新形势下高校毕业生档案管理的重要性

摘要：档案管理被包括在高校学生的常规管理之中，并占有很重要的地位。高校学生档案能够真实全面的记录学生在大学的生活实践以及学习情况，是对学生，学校和未来就业单位十分重要的资料。加强毕业生档案管理，对于深化教学改革，提高教学质量，提高就业率有很大的作用。在市场趋向于就业，高校扩大招生的新形势下，高校毕业生档案管理标准化，数字化显得更加重要。

关键词：高校；毕业生档案；重要性；作用

随着我国社会的快速发展，我国教育事业水平也随之提高。各高校的录取比例越来越高，招生人数已与原来大不同，大学的专业也有所增加，目前高校毕业生也逐渐增加，这就显现出了档案管理工作的缺陷和不足，给高校毕业生档案管理工作提出了更高的要求。

一、新形势下的高校毕业生档案管理

高校毕业生档案有利于企业单位了解到毕业生在大学的学习以及生活状况，从而去考虑适合此人的工作岗位，并且教育部相关部门也依据次档案来评估高校的教学质量。因此，学生在没有毕业之前参加的各种学术研究以及比赛活动必须记录在档案内。高校毕业生档案比较全面的记载了大学生的经历，道德素养，学习成绩，实践能力等资料，对学生以后进行就业，进入社会有重要作用。

新形势下高校档案管理拥有多样性以及功能性，档案多样性体现在来源与结构的多样性。因为高校培养学生的方式不再单一，不只在档案中记录学生的生活，学习状况，入党情况，还记录了学生的道德水平以及各项技能等。所以在这种新形势下对高校毕业生的档案也提出了更高的要求，需要把学生参加的各种实践活动及时的加入档案，规范档案管理机制。

二、高校毕业生档案管理现状

（一）学校轻视学生档案管理工作

高校只重视教学档案管理，而忽视档案管理工作，认识不到学生档案管理工作的重要性。学校对高校学生档案的检查监督不到位，并且没有对学生进行宣传教育，让高校学生认识到档案管理的重要性。此外，学校也缺乏档案管理的专业人员，学生档案就显得杂乱无章。

（二）学校档案管理技术不先进

现在很多高校的档案工作管理方式单一，技术落后，管理手段还停留在手工管理，没有对学生档案进行数字化，即使使用计算机，也是以辅助功能，没有完全形成电子档案，与目前高校学生档案的特点并不相符。

（三）死档、断档情况普遍

目前高校毕业生档案是由人才市场或毕业学校代为管理，等毕业生就业后再将档案转到工作单位。但现在的问题是现在档案传递，转入和管理等工作并不全面，存在很多漏洞，使档案在传递过程中出现了高校学生档案丢失，人与档脱离的现象，这样就不利于毕业生的工作就业。

三、高校毕业生档案管理的重要性

（一）高校毕业生档案可以较完整的记录学生的情况

档案一部分记录了学生的学籍档案。高校毕业生的学籍档案以纸质形式记录下了高中学籍，体检表，高考成绩，入学登记表，家庭情况以及在校奖惩情况等。学籍档案在学生毕业时可以转化成人事档案，学校把学籍档案通过整理转交给毕业生的就业单位或委托给人才交流机构。另一部分的档案有学校档案部门保管，供毕业生就业以后来学校进行查询的，如高考录取名册，毕业生登记表，毕业生成绩单等资料，并且在毕业生的出国等方面有着重要作用。

（二）高校毕业生档案有利于促进学生的全面发展

学生档案可以完整的记录学生的学习情况和参与的各种学术研究活动，对个人以后的发展产生了重大影响。因为高校学生档案的存在，可以有效管理学生，规避学生肆无忌惮的俄违反学校纪律，有利于学校管理，提高教学质量。一个学校的学生档案也能够体现出学校选拔和培养人才的方式是否多样性，是否全方面培养学生的能力，提高学生的实践能力。高校毕业生档案的建立，可以激发学生在学校参加各种活动的积极性和竞争性，促进学生全面发展。此外，高校学生也可以通过档案来全面的了解自己，明白自己的优缺点，进而进行改正，完善自身。

（三）高校毕业生档案可以为企业单位提供依据

高校毕业生档案是真实、完整的，可以为就业单位提供评判依据。高校毕业生最终会进入各种不同的企业单位，会拥有不同的职业，二企业对学生进行了解评判甚至录用的依据，很大部分是依据学生档案。在目前的就业市场上，工作单位不仅关注毕业生的能力，口才和文凭等外在因素，它们更注重学生的内在素养，这就体现了个人档案的重要性，很多单位会通过毕业生的个人档案来了解他们的内在。

（四）高校的发展不能离开学生档案管理的升级

高校学生档案的管理对高校发展起着至關重要的促进作用。高校可以通过学生档案来发现学校在教学和管理方面的漏洞，并找到应对办法，进而促进高校的教学质量的提高和教育教学改革，更适应社会发展需要。并且现在高校正在逐渐扩大招生，市场影响就业，高校毕业生档案的标准化管理就显得尤为重要。这不仅有利于学校规范，约束学生行为，也有利于促进高校自身的管理水平提高，提高教学质量，提高人才培养水平。

目前高校毕业生档案管理还存在许多问题，这就需要学校树立正确的档案观念，努力规范档案管理工作，宣传档案管理的重要性，提高档案管理人员的素质，保证档案管理的标准性。学校也要加快毕业生档案管理的数字化和网络化建设，建立完整的高校毕业生档案管理系统，减少管理过程中的纸质数据。学校也应把握社会发展趋势，适当的对学校进行教学改革，提高教学质量，完善学生档案管理。

总而言之，学校要重视毕业生档案的管理，明白学生档案对学校发展有十分重要的作用，努力建立完善高校毕业生档案管理系统，解决毕业生出现断档，死档的问题。

参考文献：

[1]苗玉敏.浅析如何做好新时期的档案管理工作[J].城市建设理论研究，2012（9）.

[2]辛宏珍.试析新形势下如何做好高校档案管理工作[J].城市建设理论研究，2012（33）.

作者简介：

袁琳琳（1988年—），女，吉林长春人，长春财经学院，本科，研究方向：档案管理。