关于大学生档案管理工作的思考

史文娇

摘 要：档案管理工作是人事制度管理工作的重要组成部分。大学生档案管理工作又是档案管理工作的重要组成部分。在新的时代背景下，大学生档案管理工作的作用凸显，做好大学生的档案管理，对于大学生的学业、就业、工作，对于国家经济社会的发展，都有着十分重要的意义。

1 大学生档案管理工作的现状

大学生档案管理工作从无到有，由简入繁，走过了不平凡的历程，在人事制度管理等方面发挥着重要作用。在新时代历史条件下，大学生档案管理工作在效力、效能等方面还存在需要不断完善的地方，比如，如何做到有法必依，更真实、更完整地记载学生档案，如何做到“存“陈“推”新，把纸质档案和电子档案有效结合，更好地发挥纸质档案和电子档案的作用，是新时代大学生档案管理工作者需要深入思考的问题。

2 大学生档案管理工作的重要作用

历史再现性是档案的本质属性。大学生的档案管理工作在大学生 的学业、就业等方面发挥着重要作用，一个人的自然条件、政治面貌，经历、履历等个人档案，是一个人条件、作用和价值的重要体现。一个人经过小学、中学等基础教育阶段，考取大学，成为一名大学生，大学是一个人在学业和思想等方面成熟、成长的重要时期，在学业和就业之间，起着重要的承上启下作用。

大学生的档案管理通过有法定效力的文本真实、完整、长久地记载、保存大学生的经历、履历等基本情况，为大学生本人提供重要的过往记录，为学业、就业、组织人事等部门提供重要的考录、选聘等依据，为党和国家的经济社会发展提供重要的人才智力支持。

大学生的档案管理部门，应当严格依照档案法的要求，本着法定性、真实性、完整性、稳定性、实效性的原则，做好大学生的档案管理工作。

3 如何做好大学生档案管理工作

大学生的档案管理工作要做到有法可依、有法必依、执法必严。

大学档案管理者要本着依法治档，从严管档的原则，做好大学生的档案管理工作。

档案管理者要提高自身素质，树立法律观念，增强法律意识，要学懂、弄通档案法，做到有法可依。档案管理者更要常怀对档案法的敬畏之心，在档案管理实践中，做到有法必依。私密性和真实性是档案法对档案管理者的法律要求。

大学生档案管理者要本着对大学生个人隐私负责的精神，做好对大学生档案的严格保密工作。大学生档案管理者要提高政治意识、增强法律意识，本着对组织人事部门高度负责的精神，确保大学生档案的真实性。档案管理者对于泄露大学生档案隐私的行为，除了要受到道德上的谴责，还要承担相应的法律责任。无论是档案管理者还是档案所有人，对于编造、伪造、乱造、乱改档案的违法行为，都要受到法律的严厉制裁。

3.1 大学生的档案管理工作要做到档案管理的完整性

档案的本质属性是历史再现性。大学生的档案管理不能是剪辑式和历史片段式的，通过大学生档案，要能全面地反映大学生在大学期间的完整历程。这种完整历程，不仅要求在时间上是完整的，而且要求在内容上也是完整的。大学生档案要完整地记载大学生从入学到毕业的全过程。大学生的在校履历，不仅要包括学业学术上的表现，还要包括思想政治、道德文体等方面的表现；不仅要包括表彰、奖励等良好的履历表现，还要包括处分、惩戒等不良的履历表现；不仅要做好大学生在大学期间的档案工作，还要做好大学生入学前的档案调查、搜集、整理工作。

3.2 大学生的档案管理工作要做到档案管理的真实性、可追溯性

大学生档案是大学生在大学期间学习、生活、活动的历史性再现，大学生档案管理者要本着对档案事业高度尽责的敬业精神，本着对大学生学业生涯高度负责的精神，兢兢业业、一丝不苟地做好大学生档案管理工作。大学生档案在大学生择业、就业、应聘、晋升等方面有着十分重要的参考意义，在机关、企事业单位选人、用人等方面具有很重要的参考意义，大学生档案的真伪在一定程度上关系到党和国家的事业，关系到大学生本人的职业生涯。

