中学教职工人事档案信息化管理

摘 要：近年来，随着我国网络信息技术的飞速发展，人事档案管理工作也逐渐实现了信息化发展，特别是近年来对计算机技术的有效应用，更是在很大程度上促进了我国中学教职人事档案管理工作的发展，极大地提升了我国整体人事档案工作的管理效率和水平。在信息化建设不断发展和完善的当前社会中，中学教职工的人事档案管理工作的传统工作模式也逐渐开始转变，这意味着传统的人事档案管理工作已经不能适应社会的整体发展，所以在今后的人事档案信息管理工作中要紧紧跟上社会发展步伐，实现人事档案管理工作的信息化发展。本文将对当前中学教职工人事档案信息管理工作展开研究。

关键词：中学教职工；人事档案；信息管理

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2018）08-0145-02

Abstract：With the rapid development of the network information technology in China in recent years，the personnel file management has gradually realized the development of information technology，especially the effective application of computer technology in recent years，which has greatly promoted the development of the personnel file management work in the teaching of high school in our country，and it has greatly improved the management efficiency and level of our overall personnel archives work. In the current society with the development and perfection of information construction，the personnel file management of the middle school staff has gradually changed from the traditional mode of work. It also means that the traditional personnel file management can not adapt to the overall development of the society. Therefore，in the future personnel file information management work，we must closely follow the pace of social development，and realize the information development of personnel archives management. This paper will study the information management of personnel files in middle schools.

Keywords：middle school staffs；personnel files；information management

0 引 言

中学教职工人事档案管理工作的记录是一项意义深远的工作。职工的人事档案管理是学校对广大工作人员日常工作进行评判的一项重要标准，这项工作的开展不仅与广大教职人员的各项工作有着紧密的联系，更是学校对人才进行选拔的重要標准之一。传统的教职工人事档案管理工作存在较多的问题，因此很难满足当前社会对这项工作的实际需求。在当前全新的网络发展背景下，更应该加强对信息化管理方式的应用，确保网络技术可以有效地应用到档案管理工作中，全面提升档案管理水平和效率，只有这样才能更加高效和准确地开展教职工档案管理工作。为此，本文将对中学的教职工人事档案管理工作展开研究，希望为这项工作的开展发挥有效的引导作用。

1 人事档案管理中的主要问题

1.1 档案管理方式陈旧

从目前情况来看，许多学校的教职工人事档案管理还是通过纸质化管理的方式来实现的，这样的管理方式不免存在许多弊端，例如，由于时间久、档案室搬迁等导致档案丢失，或者频繁的翻阅使得档案上书写的内容褪色、模糊不清，在读取信息时出现误差的可能性比较大；有些档案由于纸质不好，很难满足长期保存的要求，而且纸质的档案在查找信息或是更新信息时，工序非常繁杂，在调取教职工人事档案时，通常需要多级领导层层批准，不可忽略任何一个环节，这样的工作流程需要更多的人力去完成，严重降低了工作效率，也从根本上制约着教职工人事档案管理的发展。

1.2 人事档案管理人员素质较低

当前中学教职工的人事档案管理工作效果在很大程度上与管理人员的素质有着十分紧密的联系。经实际研究发现，当前我国大多数中学教职工档案管理人员自身素质相对较低，甚至还有一些管理人员是兼职人员，无法全身心投入到人事档案管理工作中，加之其专业知识相对欠缺，缺乏有效的实践管理经验，因此对于信息化档案管理工作的认知也比较匮乏，无法满足这项工作的基本要求，极大地限制了管理效率和水平的提升。

1.3 安全性有待提升

人事档案管理工作中最关键的是对档案信息的安全提供保障，只有实现了管理工作的保密性和安全性才能使广大教职人员更有效地进行信息管理和档案收集工作。因此，这项工作的开展也将对档案管理的有效性产生直接的影响。对当前档案管理工作进行实际研究发现，很多高校人事档案管理工作人员和学校领导者并不能正确认识安全对于档案工作的重要性，甚至出现很多档案管理遗漏或丢失的情况，这对档案管理信息化发展也会产生明显的负面影响。

