事业单位后勤档案管理存在的主要问题及对策

万惠

【摘要】随着后勤事业的快速发展，后勤的各项服务保障作用日趋突显，后勤档案管理的重要性也受到了重视和加强。面对后勤档案管理中新形势、新任务，如何更新观念，通过借助各种先进的技术手段与新型理念，对管理模式进行创新发展，从而实现对服务业单位发展的全面推进。本文就事业单位档案管理的现状进行分析，为今后档案管理提供有序、科学、规范的对策。

【关键词】事业单位;后勤;档案管理

事业单位后勤档案是后勤管理、服务、建设及研究等工作所产生的文字、图纸和照片等具有参考和保存价值的真实记录，也是服务于单位业务工作的重要信息来源。近年来，随着我国事业单位改革的不断深入，后勤管理工作的档案管理制度的健全和档案管理意识的提高，使其在单位建设发展中所发挥的作用不断提升和加强，已成为不可或缺的重要组成部分。但相对于人事、文书、财务等档案来说，后勤档案所涵盖的内容和范围十分有限，管理手段及其受重视程度存在一定差距，有关探讨、研究事业单位后勤档案方面的文献报道较少。笔者结合自身多年的实践经验，通过对事业单位在深化改革的背景下后勤档案分析探讨，揭示后勤档案管理中存在的主要问题及应对之策。

一、事业单位后勤档案管理工作的重要性

（一）历史沿革。档案是保存被查的历史文件，是历史的原始记录，这是档案的本质属性，也是档案独有的特性。就一个单位发展来讲，后勤工作往往是零星繁杂，周期长，具有很强的连续性。因此后勤档案用真实的数据完整记录了单位发展的全部过程，也是一部后勤历史记载。由于事业单位内部机构设置的不断调整，后勤部门人员变动。建立健全相应的信息档案资料库，保持其连续性和完整性，以及档案信息开发利用和创新，这是新时期后勤档案管理工作实践所面临课题之一。同时借助后勤档案，及时掌握工作运作过程中所表现出的各种问题，并对这些个项进行总结，制订和做出行之有效的工作计划与正确决策，才能降低损失，提高效率，提升后勤综合管理水平。

（二）文件资料利用。后勤档案在运用期间必然会形成各种不同的文书档案，如：各种采购合同、招投标文件等对项目工程来说非常重要，且具有法律价值的重要文献资料，通过对这些文献资料进行保存，一旦牵扯到纠纷问题时，就成了保证己方合法利益非常重要的证据。事业单位的发展离不开房屋、地下管线、供水、供电、供暖、污排、水排系统等基础设施建设，后勤档案的原始的信息文件分门别类较多，既有基础材料又有技术指标，还包括设计、施工、验收报告、结审资料等。而最原始、最完整的后勤档案资料作为基础文件，将为单位基础设施综合管理和维修保障提供重要科学依据。因此，后勤档案不仅能提高单位日常工作工作效率，还在节能和减少资源浪费方面发挥重要作用。

（三）信息储存。翔实的后勤档案对工程项目的相关设计以及施工环节的各方面信息、图纸、设备相关参数和技术信息等做好了记录。从某方面来说，后勤管理本身属于一项长期性的工作，伴随着时间的快速推进，其维修频率就会有较显著的递增性，若缺乏相关信息的支持，那么必然会使设备的正常运作受到影响，从而给单位的日常工作和保障工作带来非常大的影响。而信息化档案管理实现了“信息化和数字化档案”。运用档案管理软件系统，应用电子技术将纸质文档转化为电子文档，存储到计算机数据库中，明显提升文件的检索和办公效率，也为廉政建设和审计检查提供快速简便的重要佐证。

二、事业单位后勤档案管理中存在的主要问题

事业单位后勤档案管理，从管理形式上可分为单位集中统一管理和后勤部门分类管理两种方式，主要以建筑工程档案和设备档案来分类归档。目前存在的主要问题体现在以下几方面。

（一）重视不够。由于后勤档案在大多数事业单位档案管理中占比较小，不是主流。忽视后勤服务档案管理工作的现象较普遍，主观意识上认为后勤档案管理工作可有可无，管理意识薄弱。造成后勤档案工作得不到应有的地位和重视。加之后勤档案使用效率及人群范围又较小，长期形成的以人代档、人走档无的现象较为突出，后勤档案的重要性难以体现。后勤档案工作人员的服务意识相对较弱，在实际工作期间，很难实现对绿化、水電、餐饮等各方面的有效保障，自然也很难使这些方面的档案得到合理的分类。

