关于企业办公室管理工作创新的思考

蒋雯婷

摘要：办公室管理工作对于企业来说意义重大，不仅是连接上级、沟通下级的中枢纽带，更是企业开展日常工作的重要场地。因此在企业的发展过程中，加强企业办公室的管理工作，有助于提升企业的办公效率，规范企业办公过程，增强企业的竞争力量。当前企业办公室管理工作出现了一些新问题，制约着办公室工作效率的发挥，因此要创新办公室管理工作，促进企业办公室工作水平的提高。

关键词：企业；办公室；管理工作；创新措施

在企业的日常工作中，办公室工作是一项综合性的工作，涉及企业管理的各个方面，其主要职能为协调和沟通各部门工作、为企业领导建言献策、及时收发各类信息等。在办公室管理工作中，主要是对办公室内的各项工作进行管理，确保办公室各项职能的顺利落实，切实发挥出办公室在企业管理中的中枢作用。但是在办公室管理工作中，因办公室工作内容较多且繁琐、工作人员综合素质参差不齐、办公意识差、管理制度不健全等问题，导致办公室管理工作效率较低，严重影响着办公室工作职能的发挥，应采取措施改进办公室管理工作。

一、强化办公室人员的工作意识

在办公室工作中，工作人员的工作意识决定着其工作态度，其工作态度决定着其工作质量。针对当前部分工作人员工作意识淡薄，没有大局观、责任感、效率较低的问题，要通过组织工作人员的学习与培训，不断提高工作人员的工作意识。首先要提高工作人员的大局观念，个人是集体的一部分，办公室工作人员是企业的重要组成部分和宝贵财富。工作人员要树立起大局观念，以企业的利益为重，在办公室工作中自觉维护企业的利益。对待办公室工作要认真负责，按照企业的规章制度办事，不做损害企业利益的事情。其次要提高工作人员的责任意识。责任就是担当，在办公室工作中，工作人员要敢于承担责任，不仅为自己的工作而负责，还要乐于奉献，本着吃苦耐劳的精神，甘于在办公室工作繁多的时候加班，完成企业办公室内的工作。树立起良好的责任意识，有助于端正工作人员的工作态度，纠正工作人员的办公行为，提高办公人员的工作效率，从而达到强化办公室管理的作用。最后要强化办公室工作人员的效率意识。效率是企业的生命线，尤其是在竞争日益激烈的今天，没有效率的企业是没有明天的。工作人员的效率关系着企业的竞争力，因此要强化企业办公室工作人员的效率意识。一是要通过奖惩措施，激发工作人员的工作积极性，使其能够按时保质保量的完成办公室工作。二是要注重办公室工作的细节，细节决定成败，培养工作人员严谨的工作态度和踏实肯干的工作精神。三是要善于借力。依托现代办公管理制度和现代化的办公手段，不断提高办公效率，改善工作方式。在办公室工作中要建立现代化企业管理制度，落实卓绝绩效准则，激发员工的工作积极性，获取员工对企业的认同感。在办公方式上，要不断提高办公信息化水平，依托信息化技术简化办公流程，加快信息在办公部门中的传递，从而提高办公效率。

二、提高员工素质培养学习型员工

办公室工作人员的综合素质直接关系着办公室的工作效率，鉴于企业发展较快，人員流动率较高，部分企业的办公室工作人员综合素质参差不齐，其知识结构、业务能力、沟通能力等均有所差异，因此通过培训提高员工素质，培养学习型员工，成为提高办公室管理水平的有效措施。首先企业的管理者要转变思想观念，由关注结果转变为关注过程，对办公室工作人员的工作过程做评价，对办公室工作人员的表现给予肯定和鼓励，对其工作中的不足要指出，并提出改进意见，督促办公室工作人员进行改正。通过关注过程，使办公室工作人员的工作能力在实践得到锤炼，并最终达到提高办公室工作人员能力的目的。其次要强化办公室工作人员的学习意识，使其树立起终身学习的意识，进而变成学习型员工。学习型员工不仅仅是学习文化知识，还要学习企业的管理和工作方法。企业要为员工的学习创造环境和条件，办公室的管理者要善于分享信息，即将有利于员工学习的材料提供给员工，供员工进行讨论。当企业员工在工作中遇到困难时，管理者要组织办公室工作人员建言献策，构建互帮互助的学习氛围，使办公室工作人员在学习氛围中不断的成长和进步。

三、与时俱进完善办公室的管理制度

管理制度是办公室各项工作顺利开展的重要保障，管理制度内容的完善和规范，是获取办公室工作人员支持与信服的基础，因此要与时俱进，针对企业办公室管理中出现的新问题，不断完善办公室的管理制度，以提高管理制度的规范性。首先办公室管理制度要体现人性化。办公室管理工作的实质是对人的管理，体现出人性化的管理原则，有助于在管理制度中透露出温情，使员工感受到家庭的温暖，从而对企业产生归属感和认同感，进而在办公室工作中，能够以饱满的热情投入到工作中。人性化的管理原则是建立在服务员工的基础之上的，对员工的照顾会赢得员工的回报。其次办公室管理制度要体现出民主化。给予员工参与办公室管理的权利，能够有效调动企业员工的工作积极性，使员工在参与办公室管理的过程中，对企业的发展建言建策。同时从员工所反馈的信息中，可以发现办公室管理制度中存在的问题，并及时的加以改进。管理制度民主化是现代企业管理制度的一个发展方向，办公室管理工作体现民主化，是在尊重工作人员的基础上，保障员工权利的体现。最后办公室管理制度要体现责任。要在管理制度中贯彻责任负责制度，对办公室内的每一项工作都要定岗，做到专人专职专责，即每一个岗位都由专人负责。对办公室的工作内容要细化，细化其标准和执行过程，标准是衡量工作的依据，因此办公室负责人要依据标准严格的审查办公室工作人员的工作，给予其工作以评价，督促办公室工作人员积极改进自身的工作。执行过程是规范办公室管理的有效措施，要规范执行过程，就是要求工作人员严格按照执行过程进行，不得随意更改办公室的规章制度。

结语：办公室管理工作是企业管理的重要组成部分，对于强化企业管理工作，提升企业管理效率，提高企业的经济效率，都发挥着重要的作用，为此办公室管理工作的有效开展，要建立在不断完善管理制度的基础之上，通过培训提升办公室工作人员的工作意识，改进其工作行为。

参考文献：

[1]韦小柏.试论现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].东方企业文化.2014，10

[2]郑新静.现代企业办公室管理工作的优化与完善分析[J].现代国企研究.2015，16