这就要求大学生档案管理者做到大学生档案的真实、有效、可追溯。大学生档案管理者要变被动为主动，变传统的收集、整理为主动的搜集、调研。要重心下移、身子下沉，通过走访、调查、座谈等方式，获取和掌握大学生在校学习和生活的第一手资料，了解大学生真实的学业和生活。形成完整真实的调研资料，构成大学生档案的佐证，使大学生档案有据可查，可追溯。

3.3 创新档案管理模式，努力实现大学生的档案管理的稳定性、便捷性、实效性

大学生的档案管理工作要做到纸质档案和电子档案的有机结合，完善纸质档案丰富电子档案。

纸质档案作为传统的档案管理模式，在档案管理工作中发挥着重要的不可替代的作用，和电子档案比，难以篡改的稳定性、真实性是纸质档案的优势所在。在电子科技高度发达的今天，纸质档案之所以仍然大量存在并发挥重要作用，和纸质档案不可替代的稳定性有着直接关系。

和电子档案相比较，纸质档案也有着难以和电子档案比拟的局限性。主要包括：保管难度大和查找效率低。和电子档案相比较，纸质档案占用的实体空间大，需要较大的保管空间，需要温度、湿度适宜的保管环境，还要做好防火、防水、防盗等安全保管措施。

和电子档案相比较，纸质档案的查找、使用效率没有电档案高。纸质档案的查找和使用费时费力，在查找和使用的过程中要耗费较大的人力，物力和财力。特别是在需要运送的过程中，还容易发生丢失、破损等情况。

和纸质档案相比较，电子档案具有占用空间小，登记查找便利、使用效率高等特点。电子档案保存在电脑里，大大减少了档案的占用空间，电子档案在登记查找时，只需要输入搜索编码进行电脑操作即可，而且不受时间、地点的限制，可以进行多次反复地查找使用。

电子档案除了可以进行文字记载以外，还可以进行图片、声音、影像、视频等声像记录，使大学生档案更丰富、更完整、更生动。在丰富多彩的大学生活中，电子档案有着纸质档案无法比拟的优势，在高效率、快节奏的现代社会，电子档案发挥着越来越重要的作用。

任何事物都有两面性，和纸质档案相比较，电子档案的稳定性、安全性存在不足，主要包括电子版的档案资料容易改动、电脑里的档案资料可能被电脑病毒侵袭等隐患。

纸质档案和电子档案各有利弊，不可或缺，不可偏废。这就要求大学生档案管理者在档案管理工作中既要发挥纸质档案的传统优势，又要創新档案管理模式，做强做优电子档案，努力实现趋利避害、优势互补。

3.4 健全完善大学生档案管理工作的体制机制，进一步激发和调动档案管理工作人员的积极性、主动性和创造性

长期以来，在党和政府的亲切关怀下，各级行政教育主管部门对大学生档案管理工作高度重视，关心指导，大学生档案管理工作取得了长足发展。

档案管理工作是一项重复性、技术性、业务性较强的工作，档案管理人员在长期的档案管理工作中，容易产生职业倦怠感。这就需要各级行政教育主管部门建立健全档案管理工作的体制机制，在职称评定、职务晋升、考核评价、激励约束等方面制定出公正公平、切实有效的政策。通过外加压力激发内生动力，调动大学生档案管理工作人员的积极性、主动性和创造性。通过体制机制等要素配置，增强大学生档案管理人员的责任感、紧迫感、使命感。

新时代、新征程、新作为。在新的历史条件下，大学生档案管理工作既面临挑战、又有着难得的发展机遇，在党和政府的关心和重视下，在大学生档案工作管理人员的辛勤努力和不懈奋斗下，大学生档案管理工作一定能够在已取得的成绩基础上，更上一层楼，创造出无愧于新时代的更辉煌的业绩。