档案信息化开发利用探讨

赖锡彬

摘 要：随着信息技术的飞快发展，现代档案部门管理过程中，推动档案信息化建设，促进档案信息化开发利用成为其管理工作的重心，档案部门应履行自身工作职责，积极开发利用档案信息资源，满足社会档案信息需求。加快档案信息化建设，分析信息化档案资料有利于为现代企业发展提供具有价值的参考信息，因此档案部门，档案管理人员应注重档案信息化开发利用，承担起档案信息开发管理的责任。本文分析了档案信息化开发利用中存在的问题，并基于此提出提高档案信息化开发利用的对策。

关键词：档案信息化；开发；利用

随着信息技术的快速发展，档案信息化建设已经成为各个档案部门、档案信息开发管理者工作、研究的重点。档案信息资源的开发是档案部门必须履行的工作职责，研究档案信息资源开发问题，对于提高档案部门档案信息资源开发和服务能力具有重要意义。档案信息化开发利用是指最大程度发掘利用潜在档案信息，将技术阶段的档案信息转变为资源阶段的档案信息，满足来自社会各方面的发展需求，因此加强档案信息化开发利用对于贯彻科学发展观、构建社会主义和谐社会具有重要作用[1]。

1 档案信息化开发利用中存在的问题

1.1 档案信息化开发利用意识不强

就现阶段而言，大多数企业已经意识到档案信息化开发利用对企业发展的重要作用，但限于档案信息化建设观念尚未明确，档案信息化开发利用的意识并不强烈，没有投入足够的资金、人才资源到企业档案信息化建设中，进而无法完成档案信息化开发利用。此外，企业职工档案信息化开发利用的意识也不强烈，对于档案资源的印象还停留在收集、整理、保管等工作层面，企业档案管理较为被动，档案信息化建设较为缓慢，档案信息没有得到充分开发和利用[2]。

1.2 缺乏档案信息化开发利用的設备仪器

要加强档案信息化建设，档案信息化开发利用，就必须保证强大技术支持，这离不开计算机软硬件，相应设备仪器，因此必须完成基础设备构建。但现阶段，大部分企业投入档案信息化开发利用的设备明显不足，使用设备都为企业现有的设备，导致档案信息开发缺乏强大技术支持。档案信息化开发利用对设备具有较为严格的要求，而计算机、交换机、宽带等设施存在差异，容易导致设备之间不匹配，造成档案信息化处理效率低下。此外，大多数企业也缺乏根据企业自身需求开发相应档案管理软件的能力[3]。

1.3 缺乏档案信息化开发利用的专业人才

传统的档案管理工作，档案管理人员只要做好档案收集、整理、保管等工作，对档案管理人员的综合素质要求不高。但随着档案信息化建设，导致档案信息化开发利用工作对档案管理人员专业性要求较高，不仅要具备档案专业知识、还要具备利用计算机分析、处理档案信息的能力，现阶段企业无疑严重缺乏档案信息化开发利用的专业人才，需要加快具有档案信息化建设能力的专业人才队伍建设。

1.4 档案信息化开发利用安全性不高

随着计算机技术和网络技术的发展和普及，给人们生活、工作带来便利的同时，也为信息安全带来了威胁。现阶段档案信息化开发利用较为严重的问题就是档案信息的安全性难以保证，尤其对于企业而言，档案信息一旦泄露，会对其生存、发展产生巨大威胁。目前企业档案信息化开发利用安全性不高，主要原因是我国关于档案信息化问题的法律法规尚未健全，档案信息化在档案法律基本处于真空状态，而档案信息化开发利用技术方面和人员管理方面也存在安全隐患[4]。

2 加强档案信息化开发利用的对策

2.1 提高档案信息化开发利用意识

随着信息时代的到来，加强档案信息化建设，加强档案信息化开发利用迫在眉睫。而要加强档案信息化开发利用，首先就要从对企业员工进行档案信息化建设知识培训入手，提高企业档案信息化开发利用意识。企业管理层要提高对档案信息化开发利用的重要性认识，提高档案信息化建设意识，加大资金投入、加快相关企业规章制度建设，尽快完善档案信息化建设，提高档案信息化开发利用。此外，要做好企业各部门、各员工档案信息化建设的宣传工作，讲解档案信息化建设的目的、意义，让所有员工认识到档案信息化开发利用的重要性，调动所有员工参与到档案信息化建设中，潜移默化提高企业员工档案信息化开发利用意识[5]。

2.2 加大档案信息化开发利用的设备投入

企业应加大档案信息化开发利用资金投入，尽快完善基础设备、设施构建，投入档案信息化开发利用中，满足其基础条件。企业要购置匹配档案信息化开发利用的硬件设施，并根据自身情况、发展方向等开发档案信息化开发利用的软件，提高档案信息化开发效率。自身条件不足的企业，可以与软件公司工作开发，要求软件公司按照自身要求开发相应软件，满足档案信息化开发利用需求。此外，企业还应做好设备管理工作，定期保养维护，保证设备处于良好的工作状态，提高档案信息化开发利用[6]。

2.3 加快档案信息化开发利用专业人才队伍建设

档案信息化开发利用工作对档案管理人员专业性、技术性要求较高，因此企业应加快档案信息化开发利用专业人才队伍建设，培养具有档案信息化开发利用能力的档案管理人才。企业加强具有专业档案只是、计算机数据分析处理能力的复合型人才的招聘，提高薪资标准、福利待遇吸引专业人才。此外企业还应定期对现有档案管理人员进行专业知识、技能培训、考核，督促管理人员完善自我，提高档案信息化开发利用综合素质，为档案信息化开发利用提供人才基础。

2.4 提供档案信息化开发利用安全保障

随着档案信息化建设的加快，相关政府部门应尽快完善档案信息化的法规条例，为企业档案信息化开发利用提供法律保护，提高一定的安全保障。此外，企业也应做好要档案信息系统安全防护工作，从购买先进病毒防御软件，做好档案信息系统漏洞监测、及时安装系统补丁等入手，提高档案信息化开发利用安全性。另外，企业还应做好档案管理人员的管理工作，对档案管理人员积极开展道德素质教育、职业素质教育，制定相应规章制度，防止人为泄露档案信息。

2.5 建设档案信息数据库

企业应建设自身档案信息数据库，使得在一定范围内形成档案信息资源共享，由各部门将部门档案信息输入，档案管理人员进行管理。此外还应建立相应档案收藏目录、检索目录，对数据库的使用权限等，更好帮助档案管理人员进行档案信息化开发利用。

3 结语

总之，随着信息时代带来，信息技术的发展，档案信息化建设、档案信息化开发利用成为档案管理的重点研究方向，档案管理者要提高对档案信息化开发利用的重视度，不断完善自身专业能力，应用技术和设备做好档案信息化管理工作，发挥档案信息资源的全部价值，促进企业的发展。

参考文献

[1]刘波.大数据档案信息化建设及其开发保护和利用[J].科技创新导报，2017，14（34）：158+160.

[2]高子静.推动电力企业档案信息化建设 促进档案开发利用[J].档案学研究，2017，11（S2）：32-35.

[3]陈永霞. 档案信息化与档案保护和开发利用[A]. 《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：，2016：1.

[4]赵婧儒.新时期档案管理的要点分析[J].知音励志，2015，17（23）：62.

[5]许明蓉.怎样提高档案信息化的开发与利用[J].厦门科技，2015，12（01）：44-46.

[6]马玉敏.浅析档案信息化的开发利用[J].中国管理信息化，2014，17（18）：122.