地质勘查单位档案的标准化管理路径

张海涛

摘要：在记录真实地质工作情况方面地勘单位的档案资源起着不可替代的重要作用，各个时期的地质工作状况都可通过地勘单位的档案资源进行直观体现。本文主要针对地质勘查单位档案的标准化管理路径进行进一步探究，这对地勘单位档案管理工作的顺利开展有重要作用，同时也可促使地质档案开发以及利用工作得以顺利开展。

关键词：档案；规范化管理；地勘单位

在不断发展与进步的过程当中，我国档案管理工作已经取得较为明显的成就，但是在实际应用中还是有多种缺陷与不足，存在地质勘察单位的档案管理工作主要是在标准化方面存在一定的不足，这要求相关部门以及工作人员必须提高对该项工作的重视程度。并在结合实际的基础上，借助科学的措施与手段促使单位档案管理标准化目标得以顺利实现，这不仅可帮助后续档案管理工作得以顺利开展，同时也为相关单位的进一步发展打下坚实基础。

一、地勘单位进行档案工作规范化管理的重要性

在经济社会发展过程当中，地质工作具有一定的先行性与基础性，与社会经济发展的各个领域之间都有着不可分割的密切联系，地质工作过程当中会不可避免的形成多种档案材料，作为主要载体对社会提供服务。在不断针对地质档案进行建立健全的基础上，我们可促使共享社会化服务体系顺利构建。

不断的建立健全档案管理体系可促使地质档案的作用与价值得到最大限度的发挥，在这一过程当中，地质工作重复浪费的现象可得到有效改善，并且从根本上避免地质档案无从可查状况的出现。通过上述分析我们可以发现，地勘单位档案规范化管理工作的重要性与必要性。

二、加强地勘单位档案工作规范化管理

1.转变工作观念

地质勘查单位的档案管理工作需要从管理型逐步实现对管理开放型的转换，在这一过程中被动服务也可逐渐转变为主动服务。档案部门在较长的时间内都呈现出一种安于现状的状态，尤其是不能对新形势下所出现的情况、问题进行进一步研究。受到较差主动服务意识的影响，档案信息的作用不能得到应有的发挥，同时地质勘察单位的档案信息资源开发利用工作也没有得到相关部门以及领导的足够重视。

对收集以及保管档案的有效利用是《档案法》所提出的明确规定。在地质勘察单位不断深化改革的过程当中，档案工作必须结合自身实际情况实现对服务的转型。与地质科技、施工以及多种经营工作之间的关系必须保持不断密切的状态。将更好地服务工作提供给一系列档案管理。

2.健全规章制度

地质勘查单位档案工作要做到有章可循，有法可依。要根据地质勘查单位的实际情况，对文件材料、地质资料、会计凭证、账薄、报表等，建立一套完整的管理制度，即严格按照《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》、《归档文件整理规则》、《地质资料管理条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》等分别建立地质勘查单位的文书档案、科技档案、会计档案的管理制度，进行规范化管理，加强档案基础业务建设，保证各类档案的完整、齐全。

如对会计基础工作进行规范化管理时，应考核会计档案管理是否符合《档案法》、《会计档案管理办法》规定，有无档案管理安全防范措施，会计档案资料的装订、归档、调阅、销毁、管理有无制度可循。

地勘单位申报资质必须提供的管理制度、建制文件材料、地质工作质量、项目管理、公文处理、档案工作、财务管理、劳动人事管理、安全生产、设备管理等近十年的归档文件。又如：对会计基础工作进行规范化管理时，应考核会计档案管理是否符合《档案法》、《会计档案管理办法》规定，有无档案管理安全防范措施，达到考核标准应有一套严格的管理体系，并建立相应的制度加以规范。

3.加快信息化步伐

（1）建设档案信息资源总数据库

档案信息化的核心是建立适应地质勘查档案工作特点和发展趋势的大型的“数据仓库”。

①在档案多媒体全文数据库的基础上，建立一个中心数据库。按档案存址分有商业地质勘查项目和地质勘查基金。按档案载体分，有文书、照片、声像、多媒体等；按检索类别分，有档案目录数据、专题目录数据、资料目录数据、文件目录数据、档案全文数据、电子文件和电子档案等。

②建立目录数据。包括部分重要档案或利用率较高的档案全文数据，所有的照片、图片等。

③这个数据库要有完备的输入和输出系统，也就是说能有效地解决数据的加工、识别、接收、传输、存储、保密、整合、迁移、发布和利用。

（2）完成地质勘查档案目录的计算机输入和建立完善的计算机检索体系

根据提供利用的需求。做好档案目录的输人工作，使“数据仓库”丰富起来，使利用更加方便起来，着重对年度地质勘查报告进行清理、输入。同时对资料目录进行输入。建立健全计算机检索体系，使档案信息资源检索方便、快捷、准确。

档案数字化就是将档案馆（室）藏的各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案信息，通过计算机技术转换成能被计算机系统识别、处理的档案信息，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传送，进行地质档案的在线查询。这可以实现地质档案信息资源无损利用，实现地质信息资源社会共享，有助于加快地质工作进程。

4.加大基础投入

长期以来，一些地质勘查单位在激烈的市場竞争中忙于生产经营忽视档案工作，往往以资金紧张为由，不愿向档案工作投入更多的建设经费，给档案管理工作带来很大的负面影响。地质勘查单位档案工作要发展、管理水平要提高，就需要不断增加对档案工作的投入。

（1）按照档案库房建设规范的要求，改造或新建档案库房；

（2）更新档案装具，配备必要的档案柜及现代化的档案密集架；

（3）购置现代化管理所需的计算机、复印机、碎纸机、空调机、去（增）湿机、扫描仪、数码照相机和数码摄像机等。

5.提高综合素质

地质勘查档案部门要切实将以人为本的理念融合到档案工作中。为使档案得到有效管理。根据地质勘查单位的实际情况，一方面要鼓励档案管理人员积极参与当地档案部门举办的各种培训班。认真学习档案理论知识、档案业务知识、档案现代化管理知识以及与档案相关的法律法规知识。这样不但能使档案管理工作人员有机会系统地学习这些知识。

还可以及时发现并纠正工作中不规范的地方，使档案管理水平得以全面提高；另一方面要为档案管理人员自学深造提供便利，适当给予物质奖励，以充分调动其工作积极性，使其能够自觉地加强创新知识的学习与研究。加强现代科学技术知识的学习与吸收。用科学发展观来统领档案工作，不断增强政治理论素养和业务素质，为地质勘查工作的发展更好地服务。

结语：

这些档案资料是地质工作历史最真实的记录，客观地反映了各个历史时期地质勘查单位社会、政治、经济、文化等各方面的情况。真实地记录了地质工作的进程和变化，是不可再生的资源和十分珍贵的财富。搞好地质勘查单位档案规范化管理工作，有助于加快地质工作进程，更好地为社会主义建设提供地质信息服务。

参考文献：

[1]金丽双.地质勘查单位档案管理工作问题浅析[J].科技风，2015（9）：237-237.

[2]李筱雯，张庆利.地质勘查单位人事档案创新发展探析[J].中外企业家，2014（8）：106-108.