特种设备档案数字化管理中的问题与对策

张思宁

摘要：随着信息技术的发展，电子文件大量涌现并迅速引起了社会各领域的关注。由于其本身具有诸多与纸质文件不同的特点，对纸质文件的管理方法和技术不能简单地移植到对电子文件的管理上，如何保证电子文件的真实性、完整性、安全性管理一直是一个迫待解决的问题。有鉴于此，本文通过分析档案管理信息化现状与存在问题，针对特殊行业档案——特种设备档案，给出优化管理及信息化建设的具体措施。

关键词：档案数字化；管理问题；优化措施

1档案管理工作现状分析

1.1基于法律法规层面的电子档案管理

国家总局对检验检测报告以及原始记录（其中包括电子报告）的编制、管理和利用，在《特种设备检验检测机构管理规定》、《特种设备检验检测机构质量管理体系要求》等法规和技术规范中有明确的要求，是检验检测机构进行信息化建设，建立电子档案管理系统的法律基础。

1.2建立以检验管理系统为核心的信息化管理体系

《特种设备检验检测机构管理规定》第二十三条、《特种设备检验检测机构质量管理体系要求》第六条规定，检验检测机构应当加强信息化建设，按照国家质检总局有关特种设备动态监督管理的要求，实现检验检测与安全监察之间的网络数据传输和共享。协助动态监管工作，并且及时上报有关检验检测工作情况报表和统计资料等，完成授权检验任务。

1.3建立科学可靠的检验检测数据档案

法规要求，特检机构应当建立科学可靠的检验检测数据档案，保证检验检测结论真实、可靠。要通过制定和实施记录的标识、收集、检索、存取、存档、保存期限和处置的程序，建立并且维持质量记录、技术记录和安全措施记录，以提供检验检测的符合性和检验检测机构质量管理体系运行的有效证据。要对检验检测中所获得的数据信息进行收集和积累。特别指出，要对电子存储的记录采取与纸质记录同等措施，以避免原始数据的丢失或者改动。

1.4确定检验检测数据的保存期限，确保数据的保密和安全

《特种设备检验检测机构质量管理体系要求》第二十八条、第二十九条规定，检验检测机构应该规定记录保存期限，并且确保记录的安全保护和保密。应当对存档的报告/证书及其原始记录的储存条件、保存时间和借阅作出规定，防止这些检验检测结果的见证件被损坏、丢失、更改和不恰当的处置。要将记录保存在合适的环境中，以免损坏、失密，并易于检索。在《电梯安装监督检验与定期检验规则》安装监督检验报告及其原始记录长期保存。定期检验报告及其原始记录保存期限为7年。《压力管道安装安全质量监督检验规则》第四十四条规定，监督检验档案应在适宜的条件下保存，永久保存。

2档案数字化管理的优缺点

2.1档案数字化管理的优点

2.1.1降低财政运营成本

由于档案数字化管理是通过软件服务完成相关机构的档案工作，因此可以通过需求的资源数量以及使用时间的具体情况进行处理。同时还能通过及时使用更新资源。管理机构同时在服务器、网络、机房以及数据中心方面的投资建设费用以及维修费用也会大大降低，可以有效降低财政运营中的资金压力。

2.1.2满足档案信息的扩展需要

当前，百姓对政府及公益型事业单位的服务要求越来越高，因此各职能部门业务量不断加大，导致初期的管理软件难以满足当前需要。为满足当前工作需要，需要进行使用软件的二次开发。具体包括路由器、服务器以及数据库，内容繁琐，同时改造周期较长，对当前工作的开展会造成一定的影响。使用档案数字化管理服务可以提高软件的专业化服务，保证用户对最新技术的使用情况。

2.1.3提升档案管理工作效率

档案信息化的发展对于简化档案人员工作具有非常重要的意义。档案数字化管理的使用可以为各单位日常档案工作中提供专业的技术服务和技术保障。因此技术保障人员应该积极提供软件更新、应用以及安全问题的咨询。从而通过档案数字化管理不断提高档案管理的工作效率。

2.2档案数字化管理的缺点

2.2.1初期建造成本较高

档案数字化管理本身是信息技术在档案管理中的一种发展。当前由于相关技术的影响，导致档案数字化管理系统的搭建会需要较大的投入成本。由于每年财政预算的控制，加上不同档案类别的不同领域的不同技术问题，导致搭建档案数字化管理系统较为缓慢。

2.2.2档案数字化管理安全性有待提高

档案数字化管理本身是一种虚拟平台，由于相关技术的不完善，导致存在一定的安全问题，对于信息泄露以及丢失呈现出较大的风险。各单位由于自身的发展问题，数据的稳定性及可变性难以控制。同时数据在云存储的过程中也容易受到病毒攻击以及破坏，对日后发展产生了一定的障碍。

