关于提升大型视频会议效率的研究

（杭州疗养院，浙江 杭州 310010）

一、引言

在这一社会的背景下，视频会议逐渐发挥巨大的作用，简单来说，视频会议就是通过互联网之中的通信网络或传输信号，再加以与多媒体终端结合，在两个甚至更多个地点之间形成一个可以实时进行会议的系统。之所以视频会议会出现，究其原因，就是为了使不同地区的多个人员可以通过语言、图像等多种交流方式，达到参加会议的目的。

二、视频会议种类

视频会议种类划分根据维度不同可以定义多种类别不同的会议。

（一）我们根据发言会场的不同和多寡，可以定义为以下三种会议

（1） 主会场报告型：主要是企业培训讲课、政府工作传达、年会等。

（2） 分会场述职类：年度工作总结会议、办事处述职会议等。

（3） 参与讨论型会议：日常业务交流会议。

（二）我们根据设备集成度的不同，可以划分为下面三种类型会议

（1） 一体化视频会议：所有会场都是用一体式会议设备，所以设备集成在一体机里面，无法修改音视频设备配置。

（2） 分体式视频会议：所有会场设备都是用独立终端，需要有独立音响、矩阵、调音台、功放等设备，由于设备越多，可能出现问题的地方就越多，其次通常会议室里面的功放设备还需要用作其他用途，导致平时被修改配置的可能性大增，又增加了开会图像和声音不适配的可能性。

（3） 混合组网：就是同时包含一体化视频会议设备和分体式视频会议设备的场景。

（三）根据会场数量的多寡，可以定义为大型、中型和小型会议

（1） 大型视频会议：大型视频会议会场数量通常达到20个以上，甚至部分单位的全国性大型会议可以达到四五千个会场同时与会。

（2） 中型视频会议：与会会场数量在10到20个。

（3） 小型视频会议：会场数量为2到9个的视频会议。以9作为划分小型视频会议和中型视频会议的原因在于整个视频会议过程中，小于9个会场与会，可以通过多画面的方式，让9个会场同时看到彼此，同时又不担心画面太小看不清楚。因此小于9个会场被定义为小型会议。

三、影响视频会议效率的因素

对本单位近一年的百来次视频会议做了数据分析，分析不同维度对视频会议联调时间和开会效率的影响。如下图2.1所示，联调时间随着会场数量的增加而增加，而且增加的幅度会因为数量的增加而增大。

图2.1联调时间和会场数量的相关性

综上所述，我们发现要提升视频会议联调效率，降低联调时间，那么必须解决个别会场频繁出现的图像、声音、网络、会场布置等问题。

因此我们假设每个会场问题处理的时间已经扣除并行问题处理的时间。下面我看看个别会场的问题是怎样影响整个会议联调时间的：

阶段1：所有会场开启设备，联调开始，假设时间为T0。

阶段1图表

阶段2：所有会场接入会议，正式开始联调，假设召开会议花了1分钟，时间为T0+1。

阶段2图表

阶段3：主会场与会场A对话，发现会场A故障（图像、声音或则网络问题），假设解决问题花了10分钟，时间为T0+11，主会场、会场B和会场C在等待会场A的问题解决。

阶段3图表

阶段4：主会场与会场B对话，发现会场B故障（图像、声音或则网络问题），假设解决问题花了10分钟，时间为T0+21，主会场、会场A和会场C在等待会场B的问题解决。

阶段4图表

阶段5：主会场与会场C对话，会场C未发现问题，联调非常顺利，假设联调时间为0.3分钟，结束该过程的时间为T0+21.3。

从每个阶段我们可以看出，假设整个会议的联调用时21.3分钟，4个会场的总联调时间长度为4*21.3分钟，而召开会议、会场无问题的联调时间（比如会场C）是整个会议联调过程中无法控制或者节省的，因此我们唯一能控制或者节省的时间是会场出现问题的时间。假设我们能把这些联调过程中出现的问题在会议联调之前发现，并且每个会场能独自处理完毕，虽然每个会场问题处理过程中会占用各自会场的时间，但因为不占用联调时间的关系，因此可以不用乘于会场系数，从而大量节省会议联调时间。

阶段5图表

四、结束语

综上所述，我们可以比较高效率提升视频会议效率，节省联调时间的方式是通过会场会前自检发现并独自处理问题。需要强调的是本文未提到的视频会议管理员技能熟练度对提升视频会议效率的作用，管理员的视频会议设备技能都会有一个增长后稳定的过程，而且大部分单位不太可能每个会场配置独立的视频会议管理员，视频会议管理员是兼职甚至是流动的，因此通过提升管理员技能来提升效率是有效但不一定是可行的措施，从而让管理员能通过会前自检项目发现并处理问题，这才是提升视频会议效率行之有效的措施。