浅谈工程项目管理中材料采购成本的控制

刘大文

【摘 要】工程材料是建筑业施工生产过程中的劳动对象，是施工生产中不可缺少的物质要素。建筑工程材料采购是一项系统工程，是工程成本控制重要环节，它直接影响到企业的经济效益、工程质量和项目安全，是考验建筑企业各部门的配合协作程度及团队人员素质的重要环节。本文首先分析了工程项目管理中的材料采购成本控制存在的问题，从管理因素、价格因素、人为因素、环境因素、信息因素5个方面对材料成本控制进行了问题分析，并提出了相应的建议与对策。

【关键词】工程材料；采购成本；成本控制

建筑业企业为了保证施工生产连续不断的进行，必须不断地购入、耗用各种材料物资。用于施工项目的材料种类繁多，流动性大，是企业的一项重要流动资产，其价值通常占到工程成本的60%～70%，是决定施工成本高低的一个重要因素。工程材料是建筑业施工生产过程中的劳动对象，是施工生产中不可缺少的物质要素。但由于原材料采购周期长，种类多，市场价格波动大、涉及到的人员和部门复杂等诸多因素，使得采购成本难以有效控制，特别是在建筑企业中，原材料的采购成本更是成为直接挤压企业利润空间的难题。因此，加强材料采购成本的控制，对于保证施工项目顺利进行，正确计算工程成本和利润，真实、公允地反映企业的财务状况，都具有十分重要的意义。

一、工程项目管理中材料采购成本控制存在的问题

由于建筑项目施工地分散，工程施工周期长，施工进度不同步，涉及企业内部不同部门，各工程对材料的需求也不一样，采购流程化管理的重要性不言而喻。当前在实际操作过程中，施工企业主要存在以下问题：

1.工程材料采购流程管理分散化

从企业内部管理流程来看，工程材料采购过程中经常缺少与工程预算、成本核算部门的有机衔接，企业没有整体化的采购流程。工程项目开工后，负责采购、工程成本预决算与核算隶属于不同部门，同时项目部由不同的施工队来完成建设任务，各自出发点不同，专业角度不同，计量方法、核算方法不同，加之沟通不及时，容易造成各自为政的局面，导致企业内部很难真正实现统一采购活动，使工程材料采购效果难以达到最优化。

2.材料采购中供应商选择模式粗放

“营改增”后，对建筑业而言，材料供货商的选择是一项极为重要的工作，不仅关系到进项税金的抵扣金额，更影响企业流动资产比率。不少工程企业材料采购还停留在货比三家、择优选之的原始采购方式上，而国外的建筑业已经普遍采用了先进的供应链采购模式，但这种先进模式需要通过标准和规范的业务流程，建立协配件的供应商、事业部之间的业务关系来实现，但目前很多国内建筑企业因对原始采购方式有比较顽固的路径依赖心理，使这种先进采购模式在国内的推广应用步履缓慢。

3.材料管理制度不健全

古建筑工程因其施工工艺特殊性，对材料的规格及标准要求要比新建材料更高。材料管理制度健全与否，将直接影响工程质量和工程成本。在现实实践中，许多建筑企业在材料采购计划与采购合同管理，采购验收规定，材料出入库流程等各个环节上，都存在不少需要加强和完善的问题。

4.对材料供需市场缺少预估

企业要对建筑材料市场做好充分的调研，了解材料市场的供需变化，保障工程顶目所需材料的供给。对一些特殊必用的材料，要确保库存数量的稳定性，如木材、巴黎绿等；对于其他即用材料可选择邻近施工现场区域放置，如砂石、砖瓦件等，缩短备料时间，减少人机成本。现实情况是，不少建筑企业对材料市场的调研马马虎虎，根本没有形成规范化的管理体系，轻者容易造成材料短缺或积压，重则可能导致工程停工或材料浪費，严重影响工程进度。

二、工程项目管理中材料采购成本控制存在问题的原因分析

1.管理因素

由于工程项目施工的特殊性，建筑企业的管理者对工程质量、施工安全最为重视，这是企业在建筑业市场立足的根本。对企业内部组织架构，职责权限的划分，相对缺少相应的制度约束和流程管理，部门之间沟通不够及时，跨部门相互协作办事效率低，不能共享市场信息资源。

2.价格因素

（1）“营改增”后，建筑业面临新问题

建筑业“营改增”后，材料发票可抵进项税，对建筑业来说是个新挑战。在古建筑施工中，需用的传统材料如土籽，血料、麻刀等，多为个人清洗加工，不能为企业提供增值税专用发票，在工程成本管控中就需额外考虑这些因素。因此，供应商的选择在这个环节显得尤其重要。

（2）采购观念落后，采购方式单一

采购部门只重视材料质量，采取货比三家原则，不计人力成本的择优遴选。不考虑运用多种采购模式，如网络平台企业购等。

（3）项目分散，不能进行集中采购

由于各项目开工时间不同，施工工地流动性强，尽管所需材料相同，但多数企业不能做到集中考察，定点采购。

3.人为因素

（1）采购员综合素养不够

作为材料采购的第一道关口，把好这道关口对于降低采购成本，保障施工质量意义重大。现阶段建筑企业采购员多由一些具有施工经验的老员工担任，他们熟悉材料属性，但不会看工程预算。年轻的采购员能看懂工程预算，但在材料质量把关方面尚有欠缺。

（2）材料管理员水平欠缺

作为材料日常管理的关键岗位，其收发计量的准确性，保管方法的正确性，是项目成本能否进行可靠计量的关键所在。材料管理员需要熟悉材料保存方法，具体到材料适宜的温度、湿度，放置地点是否需要防火等各个细节；需要清楚材料收发方法、包装物重量，需要了解在工程项目中的具体用途，才能作到收发准确，减少应发料计量不实，影响财务核算的情况发生。

