文书档案的信息化管理

黄文柳

【摘要】随着信息技术的发展，文书档案的信息化管理模式得到了广泛的应用和推广。文书档案的信息化不仅是档案管理模式的进步，也是我国科学技术发展的体现。本文主要分析了当前形势下文书档案信息化管理的优点和缺点，并对信息化管理的发展和完善提出相应可供参考的建议，旨在推动文书档案的信息化管理工作。

【关键词】文书档案;信息化管理;建议

一、文书档案和信息化管理的内涵

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。信息化管理是以信息化带动工业化，实现企业管理现代化的过程，它是将现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变企业生产方式、经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式，重新整合企业内外部资源，提高企业效率和效益、增强企业竞争力的过程。

二、文书档案信息化管理的优缺点

（一）文书档案信息化管理的优点。1.提高了档案管理人员的工作效率。由于传统的档案管理模式需要工作人员亲力亲为，在档案的存放、资料的查找和信息的收集等方面会大大降低工作效率，造成人员和时间的浪费。所以较传统的管理方式来说，文书档案进行信息化管理不仅会提高文书档案管理的流程运转速度，而且会改进传统的文书档案管理方式。文书档案采用信息化管理的归档方式，在前期的文件起草和后期的文件传递方面，都减轻了归档人员的工作量，提高了文件管理的规范性。2.促进了档案信息的共享。传统的手工操作经常处于被“束之高阁”的尴尬境地，没能实现档案信息的共享，造成大量信息被搁置、资金浪费和获取信息难度增加等多种困境。而信息技術在档案管理方面得到应用和推广后，促进档案信息实现系统化管理，同时，信息技术的快速发展使得档案信息与载体分离，并与其他信息系统建立合作关系，提高了工作的质量与效率，提升了信息的查阅准确率。3.提高了文件的传递速度和安全性。传统的档案管理模式中，归档部门的兼职档案员在传递过程中造成文件丢失的情况时有发生，有时不能及时归档，而应用计算机信息技术，借助网络来传递文件，不仅可以提高文件的传递速度，也可以增强文件的安全性。文书档案进行信息化管理，简化了档案借阅和归放流程，节约了档案管理工作人员的时间和精力。

（二）文书档案信息化管理的缺陷。1.降低了文件的保密程度。网络环境本就有虚拟化、公开化的特点，这就使得重要信息在网络上存放会有一定的被盗或丢失的风险，甚至是遭受病毒的风险。因此，受网络环境和信息化特征的影响，电子档案的保密程度较低，会造成重要信息的泄露。尽管防伪技术在不断改进，但若档案被恶意修改，不仅会使档案所有者信息遭到变动，就连档案工作人员也很难再次了解档案的原貌。此外，由于是电子档案，无法为档案进行加盖印章等独特标志性内容，也加大了其泄密的便捷性和风险性。2.提高了档案管理人员的录用门槛。随着信息技术的应用，传统纸质档案的管理方式在信息共享需求方面的弊端愈加明显，因此，应时代发展要求，需要提高档案管理人员对信息技术和大数据技术操作的整体水平。因此，文书档案管理人员要努力与时俱进，要实现专业水平和终端应用水平的双提高。一方面，要丰富自身的专业档案管理知识，另一方面，要学习档案信息化管理操作理念和软件应用。积极推动我国文档信息化管理水平。

三、推进文书档案信息化管理工作的相关建议

（一）完善制度，转变观念。信息化的发展推动文书档案管理工作的变化，同时相应的管理制度也要适时做出调整和完善，促进文书档案管理工作的良好有序推进。首先要对文档信息化管理流程进行规范和制度建设，使得档案工作人员都有章可循，按照规定的档案管理流程，促进归档工作的高效高质完成。在信息技术迅猛发展的今天，必须加强信息的保密工作，尤其是档案的相关工作人员，必须要增强安全防范意识，将安全措施落实到细节上，保证电子档案的信息安全。

（二）建立并完善信息化管理平台。通过建立信息化管理平台并完善管理办法来促进信息收集、档案查阅和文案归档等工作，同时要不断提升平台管理队伍的整体素质，文档的相关工作人员是推进文档信息化管理的中坚力量，通过对其进行规范管理，来落实信息化平台建设。

（三）提高管理人员素质。信息化在当今呈迅猛发展趋势，因此，对文书档案的信息化管理也要愈加重视，而其中关键因素便是文档工作人员。作为文书档案的管理人员，首先要努力提高自身的专业知识素养和信息化操作能力。所以，有关单位要组织档案管理人员参加培训，有效促进管理人员的全面素质发展。另外，制定相应的奖励制度，对于在工作中有突出表现的或者是通过工作实践创新出新的改革措施的，将文书档案管理工作的晋升作为奖励的主要手段，并适当地给予相应的物质奖励。

综上所述，文书档案管理工作要顺应时代的发展，信息化管理是科技进步的要求。文书档案管理人员要将信息化的理论与实践相结合，促进组织的良性有序发展。各组织要高度重视文档信息化管理工作的推进，提高相关工作人员的综合素质并建立一套严密规范的制度促进文书档案信息化管理工作的推进。

【参考文献】

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