浅谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作

李宪章

摘要：对机关事业单位而言，人事档案管理工作是培养人才、组织选人用人的重要依据。目前，由于我国机关事业单位改革进程的不断加快，改革层次的不断拓宽，机关事业单位的人事档案管理工作正面临着前所未有的新挑战。基于此，本文就新时期如何做好机关事业单位人事管理工作进行了分析，并提出了有针对性的改进措施。

关键词：新时期；机关事业单位；人事档案管理

引言

人事档案管理是机关事业单位的基础性工作，在机关事业单位的运行中发挥着不可替代的作用，同时其也是单位人员办理工作调动、职务职称晋升时的重要依据。机关事业单位人事档案直接记录着机关事业单位的人事管理活动，是客观反应职工个人情况的真实记载，与职工的日常工作及生活息息相关，是职工享受各种社会待遇的有效依据。新时期，做好机关事业单位人事档案的管理工作，很够更好地推动我国人事档案管理体系的建设，有效提升机关事业单位人事档案的利用效率，对于个人能力的实现、单位未来的发展以及社会的综合发展均具有十分重要的意义。

1.机关事业单位人事档案管理工作中存在的主要问题

1.1重视程度不够。

人事档案管理工作的沉闷性和单调性，对档案管理人员的业务水平和工作能力提出了很高的要求。人事档案管理作为机关事业单位运行中的一项基础性工作，与单位的工作业务没有直接的关联，与其他核心管理部门相比，并没有引起单位足够的关注和重视。很多单位容易忽视人事档案的管理工作，对档案材料管理的硬件设施投入不足，档案管理缺乏必要的设施设备。同时，我国很多单位对档案的管理工作是阶段性的，仅仅是为了应付上级检查，缺乏对档案系统性、持续性的管理，导致机关事业单位人员对档案管理工作的参与度不高，严重制约了档案管理工作的有效开展。

1.2管理机构不明确。

目前，机关事业单位的人事档案，有的在组织部门，有的在人力资源和社会保障部门，也有在上一级行业主管部门，还有在各单位人事部门等，无统一规定。致使部分机关事务单位工作人员自己搞不清楚本人的档案在哪里，更不知道自己的档案是否完整，一遇到工作调动、职务职称晋升等，还得自己承担档案不齐全的责任。

1.3管理制度不足。

一些单位也制定了一些相应的管理制度，但对于人事档案的管理工作仍缺乏统一的章程和规范，实际执行力度不大，档案资料没有按要求进行分门别类和规划整理，管理制度的规范要求也过于浅层化和松散化，具有较大的活动空间，个别人员在操作上容易打擦边球，起不到实际上的监督与督促作用，从而导致了管理工作达不到预期的效果，给新时期人事档案管理工作带来了极大的不变以及人力物力的浪费。

1.4技术水平落后。

与传统的管理方式相比，高技术的人事档案管理更加简便、快捷，并且费用成本较低。目前，少数事业单位已经将在人事档案管理工作过程中运用了高科技，但是，大多数事业单位仍然固守传统模式，使用纸质保管手段，即使运用高科技进行信息化的管理，也可能由于专业水平受限，人事档案管理工作仍然停留在简单地将档案类目和编号录入系统中，档案资料管理技术落后。

1.5业务水平不高。

各单位的人事档案管理人员，档案专业出身的人员较少，在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面还有一定差距，队伍整体缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，人才队伍不能适应档案网络化建设和人事档案事业发展的需要。

1.6参考性和借鉴性较低。

虽然一些机关事业单位已经完善和改进了人事档案管理工作，但是人事档案资料的可参考性和借鉴性仍有待提高。由于档案管理工作的科学性较低，管理方法杂乱无章，管理效果受到极大的影响，降低了管理效率。科学有效的管理机关事业单位的人事档案有利于人事工作的开展，为单位和人民服务，所以提高档案资料的可参考性和借鉴性是很有必要的。

