商务智能在藏品管理工作的探索

严玮

随着社会现代化的飞速发展，计算机信息技术在社会的各个领域都得到了普及和应用。作为社會文化领域的重要组成部分，博物馆及纪念馆全面利用计算机信息技术对藏品进行现代化的数字管理势在必行。在藏品管理工作中对藏品相关信息的业务需求扩大，需要探索建设“实用、方便”的数据库，商务智能很好的融合了先进信息技术与创新管理理念，通过集成的数据进行加工并从中提取能够创造藏品价值的信息，推动藏品管理模式的创新。

一、自助式商务智能在藏品管理中的必要性、技术考量及工具选择。

在新的信息时代下，Big Data、大数据这些名词都在大家的身边不绝于耳的响着，据著名的商业调查公司Gartner发布在2014年information management in the 21st century的商业调查报告显示现今85%的信息资料量来自新的资料类型，资料量每五年会增长10倍，若能整合高价值、多元化、新的资讯类型及资料来源至新的现代化资讯管理平台，这将让他们的成长可超过其他同类20%以上。但现今在藏品管理资料世界面临的困难是，资料来源于多处，资料数据量庞大，复杂性与日巨增，可是痛苦的地方是我们的处理时间随着竞争力的提升而缩短，所以我们如果不能把馆藏资料加以正确的判断和分析，将资料转化成发人深省的见解使所有的人都能获得有用的资讯，进而做出正确的判断，这将是非常大的遗憾。

新形势下迎接信息化带来的挑战，扎实有效地做好藏品信息采集工作，是数据化工作的关键，大量的管理工作需要用数据说话，意识到数据的重要性，我馆的藏品数据化工作已有10多年的积累，积攒了大量的藏品数据，基本实现了通过核心的藏品管理业务来实现初步的藏品数据信息化，在实际的工作中，深刻意识到数据的重要性，为了达到藏品管理工作的科学化，需要通过管理藏品的数据信息中建立一定的管理系统来实现业务工作的流程化，对业务工作进行分析和监控，这就需要利用商务智能项目最终实现通过计划、执行、监控、分析统计的科学化工作，更好地为藏品管理工作目标的调整、决策打下坚实的基础。

1.自助式商务智能在藏品数据管理中必要性

在传统藏品的数据管理中也遵循着著名的“二八原则”，即80%的日常报表与数据分析由IT人员在藏品管理系统提供，可以称之为企业商务智能（Corporate BI），另外的20%总是处在等待IT人员开发中或是不在考量范围中。传统的藏品数据管理可以称之为技术式数据管理，数据的分析结果或报表呈现通常都是由IT人员或数据分析师制作完成后交给藏品管理者与使用者。这种方法碰到的困难是藏品在实际管理和应用中会得到各种数据，此部分数据来源多而且复杂，数据模型构建比较困难，而且分析维度难以调整，造成我们的报表与数据分析较不具弹性。所以藏品管理者有一些临时性报表和分析的需求时，通常都不能马上得到。所以找到一种自助式商务智能（Self Services BI）藏品数据管理模式是值得大家探讨和研究的，毕竟只有藏品的实际管理者与使用者才知道自己需要的是什么。

根据BRIC商业调查公司2014年10月25日公布的商务智能调查报告，自助式商务智能（Self Services BI）的使用者以55%使用量力压企业BI、移动BI、协同BI、视觉BI、串流分析BI、云BI成为数据分析的主流。之所以自助式BI使用量位居第一，主要是因为在时间和成本的因素下，使用者都希望自己去制作报表与数据分析，不必过分的依赖IT人员。

2.自助式商务智能构建的技术考量

在这种模式下数据的创建者和使用者是藏品实际管理人员，此部分人员没有专业的IT知识，因此创构建思路必须使用大家都熟悉、简单而且高效的工具以减少软件采购与人员学习时间成本。此时首先想到的便是一亿办公室工作者都在使用的数据工具Excel。但有几个问题似乎难以解决，Excel最大只能容纳6万条数据、没办法做多维分析、各种藏品管理系统导出的数据都是静态的，好容易做好报表后随着数据的录入，需要再次导出处理数据、如何处理与同事协同工作、如何发布于网络与大家共享。如果能解决好这些问题，那么基于Excel的BI就是最具CP值得解决方案。

3.藏品数据自助式商务智能的生命周期与Excel Power BI的组成

使用自助式 BI进行报表制作与分析大致可以分为三个阶段，数据萃取、数据建模与分析、数据视觉化三个阶段。Excel Power BI是由Power Query、Power Pivot、Power Map、PowerView四大工具组成，在Excel2016中已经内置。而Excel2010与Excel2013需要下载安装。Power Query、Power Pivot用来获取藏品数据，两者均可萃取百万行数据，数据类型包括了文件夹、sharepoint清单、网页、AD、非结构化数据库、结构化数据库、文件、报表服务、云数据等几乎所有的我们能想到的所有数据类型，两者区别最大的区别在于Power Pivot采用的是内存计算模式（In Memory Calculation），会将数据加载到内存进行建模和计算，这种处理方式有这极佳的处理速度。Power Map、PowerView用来实现藏品数据视觉化。

