浅谈新疆电信财务集中下的往来款管理

张玉梅

【摘 要】 新疆电信 2012年7月实现全业务财务集中核算，2015年5月集中MSS系统上线，往来款管理由手工冲销转变为系统自动冲销，受多系统业务场景复杂性因素影响，部分虚拟供应商及客户不能实现系统自动清账。为强化公司内部管理，防范企业经营风险，财务共享服务中心（以下简称SSC）成立了往来款管理专项工作团队，建立按季通报制度，针对发现问题，下发文件并明确整改时限及要求，提升新疆电信往来款管理水平。

【关键词】往来款管理；集中MSS系统；无发票挂账；虚拟供应商；基础管理；工作流程；相关要求

新疆电信自2012年7月实现全业务财务集中核算以来，各单位负责往来款手工清账工作。2015年5月集中MSS系统上线后，实体供应商及客户实现系统自动清账，部分虚拟供应商及客户受跨系统业务场景复杂性因素影响，只能由SSC账套员执行手工清账相关操作。新系统上线运营过程中，新疆电信陆续发现部分单位未在新系统注册供应商信息，部分单位虚拟供应商应付往来余额异常等问题。基于以上现状，新疆电信SSC成立了往来款管理虚拟工作团队，建立按月沟通反馈，按季出具工作通报制度，防范资金风险，提升新疆电信财务管理水平。

一、往来款管理过程中常见问题

1.无发票挂账问题

（1）跨系统无发票挂账

集中MSS系统上线后，采购部通过集中MSS物料系统材料入库，计划建设部通过集中MSS计划建设系统依订单进行服务确认，网运部通过集中MSS运维系统计列当期成本，均存在未及时从供应商处取得发票，且出现跨年未取得发票事项。

（2）财辅系统无发票挂账

为有效防范无发票支付风险，区公司设了新疆无发票挂账专用供应商，专门用于处理无发票挂账业务，各单位对符合挂账依据和要求的无发票业务，按暂估金额挂账，无发票挂账出现超期限仍未取得发票问题。

2.系统割接遗留问题

2015年集中MSS系统上线，供应商/客户往来余额从M8系统迁转到SAP系统，由于部分单位未及时在集中MSS采购辅助系统中注册并完善供应商信息，个别单位通过本地账户付款，错选供应商信息导致应付往来信息不对应影响往来款冲销。

3.虚拟供应商/客户余额异常问题

通过营收稽核系统核算供应商/客户信息调整事项时，出现虚拟供应商/客户信息前后不一致，导致供应商/客户余额异常。

4.股份垫付存续款项往来问题

因存续县级分公司未开立基本账户无法单独缴纳社保，需通过股份公司代垫社保款，垫付款项在股份和存续之间往来款供应商、客户及列账科目未统一，使得往来款信息不对应，给往来款核销增加复杂度。

5.不规则摊销预付款出现供应商摊销数大于原值问题

集中MSS系统上线后，通过划小系统核算事项与财辅系统对接，“预付账款-*-*（手工）”科目属于供应商统驭科目，因预付与实际发生时明细科目不同，二者无法往来挑对，系统也不能自动控制预付费（手工）总金额，出现部分供应商出现摊销数大于预付原值现象。

二、建立制度，夯实往来账管理基础

1.梳理经济事项，统一财务核算规则

SSC要求核算环节严格依照国家财经法律、法规和中国电信会计核算办法规范核算，对应付购买货物、进行工程建设、接受劳务应付供应商单位款项与应付省间、网间话费结算款等经济事项往来科目进行梳理，规范往来款挂账明细科目，逐步统一全区财务核算规则。

2.设置账套检查岗，提高账套往来信息质量

SSC将账套检查作为日常核算管理的重要工作，账套管理员及时向责任单位反馈各账套检查发现的问题，持续督促、跟进问题的整改落实情况。要求账套员按月检查应收/应付往来的逻辑性，根据报账单位提供的虚拟供应商往来核销清单，及时在SAP系统手工核销往来。

3.规范无发票业务挂账，防范企业税务风险

为加强对无发票挂账业务的管控，SSC下发文件明确无发票挂账的依据及要求，规范业务处理标准。为确保各单位顺利开展无发票挂账经济业务专项清理工作，SSC编制无发票往来账查询操作指引，用于指导各单位查询追溯无发票业务经办部门与人员；整理新疆公司员工SAP 账号信息，便于确定SAP系统中无发票挂账经办人员的对应关系，形成闭环。

