办公自动化视角下的文书档案管理工作探讨

薛丹

摘要：文书档案管理是辅助各个单位开展工作的并进行决策的工具，在单位可持续发展中占据着重要地位。随着信息技术普及各行各业，一些创新性的办公模式进入到人们视野当中，其中较为典型的就是办公自动化。在办公自动化生态视域下，文书档案管理发生了较大改变，从管理体制、管理方式到管理理念都发生了变革。信息技术具有强大的影响力和渗透力，不仅会改变人们以前进行文书档案管理的思维方式，也会给文书档案管理和利用工作带来最突出、最强烈的冲击和变革，因此，有必要对数字档案加以探讨和分析。

关键词：数字档案；办公自动化；模式；档案管理

文书档案价值在于，其记录了一个单位从产生到发展的各项工作记录，是记录单位历史的重要凭证。现代信息技术的不断发展与更新，使数字档案应运而生，这是生产生活方式发生重要改变的必然结果。在办公自动化环境下，数字档案逐步成为单位整个档案体系中的重要部分和主要存在形式。除此之外，数字档案也存在较为显著的特点，加之信息技术的技术性较强，这就给文书档案管理工作带来了新的挑战。因此，如何在办公自动化环境中，探索出一条最适宜数字档案保管的路径，是档案学界重点研究的命题之一。笔者以办公自动化为基点，探寻数字档案管理的规律，从规律中找出问题并提出对策，以期为数字档案管理模式的研究和创新提供借鉴。

一、数字档案管理概述

办公自动化改变了档案的利用形式，使数字档案逐步成为信息环境中档案管理和利用工作的主要存在形式。它是相对于传统纸质档案而言的，不同学者就不同的研究角度对数字档案的概念进行了界定[1]。笔者认为数字档案主要指档案管理人员依托现代信息技术，对传统纸质档案进行数字化处理，或者对产生于计算机和网络中的电子文件进行整理后产生的信息资源的总称。数字档案管理作为一种新兴模式，具有传统管理模式所不具备的特性。

首先，数字档案管理依托于丰富的实体档案。实体档案经过数字化处理手段后才能变成数字档案，进而转换为可供计算机辨别、管理，能够直接在互联网环境中加以使用的信息资源。可以说，数字档案就是实体档案的副本，只不过在表现形式上有所不同，二者是相互联系、相互依存的有机整体。

其次，数字档案管理充分体现了资源共享性。“互联网+”环境下，信息资源都能够迅速的被传播和共享。档案管理人员对数字档案进行管理，既能够使本单位的其他工作部门迅速在网络上检索到先关档案，也能供其他需要使用该档案资源的人适用，极大拓宽了档案利用渠道，扩展了档案内容利用效率，为使用者检索并利用档案信息提供便捷、高效的路径。

最后，数字档案管理占用现实空间小。档案数字化过程就是对信息进行二进制编码的过程，信息经过数字化充分被压缩后存储到相应的空间当中。它不需要过多的现实空间，只需要一台高性能计算机就可以实现一站式存储、管理和利用，极大的节约了场地，突破了空间的限制。

二、数字档案管理存在的短板

（一）缺乏专门的数字档案管理制度

部分单位在对数字档案进行管理时沿用传统管理制度，没有根据办公自动化的特点以及数字档案的特性制定专门的管理机制，导致数字档案管理工作与单位其他工作脱节，甚至一定程度上阻碍了数字档案建设[2]。例如，如果缺乏统一的档案数字化标准，则使得纸质档案在数字化过程中质量参差不齐，无法与数字档案管理顺利衔接。同时，在责任落实机制和考核机制上缺乏具体的内容，管理人员具体执行工作的质量不高，实践中频繁发生数字档案遗漏和损坏的问题，数字档案应有的价值没有发挥出来，其完整性、真实性遭到削弱。

（二）数字档案管理的安全性有待提升

数字档案涉及单位日常活动的方方面面，里面有大量包括个人隐私、文件机密的内容，一旦被不法分子利用黑客或木马等技术侵入，则很容易发生安全隐患。例如，实践中部分单位由于没有构建起安全保障体系，导致不法分子利用网络漏洞侵入到数字档案管理系统中，窃取、篡改数字档案中的数据内容，数字档案泄密事件屡屡发生。除此之外，部分单位工作人员在计算机技术水平上欠缺，对进库的数字档案不加以查验，导致在数字化过程中已经感染病毒的數字档案进入到系统中，最终导致数字档案管理系统的整体崩盘。

三、做到数字档案管理的对策

（一）健全数字档案管理机制

一方面，档案管理部门要加强部门间的沟通协作，根据各个部门的管理实情，由单位制定统一的数字档案管理制度，实现数字档案一体化管理[3]。通过健全管理机制，使数字档案从整理、处理、归档到审查利用都能更加标准化和规范化。同时，通过统一的数字档案业务操作流程，明确数字档案的录入标准、归档流程和编目，严格要求工作人员执行数字档案管理和利用的操作标准。另一方面，从人力资源角度制定考核机制和责任落实机制，通过细分业务流程的方式将岗位责任落实到具体人员身上，通过责任机制转变档案管理人员的管理意识，提升服务质量，打造一支综合能力强、纪律意识高的数字档案管理队伍。总而言之，单位档案管理机制的健全没有一个固定的模式，只有抓住当前数字档案管理中的主要矛盾，才能最大限度的使各项工作内容落实到实处，数字档案管理工作才能呈现出崭新的面貌。

（二）安全保障体系建设

数字档案是伴随互联网、计算机等高新信息技术而产生的全新档案形态，它对网络环境的依赖性以及信息的可分离性决定了数字档案在管理中是存安全风险的。因此，单位有必要通过一系列措施构建一套强有力的安全保障体系，确保信息化建设成果。一方面，要做好病毒防范工作，运用防火墙、文件秘钥以及网络云备份等工具，防止木马和黑客侵入导致数字档案内部的数据破坏和丢失。同时，档案管理人员要定期更新杀毒软件病毒数据库，定期对各个数字档案进行安全扫描和检测，防止带病毒的数字档案进入到计算机和网络系统中，进而威胁计算机和整个系统的稳定和安全。另一方面，保障网络安全。档案管理人员要通过物理手段将外部网络和内部网络加以隔离，通过控制允许、拒绝和检测数据流的方法确保网络安全，阻止外部网络非法入侵。对于内网也要开启身份认证，通过访问权限的方式确认合法用户的访问，防止非法访问。

四、结语

基于办公自动化对数字档案的管理和利用进行分析研究是一项长期性、复杂性的系统工程，它是确保数字档案在现代化环境中能够完整、安全和真实的加以管理利用的重要课题。信息技术对办公环境的冲击和变革不可避免的会对文书档案管理工作造成影响，这是社会发展规律的体现。笔者认为未来数字档案管理工作进入到成熟阶段后，因更加注重数字档案的安全性、真实性和完整性。本文紧盯数字档案的发展现状，通过对比分析有关理论学说，以期能够为数字档案改革注入新鲜的理论活力。由于笔者自身资料分析能力和学术水平的有限，文中难免有纰漏之处，希望在今后可以继续研究以完善自身理论体系。

参考文献：

[1]毛英女.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].传播力研究，2018，2（18）：220.

[2]黄伟瑛.如何做好办公自动化环境下的文书档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2018（07）：31+33.

[3]林李霞.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].办公室业务，2014（03）：154-155.