二、excel power BI在藏品管理工作中的实际应用

在对藏品数据开始分析前，你必须先知道自己想要了解的问题，并且拥有能够得出答案的相对应的数据，Power Query与Power Pivot能够快速获取、变更数据类型并且将数据整合到同一地方。（相关操作：数据>新建查询，或Power Pivot>管理）

1、藏品工作中各类账本的建立与分析图表的制作（以最常用的基于SQL Server开发的藏品管理系统为例）

打开Excel Power Pivot如图简单的几步与藏品管理系统的数据库建立连接，找到藏品明细表后，选择需要的字段载入，根据需要选择数据透视表中对应选项后打开。呈现在眼前的是平时比较熟悉的Excel数据透视表，只需将需要统计的字段拖入行、列、值中配合切片器做筛选，通过不同的组合能生成各种动态报表，双击数据透视表中的数字后便可以得到想要的藏品总账、分类帐、分库帐等报表。

2、藏品的富媒体资料与藏品信息数据的多维分析

为了直观的记录文物藏品的形象和状态，在藏品登记工作中，不仅需要录入藏品的基本信息，还需要拍摄不同角度的照片、视频，通过对藏品的影像信息的采集，进行统一管理和存储。大部分藏品管理系统只支持的藏品文字信息、照片信息的管理。随着信息化工作的推进，影像设备的普及，有时还要为藏品制作视频资料、3D全景等。此时便会碰到新型富媒体信息管理的问题。

以照片和视频为例，可扩展至任何形式富媒体与任何新型藏品信息，我们只要把这些信息的所在位置共享即可，找到数据库中相对应藏品文字信息表建立查询，同时找到照片与多媒体资料之文件夹建立查询，通过两次合并查询用存放位置做关联后，我们可以得到藏品数据、照片清单、与视频清单的多维数据模型（图三），从数据透视表选择数字表中需要呈现的字段、照片、视频之存放路径，再通过公式“hyperlink”将照片与视频路径转换成超链接，点击照片、视频的超链接便可显示出对应的内容（图四）。

3、数据视觉化在藏品展示推广中的应用

纪念馆所蕴含的珍贵藏品资源，都需要通过陈列展览进行展示和推广，盘活馆藏的文物資源，让文物活起来，进行馆际交流，扩大影响。随之而来的困难便是如何计划安排展览的地点与内容，此时就需要有一张地图动态的显示展览的省市、区县，甚至是展览时的对应的藏品明细，以便我们工作安排。

在excel中选择数据后点插入，选择三维地图，

再点新建演示，拖动你的展览信息统计表中的相应字段至栏位，即可动态生成省、市县、甚至街道地方对应图表，如果将统计与明细建立关系还可得到，各展览在各地方之对应藏品明细。

总结

采用B/S、C/S构架的藏品管理系统，完全独立开发出三个案列之功能都是一件非常复杂的事情，甚至不可能实现。但是，以上的操作都没有用到任何代码，只用了两个Excel中简单的公式用于生成超链接与显示图片，其余的操作完全通过鼠标完成，普通的藏品管理者完全有能力实践。行业的博物馆、纪念馆的相关从业人员，也应该顺应潮流，不断充实自己的专业知识，新形势下的藏品管理者，应该摆脱“看东西的”、“管仓库的”等等词语对现有工作的描述，毕竟宝贵的藏品资源史料都在我们手上，只有对馆藏文物史料料了解的更多，如何找出史料之间的关系，研究的更全面，我们才能做的更多，做的更好，使用自助式BI使我们以前认为不可能的事，现在只需要简单的操作便可实现，这样便可以将传统的藏品管理与信息化时代下的数据管理、数据信息化紧密结合，根据多种工作需要进行相关特性的展示和数据处理的过程，让藏品数据“活”起来，把藏品背后的故事挖掘出来使人民群众走进伟人，利用数据通过分析能使纪念馆的红色品牌更亮。

参考文献：

[1]王宏钧，《中国博物馆学基础》，上海古籍出版社，2011年。

[2]安廷山，《中国纪念馆概论》，文物出版社，1996年。

[3]中国博物馆学会，《回顾与展望：中国博物馆发展百年》，紫禁城出版社，2005年

[4]徐士进、陈红京、董少春，《数字博物馆概论》，2007年4月第1版。

[5]刘英、张浩达《数字博物馆的生命力——2007年北京数字博物馆研究》，2007年11月第1版。

[6]北京希望电子出版社，《Excel高效办公：数据处理与分析》，2017年11月，

[7]马世权，《从Excel到Power BI：商业智能数据分析》，电子工业出版社，2018年2月。