2.改善机关事业单位人事档案管理工作的有效措施

2.1增强人事档案管理意识。

各机关事业单位要高度重视人事档案管理工作，将人事档案工作放到向党的事业负责、向干部个人负责的高度来对待，人力、物力和财力方面提供大量的支持。要成立专门的人事档案室和档案管理机构，建立人事档案管理达标升级考核机制，对档案管理工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，不断推进人事档案管理工作的有序开展。同时，管理部门也要重视人事档案管理工作，提高认识度并落实到实际当中去，实行一定的激励制度，促进人事档案管理工作人员积极性的发挥，且还需定期考核和指导人事档案的相关工作，促进事业单位人事档案管理工作的制度化、信息化、科学化。

2.2明确人事档案管理机构。

在当前信息化时代，也应对机关事业单位人事档案管理的平台、数据进行整合，建立或集中统一、或分类管理的人事档案管理机构，让专门机构、专业人员管理人事档案。更重要的是，要有双向联动机制，人事档案管理机构可及时督促单位、个人及时将相关资料入档；机关事业单位干部职工也可以查询自己的个人档案是否完善，便于及时充实、完善，保证个人档案的真实有效。

2.3提高档案管理的信息化程度。

需根据机关事业单位干部管理的实际需求，引进合适的软件系统，建立并完善人事档案信息数据库，不断摸索人事档案应用软件与实际工作的结合点，制定规范的工作流程，认真做好新增材料的分类、扫描、录入等工作，及时对干部基本信息进行更新，实现信息整合和资源共享，不断提高档案管理工作效率。

2.4完善档案管理项目。

由于新时期的人事档案管理项目已不能满足社会的需要，所以必须要打破传统的人事档案管理方式，创新和转换人事档案管理方式，以适应时代发展的要求。新时期人事档案管理项目需具备的特点是更加全面、真实有效，需在已有人事档案信息的基础上，增添更多的人事档案资料，并归类整理这些信息，为机关事业单位吸收高素质人才提供有效的途径。

2.5培养高水平的人事档案管理人员。

隨着人事档案管理工作的信息化和科学化，从事人事档案管理工作的人员素质要求也会进一步提高，想要提高人事档案工作的质量和效果，培养高素质、高水平的现代化工作人员，就需要加大人事档案管理工作的培训工作，提高员工对人事档案管理工作的认识程度，提高人事岗位的招聘标准，吸引高素质的人才从事人事档案管理工作。

2.6引进先进的档案管理技术。

由于事业单位人事档案管理工作比较复杂，档案管理人员的管理难度较大，所以相关部门要投入较多的经费，引进先进的技术或设备，改进档案管理的方式和手段。运用计算机系统对人事档案进行信息化的管理，在提高档案管理工作的效率同时，有效降低成本费用。同时，还需完善人事档案管理工作制度，按照档案管理制度对档案资料信息收集、保管日常、分享借阅和开发利用等工作进行规范，进而为其他部门的各项工作提供参考和借鉴。

2.7完善人事档案管理制度。

机关事业单位人事档案管理制度的完善，是新时期对人才管理的需要。各单位要按照人事档案管理工作的职责和要求，对人事档案管理工作进行发掘和深化，逐步建立健全人事档案管理各项规章制度，包括人事档案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、调动制度、移交制度等，使人事档案工作有章可循、有据可依，同时，要加大监督检查力度和各项制度的执行力度，不断提高档案的规范化管理水平。

3.结语

新时期，随着社会深入改革的推进，由于机关事业单位人事档案管理工作面临着许多新的挑战，导致档案管理工作非常容易被忽视。基于此，各机关事业单位需不断提升其相关人员的专业技能及综合素质，完善认识档案管理制度，引入先进的管理体系，提高档案管理的信息化程度，全面提升相关档案管理人员的综合业务水平，确保人事档案的参考性及借鉴性。

参考文献：

[1]陈莉.浅析如何做好事业单位人事档案管理工作[J].工作指导，2016（24）.

[2]程力.浅谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].才智，2016（13）.