大数据时代下城建档案管理信息化面临的挑战和途径探索

汪铃涵

摘 要：信息科学技术的不断发展为当前人类社会的生产、生活带来了巨大的变革，不仅仅提高了现代化社会发展进步的步伐，而且从根本上对人们的思维方式和思想方式产生了影响。数据、信息成为掌握时代命脉的关键，大数据时代下企业、社会的发展竞争是效率的竞争、速率的竞争，本文主要对大数据时代下城建档案管理的信息化发展进行分析、解读，一方面认清形势及当前面临的主要挑战，另一方面在此基础上提出全面提高信息化管理的有效举措。

关键词：档案管理；信息化；大数据；途径探索

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）20-0006-02

大数据时代的到来掀起了新一轮的社会变革，信息科学技术的进步彻底改变了日常的生产、生活，其价值一方面体现在海量数据的存储、保留，另一方面体现在对所存储数据的智能化处理与应用上，为人类的发展进步提供了强大的技术支持。传统的纸质化档案管理在大数据的时代语境下也发生了革命性的改变，城建档案记录、记载了城市变革发展的历史，发展城建档案管理信息化势在必行。

1 城建档案管理的信息化发展与大数据时代的档案管理

城建档案是城市发展的笔记，具有重要的记录、参考等价值和意义，近年来，随着计算机信息技术的逐渐普及、发展，城建档案管理开始步向信息化。“城建档案管理工作可以为突发事件提供应对依据，对保证居民的生命财产安全有着非常重要的意义，可以很好地维护城市安全，更好地为城市生产生活提供良好的秩序保障”[1]，具有重要的现实意义和实用价值。城建档案管理的信息化发展一方面是客观信息技术发展的推动，还有一方面源自档案管理工作本身的需求和需要，尤其对于城建档案管理来说，信息化发展势在必行。

城建档案涉及到的内容非常广泛，在时空分布上也比较分散，传统的纸质化档案管理形式和方法已经远远不能满足城市的迅速发展和社会日新月异的变化给档案管理工作需求。城建档案在内容上涵盖城市发展过程中所涉及到的方方面面的数据、图表和各种文件；在时间维度上包括城市整体规划设计、城市施工建设等各个阶段所产生的材料；在门类上大体可划分为三大类：“①城市勘测类，包括水文地质、工程地质、地形测量、控制测量；②城市筹划类，涉及总体规划、详细规划、国土规划、规划基础材料；③属于城建管理类，土地管理、地名管理、建设用地规划管理、建筑工程管理”[2]。城建档案管理的信息化不仅仅能够满足大量数据的精准、永久性存储，而且能够极大地丰富数据材料存储的形式，在传统纸质化的基础上运用信息化技术，能够实现由静态存储到动态存储、由二维数据记录到多维空间保存的转变，这对于档案管理来说具有巨大的变革意义。

2 大数据时代下城建档案管理信息化面临的主要挑战

现代科学技术的发展是一个漫长又曲折的探索过程，利用计算机信息技术的信息化管理亦是如此，在城建档案管理信息化取得不断发展的同时也不可避免地出现了一些问题，大数据时代下城建档案管理信息化面临严峻的挑战。

相较于传统纸质化的城建档案管理，要想发展好城建档案管理的信息化就要形成整体规划与方案，有一套完整的数据库建立方案并形成相对成熟的数据存储系统。城建档案记录着城市规划、建设的点点滴滴，在运用数字信息技术对其所涉及到的数据进行电子化、信息化管理时，不再实地记录现场资料，对部分现场产生的数据材料后期要进行电子录入，这就要求有效衔接现场与录入两个工作环节。当前城建档案管理信息化面临的一大问题就是数据信息管理缺少系统性和有机性，数据虽然已输入计算机，但整体上没有统一管理，没有对录入数据进行分门别类的管理，在调用数据的时候无从下手，数据存储不够科学。

高性能计算机硬件设备的缺乏和高水平专业人才的短缺成为当前大数据时代下城建档案管理信息化面临的又一大挑战。城建档案本身具有数据群庞大、门类繁多等特点，要想较好地保存城建档案材料，需要相关的输入设备灵敏、耐用，存储设备容量大等等，这在档案信息化管理建设的初级阶段还尚未实现。除了硬件配备上的落后，当前从事城建档案管理的人员也普遍具有年龄大、学历低、接受新事物能力差等特點，通常来说档案室工作人员在专业知识和业务能力等方面都相对较弱，在信息化管理时代必须全面整改档案室管理队伍。

