论信息化背景下如何加强数字档案管理

胡选江

摘 要：我们当前所处的信息时代下，信息技术的应用，是各个领域的重要发展课题，为了确保各环节工作的顺利推进，信息化的改革迫在眉睫。随着大数据技术的普及，纸质档案开始逐渐被数字档案所代替，这给档案管理工作带来了更大的便利，但同时也带来了挑战，为了确保管理工作的正常推进，必须要针对数字档案管理工作的改革策略进行分析。

关键词：信息化时代 数字档案管理 管理改革

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）04（b）-0118-02

信息化的趋势，在当前的时代下，几乎是社会大众所周知的，各个领域的发展，都与信息技术联系了起来，这是有利的趋势，但同时也是巨大的挑战。档案管理工作亦是如此，在大数据技术的支撑下，数字档案正在逐步取代纸质档案成为主流，因此我们应当针对数字化档案管理工作的改革进行分析，并且提出相应的改革意见。

1 数字档案管理的作用

1.1 提升档案管理效率及实效性

在以往的传统档案管理体系下，在档案管理机构当中的档案，显然都是纸质档案，而纸质档案的缺陷亦是众所周知的，纸质档案的管理工作，是十分耗费人力、财力及物力的，而且容易被窃取，档案的传送效率不高，保密性不足，此外纸质档案的存储期限也有很大限制，因为随着储存时间越来越长，纸张会逐渐发黄变脆。但是因信息技术的普及，当前的档案管理模式已经逐渐开始产生变化，纸质档案开始逐渐被数字档案所取代，这会让档案管理更加便利，让信息的交互更有效率，让档案具备一定程度的可操作性，这是十分有利的趋势。

1.2 减轻档案管理人员工作压力

无论是纸质档案还是数字档案，其管理都需要由人来执行，但是两者最大的差异，显然在于工作量，纸质档案的建立需要依靠手写完成，并且需要编号整理入库，随着资料存储量逐渐提升，其存储需要更大的空间，调用也更加困难，而且早期的建档工作通常需要许多档案人员共同完成，而数字档案的建立则完全不同，从档案建立、归档、查找到调取，包括权限管理，都能够更高效的完成，工作时间相对以往有了大幅缩减，这便使得管理人员的工作压力得到了极大程度的环节，但是前提是必须要保证数字档案系统的功能完善，运行正常，这需要企业提起充分的重视，去对系统进行改革[1]。

1.3 缩减管理成本

以往的档案管理工作体系下，纸质档案材料成本、人力成本、储存空间的成本，都是必要的支出，这些成本的支出，显然会让企业的运营压力越来越大，影响着企业的利益。而在数字化的档案管理趋势下，数字档案逐步代替纸质档案，这会让档案材料的使用量大幅缩减，除此以外，随着档案管理工作量的不断缩减，档案工作人员的人力成本也会得到大幅缩减，这样的局面显然有利于档案相关企业的未来发展。

2 数字档案的特点

2.1 无纸化特点

无纸化简单来说便是摆脱纸质形式的局限，以上亦有所提及，纸质的档案，在其管理与储存过程中对空间利用有很高的要求，但是新的档案不断建档，以往的档案亦不可随意丢弃，所以便需要不断拓展储存空间。不仅如此，为了确保纸质档案的长久保存，对于纸质档案储存室的环境要求也要更高，对室内通风条件必须要进行更严格的控制，确保温度适宜、空气干燥，这样才能避免档案因外界环境要素影响而产生变质、字迹模糊等问题。而且随着储存时间越来越长，部分年代久远的档案在取用及搬运的过程中更容易出现无法规避的破损问题，包含重要信息的重要档案，一旦出现破损，损失是十分重大的。而数字档案的无纸化形式便能够完全解决这些问题，大数据趋势下，信息平台上的档案存储平台，能够存储的数字档案资料显然是实体存储室的许多倍，甚至是以往的实体储存形式所无法比拟的，而且只要信息平台存在，档案资料便永远不会过期或是变质，可见数字档案的这一特点，其优势是十分明确的。