（二）制度缺位。由于后勤档案难以自成体系，没有专门的档案室，在单位档案管理的连续性、完整性都缺少必要的制度来保障，在档案的检查、验收、考核上严重缺位，使档案管理达不到标准化、规范化的水平。此外，因其各项规章制度相对来说缺乏完整性，并且没有相关考核管理标准。这使得事业单位后勤的档案管理也很难形成规模，加之内容繁杂、形式多样，并且绝大部分管理人员属于兼职人员，并非专门负责档案管理工作，而是在需要时再参与到管理中，这就导致事业单位后勤的档案管理始终处在一个杂乱无序的状态下。

（三）人才匮乏。当前参与后勤档案管理的人员绝大部分来自其他部门，且更多的属于非专业人员，没有相关的专业知识，加之经常性出现频繁调动的情况，这就导致档案工作的交接与管理都表现出明显的不足。对于业务单位来说，行政后勤部门的编制都是从严控制的，难以配备专门机构和专业人员。后勤档案的兼职人员，岗位不固定，流动性大，没有经过专业技术培训，业务不熟，能力欠缺，只能做到简单的材料收缴，在档案的归档内容和分类方面问题较多。加之一些档案材料散落在部门或个人手中，造成资料缺失和遗漏，给档案材料收集、整理和保存造成严重影响和不必要的损失。

（四）效用低下。良好的软硬件基础设施和管理环境是后勤档案建设的物质基础。后勤档案大多利用率较低，而工作又大都凭借当事人的了解和经验去做，特别是大型设备、设施专业性强，使用年限长，人员更替频繁，依靠外援思想重。另外，纸质档案翻阅、查找工作量大，不方便，查找利用率低。当前后勤因缺乏领导的重视和相关财政投入，这就使得其缺乏相应的设施设备和现代化技术力量支持。在时代快速发展的影响下，针对后勤档案设施数字化管理已经成为档案管理工作非常重要的趋势，但在这个阶段中，我国绝大部分后勤档案管理却始终停留在最初的纸质管理模式下，导致其无论是保存、查阅等方面都极不便利。

三、提高事业单位后勤档案管理工作的对策

（一）提高档案意识。在事业单位内部积极加强后勤档案管理意识的宣传教育，促使全体人员均能够认识到档案管理的重要性，从而促使档案管理的意识能够得到有效增强，从而更加积极地参与到档案管理工作中。考虑到后勤部门的工作涉及的内容非常繁杂，包括了单位的绿化、水电气暖、设备购置、食堂以及工程验收等，为此，后勤档案管理人员必须充分认识到档案管理的重要性，并加强对各方面档案的合理处理和归档处理。档案的重要性体现在它的历史沿革性和应用性。

（二）加大投入力度。加大对后勤档案管理现代化设备购置资金的支持，帮助档案管理能够从传统管理模式引入新时代的信息化管理模式。伴随着数字影像技术以及网络技术的持续发展，这是事业单位后勤管理实现现代化信息技术推进的必然趋势，同时也更利于后勤档案管理形成一个规范化的管理系统，促使档案管理自动化水平的全面提升，从而更好地实现对档案的保存、整理和查阅。

（三）健全规章制度。制度是一切事物成败的根本。无论何种岗位，要确保其正常运行，都必须有相关的工作流程、规章制度以及考核标准来给予其相应的指导。后勤档案管理人员必须结合工作需要以及单位的实际情况，结合国家的相关法律法规对后勤档案管理制度进行完善，帮助档案管理工作能够更加规范、科学。

（四）注重利用效力。必须对档案的价值有充分的认识，在工作开展期间，能够对各方面的档案资料进行收集整理，借助现有的资源来实现对档案资源的开发，促使其利用价值的提升。为此，参与档案管理的工作人员必须不断提升个人专业能力，同时加强经济学知识的学习，通过计算机技术和通信技术的合理利用，来更好地推动档案管理工作在新形势下的持续发展。

（五）重视业务培训。档案工作者要不断更新知识。在当前的发展环境下，人才是提高核心竞争实力的关键。后勤档案管理人员必须充分认识到时代赋予的责任感，积极参与各种专业技术的培训和学习，促使专业技能与业务素质的全面提升，并合理配置相应的专业管理人员，保证档案管理能够有专职人员负责，以便更好地发挥档案管理人员的专业能力，探索出一条适合单位实际情况的管理模式。

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