企事业单位电子文件管理现状与对策分析

马晓波

摘要：随着信息化技术的不断发展，传统的档案管理模式受到了巨大的冲击，现有的“管文件”管理模式已不能适应信息化发展的需求，大数据技术的迅速发展在电子文件管理方面提出了极大的挑战，档案管理人员必须转变思想，由“管文件”向“管数据”转变。本文对企事业单位电子文件管理现状、发展历程进行了阐述并进行了分析，以期对其他单位的电子文件管理起到借鉴作用。

关键词：电子文件；管理；分析

一、从馆藏档案类型看各门类档案电子文件的管理现状

目前航空工业企事业归档的电子文件按档案类型划分主要有以下几个方面：

1.绝大多数型号和设备档案已上线PDM系统（产品数据管理系统）进行电子审签，流程发布之前文件会由档案人员将数据归档至档案管理系统，鉴于目前很多的档案管理系统无法读取三维模型的原因，从PDM系统归档至档案管理系统的图样为转换成PDF的二维图。

2.公文式的管理类档案，公文在OA系统流转完成之后由党政办公室人员归档至档案管理系统，除档案管理系统条目中各字段信息自动提取外，对应归档的电子文件包括公文、公文审批办理记录和审阅记录的截屏等均会归档至档案管理系统。

3.其余未上线PDM系统审签和OA系统的档案类型，目前仍采用由设计人员在档案管理系统Web端录入条目并上传电子版或档案员在档案管理系統客户端录入条目并上传电子版的形式归档。

目前随着航空工业信息化程度的不断推进和数字档案馆建设的不断完善，大部分单位均已建设或正在建设企业类数字档案馆，档案管理系统均已与单位主要业务系统建立了集成接口获预留的接口。

二、从馆藏电子文件类型看电子文件发展历程

航空工业企事业单位馆藏的电子文件类型大体分为可编辑的Word、扫描版的Pdf、照片形式的JPG、视频形式的WMA以及与档案管理系统集成的OA、PDM等系统直接归档至档案管理系统的固有格式几种类型。在OA和PDM系统上线之前，由归档人员上传至档案管理系统Word格式和档案人员因信息化建设需要扫描的Pdf版为馆藏电子文件的主要形式，伴随了“双套制”制度推行的整个发展历程，保存的这两种格式的电子文件一直以来在档案利用方面提供了极大的查考和参考作用，除利用档案管理系统Web端在线浏览电子全文外，归档电子文件申请发放后的再次编辑、修改为型号研制、改进改型中发挥了重要的作用。OA和PDM系统上线后，在业务系统管理的项目，数据自动采集归档至档案管理系统，建立了厂所PDM系统协同平台，实现了与主要配套研制厂档案数据的协同发放与接收，纸质档案的复制、晒兰工作大大减少，大大提高了工作效率，节约了人力、财力和物力成本。

三、企事业单位电子文件管理存在的问题与分析

虽然航空工业企事业单位主要的业务系统与档案管理系统建立了接口并可实现数据的自动采集归档，但随时单位信息化工作的不断推进，若各个管理系统将来均与档案管理系统建立接口并实现自动采集归档，即使技术层面可以实现档案管理系统本身也不一定有这么大的承受能力。随着“10号令”在各个单位的全面推广，是否有电子文件归档范围未纳入档案管理业务也是我们亟须梳理的问题。

1.档案信息化程度有待进一步提升，目前只有绝大多数型号档案和大部分设备档案在PDM系统中运行，应可能的将更多的档案类型纳入系统中。

2.很多单位OA系统已上线多年，系统中涉及很多种业务流程，在系统中流程已完结并归档的数据众多，但因业务分工的不同，此类数据均由信息化部门负责备份与保管，档案部门甚至很多模块中的内容都无法浏览。在诸如此类的管理系统中电子文件的管理仍采用“系统谁负责维护、电子文件谁负责管理”的原则，业务部门在技术上更适合管理，档案部门在能力上存在不足、在责任上也担当不起，本单位曾经发生过OA系统中有几天的所有流程数据丢失且无法利用备份恢复的现象。

3.借助文件材料归档范围和保管期限表的编制对各门类档案的归档进行重新梳理的现状，扩大电子文件的归档和管理范围。能利用档案管理系统进行管理的可纳入档案管理系统进行管理，对游离于档案管理系统之外的，可在相应的系统中建立归档节点，数据仍由各业务部门负责管理和维护，档案部门采用定期监督和检查的方式查看电子文件的管理情况。

四、小结

随着计算机技术、信息技术以及多媒体技术的迅速发展，各企事业单位的信息化水平不断提高，对产业结构的优化升级、工业化、现代化起到了巨大的促进作用。传统的档案管理模式已不能适应新形势下时代对档案管理的要求，档案管理人员应充分利用现代信息技术、数字化手段，以档案管理系统为核心，对电子文件和数字档案信息资源进行收集、整合，通过高速宽带通信网络设施连接和提供利用，实现资源共享，使档案信息资源的管理和利用更大程度的满足科研生产的需要，缩短产品的研发周期。档案人员应在信息化条件下主动作为，将档案管理环节嵌入到各信息系统中，否则，功能越来越强大信息系统如PDM、OA等将替代档案管理系统的功能；档案部门的职能和地位将逐步被边缘化。