4.组建专业工作团队，实时监控异常数据

在SSC成立往来款管理虚拟工作团队，聚焦无发票掛账、供应商余额异常、虚拟供应商往来清理等事项，常态化开展工作，按月整理相关数据，按季出具工作通报，针对清理中发现的问题，下发文件或邮件，明确整改时限及要求。协调SAP一线工程师按利润中心组提取往来款明细，逐笔分析异常数据形成原因，提出解决方案。

5.规范结算业务，有效支撑业务发展

梳理全区内外部合作类业务结算，分别从供应商、业务、税率等维度，从区公司、专业分公司、事业部、分公司4个层面进行分析，有效解决暂估进项税差异，输出新疆公司合作类业务处理规范，指导全区规范处理结算类业务。

6.规范垫付往来核算，确保财务数据真实有效

为解决垫付款项在股份和存续之间列账科目、客户和供应商不统一问题，SSC下发文件，明确股份垫付存续款项列支范围、核算、结算及往来核销等要求，确保股份、存续主体应收应付往来的真实、准确和完整。

7.明确调列账业务范围，提高往来款相关信息质量

为防范因超范围使用调列账流程处理业务、附件不规范等问题而产生的财务风险，SSC行文明确调列账业务范围及虚拟客户/供应商转实体附件要求。同时要求账务调整事项必须通过原系统进行差错更正，确保业财数据一致。

8.梳理不规则摊销业务，提出预付款解决方案

鉴于集中MSS财辅系统不能自动控制不规则摊销手工预付费总金额，为能定期清理供应商不规则预付款余额为零数据，SSC编制手工台账，要求各单位按要求填报余额为零数据资料，SSC负责定期清理，杜绝供应商预付款余额异常。

三、往来款管理工作流程及相关要求

1.无发票挂账业务事项

各单位应严格文件要求进行无发票业务挂账，自挂账之月起3个月内取得发票，对于跨年度的无发票挂账经济事项，必须在次年所得税汇算清缴前取得发票，有效防范经营风险。

业务部门通过集中MSS系统已完成收货、服务确认，存在尚未从供应商处取得发票、业务未实质发生或取得发票未及时发起流程进行发票校验等问题。建议相关业务及时向供应商索取发票，对2016年及以前年度无发票事项需进一步核实业务是否真实发生。

2.供应商余额异常事项

对于应付款项及应收保证金，相关单位应按供应商纬度核实异常数据形成原因，对于因供应商名称不一致造成的余额异常数据，应及时进行账务调整；对于核实确为重复支付的事项，应及时收回资金；对供应商往来调整时，应关注供应商名称、金额等关键信息。

涉及区级结算类业务，按“谁发起、谁负责清理往来” 的原则，发起单位承担虚拟供应商往来的清理工作。

通过“调列账业务”入口发起虚拟供应商/客户转实体流程时，关注系统勾挑往来信息。

3.长账龄债权债务事项

对于应付款项，相关业务经办部门应认真清理，符合条件需要支付的款项及时联系供应商，发起支付流程。

对于应收款及预付款项，积极组织人员进行清理，落实责任人，确保企业资产不流失。

建议各单位核实超长账龄往来款，属确实无法收回的进行报损，属无需支付的履行内部审批结转。

4.预付款事项

对于预付账款，相关单位应核实预付事项供应商名称前后的一致性，不一致的及时进行账务调整，确保账套数据的准确完整。

对不规则摊销预付款，发起摊销流程前，先进入SAP系统查询相关供应商未清项，如未清项合计金额大于零，则按差额发起预付款流程，剩余部分列供應商应付往来。

5.虚拟供应商往来核销事项

相关单位严格按文件要求，及时在集中MSS采购辅助系统中注册并完善供应商信息，发起供应商调整流程，及时核销虚拟供应商往来，防范资金风险。

四、结束语

往来款管理从表面上看，只涉及会计核算、往来冲销，其实质在企业经营管理过程中，发挥举足轻重的作用，管理者应重视往来款管理工作。加快往来款的周转速度能给企业带来一定的经济效益；关注度不够可能形成管理漏洞，并给企业造成损失。新疆电信能将往来款管理工作融入到日常财务工作全过程，势必会降低企业经营风险。