单位办公室档案日常管理

摘 要：针对单位办公室档案日常管理的内容进行分析，分析当前单位办公室档案日常管理中现存的问题，突出表现在档案管理重视程度不足，档案管理工作制度不全及档案管理人员素质不高等方面，且提出针对性的单位办公室档案管理相关对策，以期能够不断提升单位办公室档案管理的整体效果，为现代企业的发展奠定良好基础。

关键词：单位办公室；档案日常管理；信息反馈

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）21-0031-02

信息化时代背景下档案管理的价值越发突出，单位办公室档案日常管理期间需要明确认识到信息收集、信息管理的重要意义，且结合日常办公室工作情况实施有序调节，切实发挥档案日常管理的价值。结合当前单位办公室档案管理的实际情况来看，多存在着档案管理重视程度不足的情况，未能够真正发挥高质量档案管理在单位管理中的促进作用，不利于现代单位整体工作能力的提升。文章将结合单位办公室档案日常管理的现状展开分析，希望能够对相关研究活动带来一定借鉴价值。

1 办公室日常管理的基本内容

档案管理系统为基础工作日常管理与使用信息的反馈，能够彰显出一段时间以来单位工作的情况，对单位进一步工作计划的制定能够产生重要影响。在档案日常管理工作中，且工作的内容具体表现在以下几个方面。

1.1 档案的收集工作

数据采集为档案工作的基础性内容，对后续档案管理工作的质量也会产生较大影响。档案管理工作期间，需要积极应用各类现代信息技术展开工作[1]。档案管理的内容不仅仅包含信息数据、文字档案等，同时也包含音频材料、视频材料以及多媒体图片材料等等，保证档案收集与整理的完整性，数据的真实性。

1.2 档案的整理工作

整理文件为档案管理工作中的具体操作内容，主要是在明确各项档案内容、类别的基础上，通过计算机技术或者人工操作的方式实施分类管理，整理编目等[2]。档案鉴定期间需要对档案的大小、保存的时间需求等进行综合分析，且为决定档案销毁时间的重要依据。

如圖1所示，即为需要对“提供利用”文档，“借出”文档的情况进行记录，结合档案数据库明确档案“销毁”的时间，需要更改的档案内容等。

1.3 档案的储存工作

档案储存工作即为档案安全保护，也是档案管理中的重要组成部分，需要保证档案的完整性与安全性，提升档案的有效利用率[3]。信息化时代背景下多应用网络对档案进行管理，档案管理期间则可以通过网络随时搜查材料，对各项档案信息进行核查，且需要保证网络的安全性，避免信息泄露对单位发展产生阻碍性影响。

2 单位办公室档案日常管理中现存的问题分析

单位办公室档案日常管理期间，多存在着档案管理重视程度不足，档案管理工作制度不全及档案管理人员素质不高等方面问题，影响着日常档案管理的整体效果。

2.1 档案管理重视程度不足

档案管理机构管理档案的重视程度将会直接影响整体工作的质量，但是当前很多机构档案管理期间多存在着档案管理认知程度不足，未能够认识到档案管理对单位发展所能够产生的影响等相关问题[4]。档案管理期间认为主要不泄露信息即为“管理”，整体的档案管理工作价值未能够得到彰显。

2.2 档案管理工作制度不全

完善的档案管理工作制度能够降低各类不良问题发生率，对单位的整体性发展也能够产生重要影响。但是当前很多单位办公室档案管理中管理制度却不够健全，缺乏档案管理工作制度，档案归档工作不够科学，档案未能够及时归还等问题发生率较高。

2.3 档案管理人员素质不高

档案管理工作具有专业性、复杂性的特点，对档案管理人员专业能力、职业素养提出了较高的要求。但是当前单位办公室档案日常管理期间却存在着管理人员专业素质不足的情况，办公室档案管理人员工作经验匮乏，专业性档案管理知识与技能难以满足要求，整体的档案管理效果不佳。

3 单位办公室档案日常管理的方式分析

单位办公室档案日常管理期间，可以通过注重信息资源开发，强化管理理念，健全档案管理制度，提供优质服务及融入网络信息技术，加强业务培训等方式，切实发挥档案管理的价值。

