气象声像档案收集管理工作的思考

柳荐秋 邢启超

摘要：本文通过分析气象声像档案的特点以及相关单位在声像档案收集管理工作中存在的问题，提出了加强气象声像档案收集管理工作的对策，对加强气象声像档案收集管理工作有积极的作用。

关键词：气象；声像档案；管理；对策

一、气象声像档案的特点

（一）活动记录的直观形象性

相对于气象纸质载体的档案，声像档案的优点在于，其更具强烈的时空感和真实感。气象声像档案是人们在社会发展中发生重大气象事件的记录，主要表现形式为声音和图像，因此更显得灵活现。可以说气象声像档案进一步凸显了档案对人们活动原始记录的直观形象性。

（二）收集、保管的特殊性

气象声像档案在收集和保管上也与纸质档案有很大区别，其要求的条件比较严格，好的保管条件，可以延长声像档案的寿命，否则在是对声像档案造成损害；声像档案的原件和复印件存在的差异性很低。一盘重要的录像磁带，在外观和效果上，复印件和母带如何区分？照片档案中那些高质量的翻版底片与原版底片的区别在哪里？除了专业人士，恐怕较难区别出来。以上特点，给声像档案的手收集和保管带来困扰。

（三）是其他载体档案的有利补充

气象声像档案和纸质载体的档案是密切联系的，二者存在着补充与依存的关系。比如社会发展中那些重大的历史时刻、重大的工程建设竣工，会留下多种形式的档案资料，声音、视频、照片这些声像档案是文字、科技图纸这些纸质载体档案最好的补充。它们构成气象声像档案与其他载体档案以不同形式记录历史，相互印证，互为补充的不可或缺性。

二、气象声像档案收集管理工作存在的问题

（一）气象声像档案归档意识不强

气象声像档案质量虽与采集设备有密切关系，但更多的是对设备使用人员的专业要求，一些单位的摄制人员没有受过正规培训，缺乏专业素质，使得声像档案形成质量不高，弱化了档案的利用价值。另外，有的单位由于缺乏专业人才，使得部分设施被闲置下来，不能发挥应有的作用。同时，声像摄制人员在意识上也存在一定的误区，认为气象声像档案只是纸质档案的补充资料，归档意识淡薄，甚至个别人认为谁形成就归谁，没有对气象声像档案进行合理归档。

（二）管理制度与收集渠道不完善不畅通

由于对气象声像档案的模糊认识，加上管理方面相对自由的处理方式，造成气象声像档案归档情况较为混乱，集中统一管理制度不完善。气象声像档案管理制度不健全，没有集中统一管理目标，各自为政，处于无章可循的自由形成、自由处理状态。

（三）归档整理与著录内容不齐全

气象声像档案的整理不同于纸质档案，在条目著录方面有其特殊性和时效性，如无档案形成人的配合，整理人员很难写明人物、地点、时间、背景等必要的著录项。

（四）管理条件好坏与气象声像档案寿命成正比

气象声像档案相对纸质档案保管要求更严格，而现阶段部分单位缺乏恒温、恒湿、防磁、防潮、避光等一系列重要的声像档案储存条件，致使一些照片、底片变质，录音带、录像带受损，更谈不上声像档案的长久保存利用，使得许多图片、磁带等遭到损坏，难以长期保管并加以利用。

（五）职责分配不明导致重大活动声像档案流失

在一些大型活动进行时，会有很多单位、人员参与进来，就声像记录这部分内容，一方面专业人员缺失，临时抽调的人员无法掌握正确的记录方式，无法全面记录气象活动。另一方面，有的活动本身在策划时，缺少档案收管要求和措施，造成记录的空白。这些都造成了气象声像档案的流失。

三、加强气象声像档案收集管理工作的对策

（一）加强监督指导，提高人员素质

档案管理部门要加强监督，对各单位气象声像档案收集管理活动进行指导，并把相关单位的档案收管情况作为每年例行督查的关键点。对于不同类型的气象声像档案管理情况，要采用不同形式的监督指导。

（二）建立制度，确保有章可偱

各单位要制定气象声像档案收集管理相关的规章政策，加强档案收集的规范化、制度化管理，完善声像档案归档细则，以改善保管条件为起点，以及时归档整理为重点，设计整个工作流程，制订具有高度可行性的方法。

（三）疏通渠道，采取多种收集形式

保证气象声像档案收集完善齐全，就必须采用一定的行政手段，明确在公务活动中形成的声像材料归单位所有，相关工作人员必须及时向本单位综合档案室移交，任何人不能据为已有。打开并疏通档案收集渠道，采用多种多样的方式进行档案收集。一是正常情况下的转移接收；二是对重点单位和部门有针对性接收；三是对重要摄录人员直接收集，四是派遣专业工作人员直接参与到各类主要活动中，亲自摄录并制作气象声像档案，以保证重要活动声像档案的完备和齐全。

（四）改善管理条件，确保档案安全

档案储存环境的要求在气象声像档案安全管理中有着严格的规定，必须做到防磁、防火、避光等硬性要求，温度和湿度也必须合适，这些保存环境档案保管单位要进行严密的监控。

档案管理需要科学的技术支撑，相关单位要予以重视，引入配套设施。并对磁带和光盘等特殊文件采用定时倒带审查等保护手段，并对其定期复制与备份，真正实现气象声像档案的安全保存。

四、结束语

照片和影像具有无可替代的直观性，这些声像档案是对气象活动的真实记录，需要相关单位进行及时的收集，严格遵守保管规定，创造良好的保管环境。使這些声像档案能发挥它的记录功能。当下，在声像档案的收集、保管中存在一些不足，在保存的完整性、安全性不够，这要求档案管理部门要提升工作效果，改善工作手段，确保各类公务活动的声像档案都能得到及时、完整的归档管理，使其发挥应有的作用。