也有明显差别，此外没有对这些因素进行统一明确的规定，所以在语义网下实现数字档案资源的共享面临巨大挑战。档案资源格式的统一化、标准化管理，有利于大众对档案信息数据的分析与理解，同时也有助于实现档案资源的关联和共享。数字档案资源呈多样化的特点，个体对不同资源的操作和处理也具有随意性，因此，需要融合数字档案资源的元数据格式，加强两者之间的沟通与交流，实现不同类型和形式的数字档案资源统一管理。

1.3 资源描述方

资源描述方是指对档案资源以及信息资源展开格式化描述，按照关联数据的相应规范，需要对相关资源开展URI命名，对资源标识进行统一规范处理，URI的独特性减少了歧义的产生，在对部分资源展开URI命名时，在复用原则下，优先使用已存在的资源，而对于不存在的资源，重点选取较为成熟和完善的资源进行URI命名，在HTTP协议的引导下，HTTP和URI成功连接的方法尤其重要。关联数据结构特征为主谓客，通过三元组模式对资源进行系统描述，基于词汇以及本体视角，通过D2R技术对RDF格式进行转换，从而形成能够识别相关资源的元数据。值得注意的是，主体与客体所代表的内容具有较大区别，前者主要指向以URI命名的数字资源，后者则可以是相关联的数字、时间等，也可以与前者保持一致。

1.4 关联网络方

关联网络方主要包含两个方面：数字档案资源自身以及与外部的关联，本次研究将后者也归为LOD。档案资源自身关联，经过对HTTP URIDE 的解析，得到了格式为RDF的数字资源类型，然后通过不同表单的映射关系，将差异化的数据资源进行整合并指向共同资源数据形成关联关系，最终形成关联链接。对于后者，数字档案资源将已经成功推出的数字资源作为优先选项，促使该资源类型与其他单位甚至个人资源的整合，此外，数字档案资源与DBPedia等数据创建链接，让数字资源更好地融入LOD数据网络之中。

1.5 资源应用方

资源应用方在实施共享服务过程中发挥了重要作用，主要体现在能够对关联数据进行浏览、检索及其他操作。同时在管理数据支撑下，数字档案资源共享服务能够实现语言查询功能以及SPARQL查询功能，以应对用户检索行为的差异性，为用户查询提供便利。另外，利用已知用户检索偏好，向其提供多种浏览形式，比如HTML以及RDF，缩短查询路径，同时基于本体映射原理，在现有术语服务机制下，查询词拓展功能有助于显著提升数据检索的精准性。

2 共享机制模型建立

数字档案共享机制各个要素之间形成了依赖和制约同时并存的关系，并且各个要素共同整合成了具有一定自主调节的机制。基于共享机制内部各个元素及其相关之间关系以及信息生态理论背景下，创建了共享体制结构模型，该服务模型主要包括4个维度，分别为资源提供、资源描述、关联实现以及资源应用(见图1)。

图1 数字档案资源共享体系结构

由图1可知，信息生态学背景下的数字档案资源共享的核心在于，运用管理数据将分割和重构后的数字档案资源进行优化重组以及信息流转，同时与其他资源进行关联和整合，对相关数字档案资源进行集成管理，进而可以规范有效的资源描述，为用户提供方便快捷的整合服务，进一步消除不同数字资源流转的壁垒，提升不同资源之间的关联度，实现数字资源之间的共享。

3 共享体系构建策略

3.1 制度保障

首先，要持续完善现有相关法律体系，特别是对《档案法》部分内容进行修订，充分考虑不同区域的现状，结合档案管理部门的现实运行状况，制定适合数字档案共享体系构建的制度体系，促进数字档案共享的法制化建设，确保数字档案共享管理工作的有法可依。其次，要加强“依法治档”，依据档案行政管理部门发布和制定的相关法律条款，将不同类型的档案资源进行规范化整合，对数字档案共享机制的相关业务范畴予以明确，对相关档案的保管时限进行明确，对涉及民生的相关档案资源进行全面排查，履行监督职能，采取合理有效的措施解决数字档案共享机制在实践进程中面临的瓶颈，使数字档案共享体系能够在法律规定的框架下有序推进，提升该体系的利用率，实现该体系的法制化建设。此外，拓展相关法律宣传渠道，对广大群众进行普法教育，增强对数字档案资源的认知，提升档案意识。