3档案数字化管理的优化措施分析

3.1提高档案管理重视度

政府部门中档案管理工作是最基础最重要的工作，但也是保障部门管理的保障措施，构成核心资源的信息类型，从这里可以看到档案管理工作的重要性。这就需要改变传统不重视档案管理的观念，明确档案管理工作的重视度，依托具体情况给出切实可行的信息化建设方案，促使档案管理工作全部落到实处。政府大力支持档案管理工作，促使工作切实向着信息化与科学化方向发展，充分发挥档案管理的作用。档案工作是记录所有已发生真实活动，具有宝贵的经验与财富。政府支持部门档案信息化建设工作，增加资金与技术投入力度，推动档案信息建设工作。

3.2完善信息化档案制度

随着科学技术快速进步，档案管理手段逐渐更新、管理水平提升，建立健全工作体系，实现档案管理细则的统一编制，全面落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。明确个人岗位与责任，统一管理各门类与载体档案，确保档案管理与现实工作同步。完善檔案计算机管理系统，借助计算机数据处理功能，建设局域网，有效连接各单位职能部门，实现内部资源统一化管理，促进资源使用率提高。创新档案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作中存在的问题，借助各种现代化手段提高管理效率，提高其中技术含量与水平，创新档案管理手段。

3.3提高档案管理人员素质

政府部门档案管理工作质量直接受到档案管理人员素质的影响，特别是档案信息化建设过程中，需要针对性的引入专业档案管理人才，档案信息化建设依托于计算机基础，确保日常档案管理工作顺利进行。政府可以采取公开招聘的方式，选择优秀的档案管理人员，严格考核，确保其具备相应的职业素养与道德修养。此外，要对现有的档案管理人员开展专业培训工作，提高档案人员计算机信息化能力，也只有如此，才能保证档案管理工作顺利完成，提高档案管理人员的综合素质。

3.4做好档案信息化建设

（1）配备相关硬件设施。档案信息作为政府的主要资源，信息化建设与维护过程中需要完善档案管理信息系统的安全，当出现意外情况时可以保证档案信息安全。做好硬件设备运行与维护工作，保证硬件运行安全。及时查看服务器与网络设备运行状态及日志，发现安全问题，及时排除隐患；（2）保障网络安全。网络在代表方便的同时，因为本身的开放性也产生一些安全隐患，如病毒、木马等，通过系统漏洞窃取资料，甚至涂改与删除部分资料，给企业造成损失。此时可以引入防火墙技术，提高网络安全性；（3）构建数字档案馆。政府档案馆建设本身就是一个功能集成的过程，在企业内部局域网中构建一个大规模的内部档案资源库，员工可以随时检索与访问信息资源，提高工作效率与质量；（4）实现档案室之间相互联系，通过相互弥补提高档案管理质量。目前，特检行业信息化建设缺乏宏观指导和规范，管理相对分散，形成了一个又一个的信息孤岛，影响了全国性数据资源的准确性和可靠性，也影响了信息资源的整体优化和充分利用。

3.5做好特种设备检验检测档案管理

（1）特种设备检验检测档案作为安全档案管理的主要部分，档案数字化管理过程中要格外重，避免出现遗漏情况。同时档案信息化建设过程中做好技术档案的数据收录工作，为查阅做好铺垫与奠定基础。这就是需要政府做好相关准备工作，认识到档案管理的重要性，文字和图片收集并保管好；（2）检验检测档案管理的总负责人进一步明确，检验工作的同时收集验收档案，收集现场工作中同时添加原始记录，确保数据收集的准确性、及时性，完整填写相关内容并保持整洁，检测人员及时档案制作者也是直接负责人。全体员工都有责任与义务保护档案的完整性与真实性；（3）实现动态性特种设备档案管理。所谓动态性，指的是变化发展的状态管理，因此必须实施动态管理方法。如，管理锅炉检验档案时，必须采取一炉一档的管理方法，通常锅炉定期检验档案保管需要维持8年时间，这就需要全面监控锅炉的状态，包括改造、修理等内容。建设档案数字化建设的基础上，利用电子文档归档的方式整理定期年检设备的检验检测档案，最大程度节省成本与保存空间。

4结语

总而言之，市场经济与互聯网推动下为适应社会发展出现档案管理信息化，有助于推动行业发展。通过档案信息化建设可以保护档案原件、实现档案文件归档、档案资源整理共享、方便档案资源检索。本文中详细分析档案数字化管理问题与成因，给出针对性的解决措施，推动档案数字化建设发展，为企业健康发展保驾护航。

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