2.2 量化特点

数字化的档案，简单来说是将纸质档案的内容以数据形式储存在信息平台上，一台普通的计算机，其内存普遍是在200GB以上，而网络大数据平台的储存空间更能以TB为单位去计算，而1TB=1024GB，即是说其能够储存的数字档案数量，要远大于标准化的档案管理室许多倍，而且随着技术的不断发展，大数据平台的储存量还会一再提升，这就意味着以往需要依靠一间或是多间储存室去储存的档案资料，现在只需要利用一台电脑便能够去储存管理。

2.3 可共享化特点

信息的传输效率，決定着整体的管理效率，档案管理工作更是如此，在传统的档案管理模式下，在需要调用档案时，必须要从实体档案库去调取，而且如果是要调用异地资料，便需要通过快递运输的形式去完成，这显然影响了管理效率。而借助网络平台，却能够更快的完成信息资源共享，甚至可以完成实时的信息还传送。相关管理人员在对档案资料进行查询、调用与传输时，不必再去到实体储存室，在网络上便可完成相关流程，此外对异地档案资料的调取也能随时完成，这是极大的优势。除此之外，在需要将资料同时分享给多人时，网络平台显然也是最佳选择。利用互联网平台将多个数字档案室相互关联起来，能够实现多方之间的档案信息快速互通[2]。

3 信息技术在数字档案管理中的改进

3.1 完善硬件设施管理

数字档案管理需要借助信息设备去完成，而信息设备的性能，决定着数字档案管理的效率及质量。运行稳定、能够兼容先进的管理程序、易于备份、数据存储量大且能够长久运行是重要的基础条件。所以企业应当定期检测内部档案管理硬件设备的运行状态，发现设备存在运行问题时必须要及时进行彻底的排查，发现问题所在并及时进行处理。如果设备陈旧，已经无法满足管理需求，必须要及时更新，如果内部硬件出现了问题，在能够维修的情况下应及时修缮，如果已经无法修缮同样要及时更换，以确保其正常运行。此外必须要确保即时备份机能的正常运行，即是要确保能在不同的硬件设备上对备份数据进行读取，这是数字档案管理的重要条件。

3.2 提高数字档案信息的安全性

安全的网络环境，是落实数字档案管理工作的基础要求，为了避免用网安全遭受威胁，相关部门及人员必须要认真落实技术改革工作，为了确保安全，首先必须要了解到安全管理程序的重要性，目前我国网络平台上可免费下载的安全管理程序，其安保功能过于有限，要真正确保系统安全，首先必须要从正规的渠道，购入专业版的病毒管理程序，才能尽可能避免不法分子利用网络漏洞窃取相关的档案资料。

3.3 积极革新技术

数字档案管理工作通过网络信息平台去完成，为了确保档案的建档、存储、调用及传输效率更高，企业便必须要积极的对数字化档案管理平台进行积极的优化，对于不同部门、不同岗位、不同类型的档案应当建立起更精细的分支，这样一来在查找档案时，才会有更明确的路径，除此以外，还要对系统的权限管理功能进行完善，针对不同的档案，设置不同的保密等级，设置可操作权限，这样会让档案管理更具针对性，更加安全。简而言之，随着社会趋势的不断变化，对于数字档案管理工作的要求也会越来越高，只有积极改革，才能满足相应的行业要求[3]。

4 结语

数字档案管理工作是社会企业管理工作中的必要一环，为了这项工作的确切落实，确保工作质量与效率，企业需要依据实际的档案管理工作需求，对相关技术及相关人员队伍的个人素养进行优化，这样才能保证数字档案管理工作的效率更高，进而促进企业的发展。

参考文献

[1] 李倩梅.浅析信息化背景下如何加强数字档案管理[J].办公室业务，2017（10）：38，45.

[2] 查娜.信息化背景下如何加强数字档案管理探究[J].办公室业务，2017（12）：169，179.

[3] 张光辉.信息化背景下如何加强数字档案管理[J].办公室业务，2017（2）：174.