3.2 技术层面

持续加大核心技术的科研力度，对现有档案利用相关技术进行迭代和优化。一般而言，信息安全技术具有诸多内涵，主要包括信息安全保障技术、信息系统维护及检测技术以及网络安全防范技术等。采用档案用户信息技术的目的在于对用户信息进行日常维护，使网络整体环境保持稳定状态。数字档案用户信息往往会在信息生态链中被各种形式利用，导致个人信息不断泄露，造成这一现象的原因除个人因素以外，技术层面相关应对措施落后也是主要原因。档案信息技术的应用应当拓展到档案信息的收集、归档以及传播流程当中，对上述进程提供全方位的安全协助，降低档案信息风险，积极创建安全的网络技术环境。要实现数字档案资源共享体系能够在安全的网络环境中顺利运行，需对新型控制技术加大创新力度，控制技术主要涵盖以下方面。第一，反病毒技术，这一技术具备较强的监视、检验以及预防病毒侵入的作用；第二，防火墙技术，该技术主要运用于规定类别信息在内部信息系统中的交互及流转，通过围堵的形式提升系统内部安全级别；第三，密码技术，该技术的工作逻辑是将明文信息转译成密文，降低明文在传播过程中被对方截取、监听甚至伪造的可能性，这一形式在适用性以及信息的完整性方面具有明显优势，被誉为信息资源安全体系的核心。由此可见，信息技术在抵御不良信息污染时具有重要作用，能够对有害信息进行过滤和驱逐，限制对数字档案资源的侵害。

3.3 强化集中管理

在我国，档案工作往往是在集中管理的基础上开展的，这一原则有助于规避不同文件管理方式的不足之处。现阶段，对数字档案资源进行集中管理具有重要的实践意义，有助于构建能够统一调度的网络资源体系，便于实现地区以及全国范围的集中管理。目前，我国不同层级的档案信息管理单位，其工作大多处于各自为政的状态。基于本地区本单位需求构建的信息管理体系，由于其分享标准存在较大差异，所以整合事宜较难推进，给资源分享与传播带来不利影响，故强化数字管理的顶层设计和制度建设，具有重要意义。从国家层面而言，需要制定规范化、标准化的管理制度和条款，通过试点积累经验，逐步向全国推广，引导相关部门和机构落实相关政策。

3.4 完善管理协调机制和组织体系架构

办公信息化和自动化全面覆盖了政府及企事业单位的各个部门，所以基于云平台构建的数字档案管理系统同样包括各个部门中的不同电子档案的处理，从文件最初始的形成到最后的归类，部分文件在不同部门进行流转，甚至出现部分文件在不同层级和地区之间进行流转，所以有效管理数字文件，明确权责是核心问题。档案管理需要建立一个完善科学的协调处理机制，通过各部门之间统一管理电子文件，上下级之间协调处理，各自履行各自的职责，保障电子文件档案在传输过程中更加稳定和安全。同时档案管理要建立以自动化办公技术和数字档案为根本的云平台下的数字档案管理系统，使两者之间做到相互融合。集中管理数字档案并不是一件容易的事情，不仅需要满足传统档案管理机制的需求，还要符合自动化办公技术的要求，在结合传统管理机制的基础上，依据建设情况进行完善管理机制，推动新时期数字档案信息资源共享体系的完善，进而更好地服务社会。

4 结语

伴随信息技术的快速发展，档案管理工作发展趋势将是如何对数字档案资源进行集中有效管理，在促进信息资源高速流转的同时，强化机制的完善与创新，真正让信息资源服务国民经济，增强其社会价值。