档案信息化建设与档案管理的相关建议

穆莉静

摘 要：随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。本文结合本单位的实际情况谈谈有关档案信息化建设与档案管理的几点个人建议。

关键词：档案信息化；档案建设；档案管理

1档案信息化建设的内容

档案信息化建设主要有以下两个方面的内容。即狭义上的档案信息化与广义上的档案信息化，狭义上的档案信息化就是单纯的档案内容的信息化，广义上的档案信息化指的是档案的内容与政治经济文化等领域的信息相融合。在信息化逐渐成为主流的背景下，档案信息化使得档案中的信息不在是密不可见，这些信息逐渐的随着信息化的加剧而流入到社会的交流中，通过社会进行有效的传播，逐渐的各类的信息在交流的过程种相互融合吸收，最后变为对社会有益的信息。档案信息化建设就是通过最新的信息技术手段完善档案信息，使档案的信息更加完成全面，更好的为社会服务提供信息资源，与此同时更好的促进了信息资源之间的相互融合，使狭义上的信息化不断的再向广义上的信息化转变。信息化建设可以加快信息之间的联系，使他们更好的融合利用，提高信息本身的利用价值，使档案信息化的建设更全面具体，更好的为社会服务。

2档案信息化建设中存在的问题

2.1档案高度分散

在档案数据的归纳整合过程中，存在着很多复杂的细化的甚至是重复的信息。大到巨额的科研经费支出，小到各种日常的财务报销。这还只是财务方面信息，除此之外的人事部门，管理部门，行政部门，各种信息科目更多，而且其中一些部门的信息重复导致档案数据中心的工作人员根本没有办法对这些信息进行完全分类归档，更不要说从中筛选出一些对社会有价值、可以加以利用的有效信息了。

2.2档案数据的异构性

分公司（本单位）的档案信息中心在日常的档案管理工作中的主要任务就是接受各个部门单位送来的相关电子信息，对这些收到的信息进行处理、根据不同的内容分门别类，最后放入相应的档案中。由于各个部门的人员配置和工作职责各不相同，所以档案的管理部门要正确认识到这些数据之间的特殊性和他们之间的联系以及他们之间的复杂结构，如果对于这些认识不够，那么就会在工作上遇到很大的麻烦，这就要求档案数据中心的工作人员在日常的工作中要认真、细心并且有足够的耐心。

2.3档案管理基础工作标准化规范化仍需改进

档案信息管理电于（子）化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的着录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

2.4档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

3 档案管理信息化系统的措施

3.1 建设完善的档案管理系统

虽然档案管理变得越来越信息化，但是如果没有完善的信息化系统，还是不能起到应有的作用，通常情况下，档案管理信息系统会分为企业内部具有较高严密性的档案，和对外提供服务的公众平台，方便工作人员查阅。另外可以通过计算机信息技术，将具有档案管理功能的网站设置成两个功能项，一个用来存放企业内部的文档信息，另一个为档案的应用进行宣传，但是在网络上进行这种服务的时候，技术人员一定要保证好网络的安全性。

3.2归档过的电子文件也要进行相应的管理

电子文件归档指的是，档案管理工作人员在对档案进行审核和保存的时候，需要对其记使用价值分类和保存。工作人员需要用计算机技术将保存好的文档设置成只读模式，这样就能有效保证文档的安全性，能够有效的保证数据的原始性。用电子信息技术保存文档，避免了保存纸质文档时候出现的问题，不用做大量的防潮、防湿等工作。只要将信息电子技术与档案管理的工作结合，并且保证每隔一段时间就要对档案信息进行复制并且上传到云盘中。这样就能保证在发生设备损坏的情况下，不会将数据丢失。并且云盘中的数据可以进行更好的共享和保存。

3.3 计算机技术科学合理的融入到档案管理工作中

档案管理部门的工作人员要求必须是会一定的电脑知识的人，通常情况下，档案管理部门对接收过来的文件内容进行检查和审核，保證所有已经保存的文件和文档都是符合公司规定的，并且针对其不同的内容与要求进行相应的整理和分类，这个时候就需要用计算机信息技术来快速高效的完成工作。其具体的工作过程是接收符合要求的有效的电子文件，对电子文件的处理、整理，最后将最有价值的文件进行保存。并且在相应的工作需要之下，档案的价值能够实现自身的价值。

4档案管理的建议

4.1提高档案信息化的技术水平与管理水平

在本单位档案信息化的建设过程中档案管理中心要准备好全套的硬件设施并且吸收引进先进的信息化科学技术手段，根据本单位的自身情况找到一套适合的管理软件，也可以通过科研手段开发出一套适合本单位的管理软件，建立起一套完整的档案管理系统，这样才能使本单位的档案信息化进程加快，更好的响应国家政策的号召，为社会提供服务。在档案的归纳整合过程中一定要采用统一录入，严格筛选，否则就会降低工作效率使本来就繁琐的工作变得更加繁忙。档案信息化建设要求的资源共享并不是要求资源完全化的公开，在资源共享的同时要注意设立信息资源的查阅权限，对于一些机密类的文件要严格控制阅读者的身份和范围，只有这样做，才能使得档案管理系统更加的完善。

4.2提高档案管理人员的服务意识

要想建立一个健全的、完善的的档案管理系统，首先要有一个良好的管理理念作支撑。科学技术发展的很快，档案管理的水平较之过去也有了很大的进步。这就要求档案的管理人员必须从自身出发提高自身的服务意识。档案信息化建设的最终目的就是要将档案信息整理后形成可以为社会服务的信息，所以，从事档案管理的人员必须要充分的认识到自己的服务对象是整个社会。在施行档案信息化建设的过程中，我们必须转变传统的管理模式，改变旧的思想和管理原则，要将信息档案最大程度的公开化，否则档案就失去了它本身应有的意义，变成了没有任何用处的废纸、垃圾。档案的管理人员要时时刻刻牢记为服务于社会的原则，用这个原则作为指导，不断的提高自身的专业知识水平和职业技能水平，对自身的价值做一个重新的定位，即从一个档案信息的保管员变为一个为社会发布有效信息的发布员，使整个社会受益。

5结语

档案的信息化建设主要是通过加强档案管理来实现，通过强化档案管理技术来进行的。档案信息化的档案管理方式不仅提高了档案信息本身的价值，还使得这些信息可以为社会人员所使用，为整个社会提供了方便，使得档案信息的整合工作更加具有意义。

参考文献：

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].网络化·电子化·数字化，2014，（23）.

[2]宋英梅.谈档案信息化建设与档案管理[J].科技创新与应用，2012，（30）.