3.1 注重信息资源开发，强化管理理念

现代单位办公室管理期间需要充分发挥信息资源的利用价值，加大信息资源的开发力度，将现代信息技术与档案管理活动相互融合[5]。比如可以借助电脑技术、扫描技术等实现文本、图片信息材料的整理，纸质档案共存的信息和数据格式，以便档案信息安全完整。

单位办公室档案管理期间还需要创新档案管理的方式，通过网络向社会提供有用的档案信息，实现资源共享，进而不断提高档案管理的质量。按照国家规定严格执行各项操作，对信息进行处理，备份数据，且由专门人员来管理操作系统，保证各项信息资源的安全性。在单位办公室档案日常管理过程中，还需要积极应用现代信息技术，保证信息的安全性，完善管理制度，加强工作人员的从业资格审查，明确各项的责任与工作义务。一旦出现各类问题则需要及时追究相关人员的责任，持续提升单位办公室档案管理的整体效果。

3.2 健全档案管理制度，提供优质服务

建立健全单位档案管理模式，是提升档案管理质量的有效途径。在建立制度期间，需要结合单位的工作特点、档案管理的需求等展开工作，且保证档案管理工作的合理性与各项操作的可行性。

比如可以将“权责分明”的管理制度融入其中，使每一位工作人员均能够清晰自身的工作内容、工作责任等，制定明确的档案管理工作规范，降低各类不良问题的发生率。单位档案管理期间，还需要结合实际的办公室档案管理现状进行制度的动态调整，转变“杂乱无序”的办公室档案日常管理模式，提升档案管理的工作效益，使其能够更好的适应现代社会发展需求。

3.3 融入网络信息技术，加强业务培训

信息化时代背景下，单位办公室档案日常管理工作中也需要积极融入现代信息技术，实现数字化单位办公室档案管理工作模式构建。单位办公室档案管理工作期间，需要引入数字化技术，对档案注册、档案保管、借阅利用以及综合管理等项目实施针对性管理。

如图2所示，单位办公室档案日常信息化管理期间，则可以结合档案管理的需求建立多个功能模块，各项模块中包含若干个子项目，能够满足于办公室档案日常管理的各项需求，也能够使办公室档案日常管理工作更加“井然有序”。

为了全面提升单位办公室档案日常管理的质量，还需要加强档案管理人才的培训与指导。比如可以結合单位档案管理的现状、网络组织现状等展开技能培训活动。培训中重点讲解单位办公室档案日常管理中现存的问题，质量提升的途径，具体的操作方式以及信息化技术操作方式等等。数字化档案信息管理模式，电子档案管理期间需要结合质量管理的需求，了解档案管理也应熟悉电子档案、调用业务程序和技巧。

4 结束语

单位办公室档案日常管理中需要在明确问题的基础上，积极予以创新，发挥档案管理的价值。单位办公室档案日常管理期间，可以通过注重信息资源开发，强化管理理念；健全档案管理制度，提供优质服务及融入网络信息技术，加强业务培训等方式，切实发挥档案管理的价值，为单位的发展提供更多有价值的信息，建立数字化档案管理信息平台。信息时代背景下需要不断提升单位办公室档案日常管理的重视程度，构建良好的档案管理环境，为单位的持续发展奠定良好基础。

参考文献

[1]李 鸿.新时期高校办公室档案管理工作的新特点与对策[J].办公室业务，2016（11）：64+66.

[2]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015，13（13）：149.

[3]黄 艳.事业单位办公室档案的日常管理分析及应用探讨[J].办公室业务，2015（10）：29.

[4]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014（05）：171～172.

[5]程 恺.在机关办公室档案管理工作中坚持“四性”推动单位可持续发展——浅析四川省煤田地质局机关办公室档案管理工作[J].办公室业务，2013（07）：171～172+176.

收稿日期：2018-5-27

作者简介：汤晓芳（1978-），女，工程师，大专，主要从事单位网络制度管理与完善及日常维护等方面工作。