（3）材料验收人把关不严

材料进场验收是工程施工中的重要关卡，只有严把材料质量验收关，才能避免问题材料进入施工现场，降低以至消除成本增加的风险。

（4）材料使用人随意性大

严格按工程设计方案进行施工，加强工地现场管理，杜绝材料浪费，减少二次搬运带来的人工成本额外支出，对材料成本控制也起到至关重要的作用。

4.环境因素

目前，全国范围开展防尘整治工程，大批不符合环保要求的小型砖瓦厂都面临关门风险，而古建筑所用的材料多数是由他们烧制的。企业必须及时与供货商沟通，密切关注他们的生产情况，签订有效合同，避免因突发事件影响材料的供应。同时，要打破地域限制，跨地区查找材料，加强与同行业企业学习沟通，积极开发市场，只有这样才能保证材料供应链的正常化。环保要求影响最直接的，就是建筑企业对材料供需市场的科学预估。

5.信息因素

采购信息系统建设滞后，信息化程度低，是目前国内多数建筑企业的通病。采购员因为没有动态更新的庞大数据库支持，不能及时掌握海量的采购信息，难以拿出最优化采购方案。由于工程建设周期长，工程项目又具有不可复制性，即使在施工企业内部存储着一些历史数据，但其参考价值非常有限，甚至经常失去了时效性，这些信息只能作为财务数据存在于账册中，不能有效地为降低材料采购成本服务。

三、工程项目管理中材料采购成本控制的改善对策

1.重视采购成本事前控制，加强材料成本核算工作

（1）材料采购成本控制应从工程投标开始，进行源头管理

编制工程投标预算时，按工程施工所需材料，组织采购、预算财务等部门首先进行材料价格市场调研，确保材料报价的准确性；项目开工前，工程部应该按照预算部门提供的材料清单，申请购买材料，材料管理员核查库存后，核定需购买材料数量；采购部门综合以上各方面信息，以大数据支持，制定详细的采购计划，集中组织采购，避免临时采购、高价采购的发生

（2）建筑企业内部应建立采购申请制度，形成“三合一”科学流程

采购申请单应该一式三份，由采购部、项目部、财务部分别留存，形成采购部、项目部、财务部相互监督、相互配合的“三合一”科学流程。采购部定期汇总项目采购量，与预算部门提供的施工预算量进行对比，对多出的材料量进行分析，找出差异原因，提交预算部参考，为工程结算报价提供有利依据。项目部应着重分析差量材料形成原因，并及时做出调整，为顺利进行工程成本核算提供保证。财务部要严把材料报账流程，按采购合同约定的付款方式、时间进行款项支付，对来历不明，审批手续不完备的票据不予报销，从源头上杜绝不合法票据进入财务部，避免税务局对发票的稽查，减少企业的涉税风险。

（3）建筑企业内部应制订详细的采购资金使用制度，明确各部门的审批权限，并严格执行

要建立项目部、财务部、材料部定期联席会议制度，对重要问题及时进行讨论分析和全程监管。财务部门应对采购资金进行全程监控管理，提高资金的使用效率。要建立项目部与不同部门间信息日常沟通机制，财务部、材料部门定期与工程项目部互通信息。当发现领用材料与施工进度不符、工程款可能超拨等非常事项时，及时交换情况，评估风险，可采取停止拨款、停止供料等防范措施，避免给企业带来损失。

2.灵活运用多种采购方式，实现价格最优

采购部应加强对材料市场的调研，掌握每个工程项目所需材料的特殊属性，根据市场情况和材料采购计划，有针对性的对各种材料采取招标采购、询价或定向采购、直接购买等多种方式，避免舍近求远，减少中间环节，确定材料价格，合理选择采购方式。

3.加强对供应商的管理，规避采购风险

建筑企业应当建立科学的供应商评估制度，确定合格的供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议。加强对材料采购过程的管理，做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可追溯性。密切关注供应商生产状况，及时跟踪采购合同的履行情况，定期进行追踪检查，对有可能影响工程进度的异常情况，及时提出解决方案。

4.建设高素质的采购部，严格采购验收制度

采购是一项专业性很强的业务工作，建设专业化的部门能极大提高工作效率，规范采购工作，从而降低采购成本。采购部要加强自身业务知识的学习，熟悉材料特质及作用，以及所购材料的市场行情，保障所需材料的不间断供应。

完善企业材料验收制度，主要材料除了具备供应商提供的出厂检验单，还应委托专业的检测机构，进行材料进场检验。以确保材料的质量，完全符合施工项目技术要求。

5.重视采购人员培训与继续教育，定期考核

定期对采购人员进行业务与税务知识培训，完善采购人员梯队建设，采取老带新的工作方法，加快年轻采购员的成长，使其熟悉材料属性，精通法津法规，熟悉企业资金使用流程，才能更高效的完成材料采购业务，降低材料采购成本。

同时，建立考核机制，定期对采购人员的业绩进行考核，将具体的经济责任落实到个人，推行奖励机制，调动员工的工作积极性。

综上所述，项目材料的采购管理，一直以来都是建筑企业关注的重点与难点，它需要理论与实践的反复磨合，动态调整，不断优化。而组建专业的采购队伍，制定详细的采购计划和成本预算方案，选择适合的采购模式与供应商，规范材料管理与使用，建立起系统科学的材料采购管理流程，才是有效提高材料采购效率，完成对工程成本管控目标的治本之策。

参考文献：

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