另外，现在城建档案管理的单位、部门不统一，“部分地区的管理部门是住房和城乡建设局下设的房地产管理处、档案馆等；部分地区的管理部门则是各个行政管理部门之下设的独立档案室；还有一些管理部门是档案局下设立的二级科室”[3]，这对大数据时代下城建档案管理信息化发展也是一大挑战；责任主体的多元、混乱，一是会直接影响档案管理工作的效率，二是一旦出现档案管理方面的问题就容易出现推诿扯皮的现象，分工混乱必然导致责任意识较弱、工作不到位。部门之间的混乱还在无形中延长了数据、材料存储、应用的时间，人力、时间和精力上的消耗都不利于城建档案管理信息化的发展。

3 加强城建档案管理信息化建设的有效举措探析

城建档案管理在城市发展、社会发展中的作用不言而喻，“城建档案工作如何跟上经济建设步伐，跟上城市的快速发展，迅速、有效地对馆藏档案进行管理和利用，充分发挥城建档案在经济建设中的信息资源作用，是信息时代城建档案馆面临的新挑战，同时也是档案管理模式向信息化、现代化转变的机遇”[4]，针对当前大数据时代下城建档案管理信息化发展过程中面临的挑战和暴露出来的一些问题，采取积极有效的措施，全面推动城建档案管理的信息化建设。

为充分满足大数据时代的数据、材料管理需求，应在硬件设备上去进行更新、完善，扫描仪、数码相机等输入设备是实现档案管理信息化的基本设备支持，虽然前期需要投入一定的设备资金，但其后期会帮助节省大量的时间和人力。在选用输入设备时要考虑原材料的特性和特点，同时参考不同输入设备所具备的优势性能，然后“使用扫描仪、相机、输入设备等基础设施，将传统旧时的城建档案原来的纸质文件通过扫描、图像辨认以及压缩存档等电子信息化的技术优化成电子数据，同时将原文件分类型和时间段进行仔细的区分并妥善管理”[5]，有的资料数据以表格形式来存储会更直观、更明了，有的则需要采用动态形式存储才能更生动、更形象，选择合适的输入设备和存储形式至关重要。

安全性是信息化时代所面临的普遍难题，大数据时代下城建档案管理的信息化发展也面临这一巨大挑战；传统的纸质化档案存储、管理面临的重要问题是档案材料的丢失或因时间久远、存储条件等导致的字迹不清等，信息化档案管理工作中的安全性主要是指材料的盗取，多半是技术性的丢失。这就要求在进行档案查阅时做好档案的保密管理工作，“查阅的电子档案项目要与正在设计的工程项目内容相同，且要经主管领导及项目负责人批准，方可查阅”“要根据密级的情况，不可以无原则地向所有使用者提供全部查阅方式”“应根据档子档案内容的秘密等级进行有效管理，对秘密等级比较高的，不宜用拷贝的方式提供查阅”[6]。

建立完善的电子档案管理制度并对管理工作的各项流程和标准以文字的形式加以规范，既要让相关人员充分认识城建檔案管理信息化的必要性和重要性，还要详细了解各环节的具体要求；组建一支业务能力强、专业技能扎实的档案管理工作队伍，要在档案管理、城市建设、信息技术等方面都有较高的修养，同时应有正确的是非观、价值观；档案管理的意义不仅仅是对数据的正确、有效、长期存储，更重要的是能发挥这些数据、材料的应用价值，这就要求进一步提高对档案材料的分析、应用能力，在软件系统、电脑程序等方面进行开发的同时强化对档案材料不断加以应用的意识，更好地服务地区、城市的长远发展。

4 结 语

信息化建设和信息化发展为城建档案管理带来了巨大的契机，虽然大数据时代背景下的档案管理还面临各种挑战，但档案管理的信息化趋势难以逆反；最有效的提高城建档案管理工作水平的方法就是在信息化发展的过程中，从技术、理念等方面克服、解决不断出现的困难和障碍，从而推动城建档案管理信息化更好、更快地发展。

参考文献

[1]韩大林.试论新时期如何加强城建档案管理[J].中外企业家，2016（14）：197+199.

[2]聂博仑.城建档案在“城市记忆”工程中的应用分析[J].城建档案，2016（2）：35～36.

[3]姚 旭，姚紫依.大数据时代城建档案管理信息化挑战及应对策略[J].城建档案，2017（8）：14～15.

[4]龙飞斐.夯实城建档案信息化基础为数字城市建设保驾护航[J].城建档案，2017（5）：13～14.

[5]杨 沫.新时期城建档案信息化管理的问题与对策探索[J].产业与科技论坛，2016，15（18）：252～253.

[6]王 蕾.浅谈促进城建档案信息化管理与档案保密工作协调发展的措施办法[J].城建档案，2016（2）：41～42.

收稿日期：2018-6-14