2 对人事档案管理工作进行改进的主要对策

2.1 优化人事档案管理方式

中学人事档案管理工作要更好地落实信息化管理，在实际工作中就要建立和完善工作制度，也就是采用信息化工作手段，在学校领导的带头支持下，成立专门的人事档案管理机构，配置更专业的人事管理工作人员，通过这种方式明确广大工作人员的工作职责，只有这样才能顺畅地进行中学人事档案信息的沟通，从而为学校的管理人员提供更准确的工作信息与指导方案。比如我校为广大教职员工制订了相应的档案查询软件，职工可以通过自己的身份证号或入职工号等进行档案查询，该软件中还记录了学校其他工作人员对每个人的评价，这种方式不仅能实现档案管理的数字化集中，同时对于激发教职人员的工作积极性也有着极大的帮助。但是我们同时也应该认识到，中学教职工的人事档案管理要达成信息化目标，不是短时间内能够实现的工作，而是一项需要长期坚持并且循序渐进的工作，对于中学教职工而言，可以公开的档案信息更需要在人事档案的综合管理下进行，只有这样才能实现对档案内容的有效保密，最终在组织部门的要求下进行统一或集中管理。

2.2 提升档案管理工作人员的自身素质

针对当前档案管理人员自身素质不高这一情况，应当从两个方面进行调整，可以聘用熟练掌握相关电脑操作技术的人员从事档案管理工作，还可以强化对现有档案管理人员的电子化操作技术的培训，在这个过程中，应当严格按照专业性、科学性以及机密性的档案管理原则开展技术人员的培训与档案的管理工作。簡而言之，要通过当前较为先进的电子终端设备，根据档案管理工作的实际需要进行权限设置，且在此基础上为相关档案资料的查询与使用提供自动化服务。档案管理人员自身的素质直接决定了档案管理的质量与效率，所以一方面需要依靠先进的信息化技术提升管理效率，另一方面还应适当加强相关部门对于档案管理人员的选拔与任用，注重专业素质的同时，更要强调相关工作人员的思想政治素养，以此确保人事档案管理的科学性及安全性。

2.3 提升档案管理的安全性

提升档案管理工作的安全性要从最基本的工作人员筛选着手，做好教职工人事档案管理的安全工作，防止给教职工人事档案安全带来威胁的事件发生，消除潜在的安全隐患。广大工作人员都要经过严格的思想政治素质和技能考核后才能上任工作，并且要严格控制教职工人事档案的知晓人员，尤其是涉密科研的教职工人事档案，在此环节中更要加强防火防盗工作的开展，有效进行档案资料的管理，从而更好地实现多层把关、严格控制。开展此项工作的环节要求广大工作人员要充分借助信息技术手段，进一步充实档案保管资料，这对于形成更健康和准确的记录模式，为教学工作提供更有效的服务也将起到重要作用。用于储存教职工人事档案信息的电脑和硬盘等设备要定期进行升级、更新和杀毒等，确保这些设备正常运行。在发布人事档案信息时，相关管理人员要进行审核监督，禁止任何人员将移动硬盘带出档案室，防止教职工档案信息的泄露。

2.4 建立完善的信息化数据库

要进一步提升中学教职工的人事档案的管理水平，必须顺应当前时代的发展需要，将先进的信息化技术手段与管理工作进行有效融合，以此实现人事档案数据库的建立与信息化管理。在数据库建立过程中，相关管理部门应当以学校管理机制以及相关规定为原则，充分引进档案管理的相关软件与硬件设备，全面、真实地采集学校职工的人事档案信息，这样可以从人事档案信息归档的初始步骤来确保档案资料的完整性与真实性。与此同时，为了实现学校管理过程中相关人事信息的有效性，还应根据学校发展规划定期对人事档案进行更新与完善。在这一过程中，信息管理人员要做好人事档案信息的核对工作，还应对私密信息做好相应的权限管理，避免职工个人资料被非法利用或恶意更改，进而损害教职员工及学校的根本利益。同时，在信息化人事档案管理中，还应引入动态管理理念，确保教职人员的资料在第一时间被更新和完善，从而便于学校相关管理工作科学、高效的开展。

3 结 论

综上所述，要更有效地实现中学人事档案管理工作，保证其更好地适应当前社会需求和中学发展的实际情况，就要重视广大中学教职工人事档案管理工作，更好地落实现代化工作原则和目标。在这项工作的开展环节中，也要充分落实以人为本的原则，为广大教职工提供更大的方便，希望本文的研究对于工作人员正确认识这一问题能够起到一定的引导和帮助作用。

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作者简介：戴慧琴（1973.01-），女，山东莱阳人，档案馆员（中级），本科。研究方向：人事档案管理。