探讨文书档案管理中存在的问题与相应措施

卜旭涛

摘要：随着社会经济和科学技术的快速发展，电脑的普及以及信息技术的广泛应用，现如今的文书档案管理工作在各大单位管理工作中发挥着越来越重要的作用，怎样实现对文书档案管理工作的有效提升成了目前各个单位管理工作中的一个热点话题。鉴于此，本文先对文书档案管理工作中存在的一些不足现象进行了分析，然后针对性地提出了一系列解决对策，以期可以为相关人士提供一定的参考与帮助。

关键词：文书档案；管理中；存在问题；相应措施

一、文书档案管理工作中存在的不足

（一）文书工作与档案管理存在衔接脱节现象

档案管理和文书工作两者之间存在着非常紧密的联系，但同时又有着一定的本质区别，只有做好两者之间统一协调关系才能实现对文书档案的有效管理，这就要求在具体管理过程中，最好实行分体式的管理模式，这种管理模式可以将档案管理和文书工作进行有效的统一结合，相比较而言，这种管理体制还是比较科学的，可是在实际管理过程中，难免会对档案管理和文书工作在一定程度上造成分离，这样在某些方面就很容易出现衔接不到位现象的发生。发生这种现象的主要原因就是在对文书档案进行具体管理过程中，部分工作人员并没有树立起严格的档案管理意识，还存在部分工作人员并不是从事文秘工作的，也不具备相关的专业知识，从而使得两者之间出现脱节现象，大大降低了文书档案的管理成效。

（二）领导部门对文书档案管理工作缺乏认识

就我国目前的情况来看，部分单位领导并没有对文书档案管理工作引起足够的重视，总是存在一部分领导没有将文书档案管理工作落到实处。他们总是将档案管理工作想象地过于简单化，认为档案管理工作只是简单地对各项资料进行收集、整理与保存，其实这是一种错误的想法，严重影响着档案实际管理效果。

（三）缺乏培训，专业素质急待提高

很多单位档案管理人员在上岗之前并没有经过专业的培训和教育，所以也就对档案的立卷、分类等各项技能不能熟练掌握，达不到文书档案管理工作的实际需求。除此之外，还有部分人员无证上岗，在实际工作过程中也没有及时参加相关的继续教育，这部分工作人员只是对相关的档案管理概念有一定程度的了解和掌握，但是在具体操作过程中并没有对自身的知识进行及时的更新，总是采用一些非常陈旧的管理方法，跟不上时代发展的步伐。甚至还有少部分单位存在用文秘人员来兼职文书档案管理工作岗位，从而大大增加了文秘人员的工作量，他们不仅要负责文字的综合、文件的收发以及各种宣传工作，还的负责文书档案管理，精力不足的情况下就很容易出现收集工作不够及时、范围不明确或者是很难分辨材料的真伪，大大降低了文书档案管理效率和水平。

二、优化文书档案管理的措施

（一）提高对档案管理的重视程度

想要提升工作人员对文书档案管理工作的重视度就应该在单位内部组织一定的宣传活动，最好采用多种多样的宣传方式，也可以对国家相关文书管理法律和规定进行一定的宣传。通过宣传让领导阶层和管理人员对该项工作引起重视，并意识到文书档案管理工作的重要性。另外，还应该适当增加在这方面的资金支持。

（二）完善管理工作环节

文书档案管理工作所涉及的部门相对比较多，这就需要各个部门之间应该加强联系与沟通，具体可以从以下几个方面来进行着手：首先，领导阶层人员应该定期到基层部门对档案资料进行收集、分析与处理，及时了解实际情况和其中存在的问题并采取相应的处理措施；其次，领导阶层的相关管理人员还应该及时和部门之间进行协商与沟通，从而更好地控制档案的收集和整理动向，进一步有效降低各种问题的发生，比如资料遗失或者是档案归档不够及时等；再次，对档案管理过程中的每一个环节的管理进行不断地完善和补充，从而使管理工作更加规范化。比如，为文书档案管理人员制定一定的规范化管理制度和流程，从而可以更好地确保整个文书档案资料收集、整理和处理过程的规范化。

（三）文书工作和档案工作规范化衔接

档案管理工作和文书工作两者之间存在非常紧密的联系，想要实现对其的有效管理就应该做好两者之间的衔接，具体可以从以下两个方面来进行着手：首先，在对文书进行处理的时候，应该严格按照相关的操作流程来进行，对立卷归档要进行科学分类，这就需要对相关的工作人员进行一定的培训和教育，不断提升他们的处理技术水平和效率；其次，对一些细节问题也应该引起重视，例如，文书格式、材质、纸张版式以及纸面的清洁度都必须按照统一的模式，同时还应该不断提升工作人员的责任意识，做好两者之间的有效衔接，从而大大提升文书档案管理效率和管理质量。

（四）加强人才培训力度，提高管理人员的专业素质

在对文书档案管理人员进行培训的时候可以采取一些几种措施：首先，定期为文书档案管理人员组织一定的培训教育活动，最好是采用多渠道、多层次、多手段以及多形式的培训模式，从而可以更好地帮助工作人员对一些前沿的法规和政策进行及时的了解和掌握，同时还应该不断提升管理人员的专业技术水平和综合素养，充分调动他们在实际工作中的热情和积极性；其次，招聘一些具有较高技术水平和综合素养的人才，做好文书档案管理人才的带头作用；再次，随着现代化科学技术的快速发展，互联网技术在各行各业都得到了广泛的应用，将其信息化技术充分应用到文书档案管理工作中也可以有效提升管理效率和管理质量。

总而言之，文书档案管理水平的高低直接影响着整个企业档案资料的完整性，由此可以看出这个岗位的重要性，在实际管理过程中，相关的工作人员一定要做好对档案资料的收集、整理以及分类工作，并做好各个部門之间的协调与沟通，从而更好地确保整个单位的稳健发展。

参考文献：

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（作者单位：北方工程设计研究院有限公司）