基于物资辅助管理系统的物资管理延伸与优化

吕津

摘 要：针对当前库存积压、需求计划准确性、库存责任主体不明晰、账外物资等方面存在的不足，中韩石化从信息化集成管理等方面在原有ERP功能的基础上进行完善，新建立一套以ERP为基础的信息化系统来辅助增强对物资整体的完善性管理，在原有信息化基础上新增出库后续管理线上集成，跟踪物资到最终消耗环节，从而优化物资管理业务流程，提高物资利用率。

关键词：物资辅助；管理延伸；跟踪物资；流程再造

1 物资辅助管理系统建设背景

由于物资供应管理是全流程的管理，采购过程中的进度控制、物资领用后的后续使用跟踪等都是不可或缺的重要環节，但现有ERP物资供应系统存在系统间存在数据孤岛等问题，物资领用后的实际使用情况无法跟踪，库存积压的责任主体无法确认等突出问题。针对此问题需要通过外围的辅助系统在以ERP数据为基础的情况下进行相关数据的统计，实现物资的全过程跟踪，将物资管理延伸到物资最终消耗环节，实现物资管理的信息化和透明化。

2 物资管理延伸与优化需求分析

2.1 出库物资后续使用跟踪管理

中韩石化目前按照总部要求运用ERP系统的MRO模块进行物资的收发货管理，利用ERP发货功能实现了需求物资出库发货的操作。然而物资出库之后是否按照需求计划提报的要求进行实际使用，使用之后是否还存在问题等等对于物资采购部门并未掌握这类信息，未形成后续物资的跟踪管理。基于此需求，中韩石化在物资供应部门建设物资供应管理信息系统，针对ERP出库后物资的后续跟踪做一个有效的管理来提高物资使用效率及物资出库后在实际使用中的准确率，以物资辅助管理系统作为操作页面通过总部大集中PI接口进行ERP物资出库过账管理以及物资使用确认管理。

2.2 需求计划全过程受控及分析

针对需求计划达标率的各项关键指标在物资辅助系统中开发了一个全新的采购过程跟踪报表，对计划的整体采购进度状态进行统计跟踪，用于精确定位检索需求单位下面的需求计划，随时对不符合的物资需求计划进行调整和修改，及时发现不符合要求的需求计划，并进行处理。提高查询的效率及准确率。详细设计图如下。

2.3 物资库存责任主体智能化管理

积压库存按一定的规则建立一个责任分配，形成一个库存责任主体报表。通过报表将库存指标分解至需求计划提报单位和设备、工程等需求计划审核部门，明确库存资金占用的责任主体。该系统针对物资采购过程的状态开发了邮件提醒功能，减少了人工统计的麻烦，并且定时发送邮件提醒也能够提高工作效率，让需求计划提报单位第一时间进行销账，并及时领用，进一步加强物资库存智能化管理。

3 物资辅助管理系统效益分析

3.1 物资采购全过程跟踪

采购过程跟踪报表对计划、采购、出入库一条线实现了数据跟踪，对计划当前采购进度状态查询。根据计划整个审批流程，采购流程及出入库流程的渐进跟踪统计从而获取当前需求计划的采购进度，为计划需求单位提供查询参考，使得需求部门及时的了解自己需求物资当前的采购进度实际情况，同时将物资管理进一步延伸到使用环节，直到使用单位确认该物资整个流程才算完结。

3.2 需求计划管理达标率得到提升

通过加强需求计划的管理，提高需求计划的准确度和及时性，在保证安全生产的前提下，中韩石化需求计划达标率提高了近5个百分点。

根据总达标率统计的基础对不达标的计划进行分类进行划分统计，准确定位不达标的计划责任单位。提报单位达标率根据提报单位及统计期间进行统计。可随时查看每月的需求计划达标率情况，并实时提醒需求计划提报单位，每月定期对达标率进行排名，并实时通报，与绩效考核相挂钩，提高了整体需求计划达标率，提升了企业考核排名。

3.3 避免账外物资的产生

账外物资是企业资产的组成部分，指截止某一时点上已进人成本或其他费用而在账面上没有反映，尚未消耗的这部分财产。账外物资形成的原因是多方面的，有管理的，也有人为的。通过物资辅助系统的实施，物资领用后并不意味着已经过账，直到领用人员在系统确认使用后，才能够过账，这也意味着使用单位必须明确使用方向后，才可以领料，才可以点击确认，物资管理进一步延伸到使用环节，从而避免了账外物资的产生。

4 结论

通过物资辅助管理系统的实施，在现阶段的物资供应管理方面，可以优化流程的同时，提高管理精细化程度，减少相关业务人员的操作难度，物资管理进一步延伸到使用环节，避免账外物资产生，提高了整体的工作效率。从长远来看，利用先进技术和优秀的管理模式对物资管理业务进行改进，不仅能够为企业带来经济效益，同时为公司物资管理工作的科学化、现代化提供了强有力的信息支撑。