利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力

萧舞鹄

摘 要：随着大数据时代的来临，大数据技术已经在各行各业得到广泛的应用，其在档案管理工作中的运用，能够提高档案管理工作效率和质量，创新档案管理模式，从而提升其服务能力。所以，在大数据时代，档案管理人员应树立大数据意识，形成大数据思维，并对大数据技术进行科学合理的运用，从而将档案信息资源充分的利用起来。本文对利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力的策略进行探讨。

关键词：大数据；创新；档案管理模式；服务能力

大数据技术能够对海量的信息进行处理，还能对不同来源、不同格式、不同类型的数据进行全面的处理。档案管理工作中涉及到的信息量会不断的增加，要提高档案管理的有效性，就需要对大数据进行合理的运用，以此来提升档案管理工作的服务能力。

1 档案管理人员要在档案管理工作中树立大数据思想

在档案管理工作中，要利用大数据对档案管理模式进行创新，提升档案管理工作的服务能力，就要求档案管理人员要在实际工作中树立大数据意识。只有改变档案管理人员的工作理念，才能促使其不断的创新档案管理模式，提高自身的工作效率。同时，在大数据的作用下，还能将档案中的信息资源充分利用起来，挖掘出其中潜在的价值信息。强化档案管理人员的大数据意识，对档案管理工作十分重要。

比如，加强对档案管理人员的培训，使其具备数据就是资源的意识，在当前的信息化发展中，大数据发挥着十分重要的作用。而档案是信息的一种存在载体，档案管理人员可以将其转化为数据。利用不同类型的工具对相关的数据进行分析，能够为档案管理工作提供相关的决策依据。所以，数据本身就是非常重要的资源，档案管理人员应具备这样的意识。同时，建立健全的档案管理制度，将网络作为档案管理主体，通过不断的对档案管理模式进行创新来提高档案管理工作效率。所以，档案管理人员在实际的工作中要遵循开放性原则，将大数据的优势充分的利用起来，积极的探索新的档案管理模式。此外，档案管理工作要同时注重数字化和数据化，将智能化的检索方式与GIS技术结合起来，实现信息检索方式的多样化，包括文字、图形、表格等，还能提高档案信息资源的共享性。

2 建设以数字资源生命周期为基础的标准规范体系

在大数据背景下，要提高档案管理工作质量，就必须重视数字档案馆的建设，如ERP信息管理系统的应用。而要在各个档案馆之间建立联系，实现各馆资源的高度共享，就需要有一个标准的规范体系，且其要以数字资源生命周期为基础。在该体系的建设过程中，应坚持一定的原则，如互联、开发、共享等。而数据标准规范体系，应包含档案管理的各个环节，能够将这些环节紧密的联系起来。

比如，以数字资源生命周期为基础的标准规范体系，既要对档案资源的创建和描述方法作出明确的规定，又要明确档案资源的组织管理方法，以及档案资源的服务和保存方式。以此标准规范体系为依据，可规范档案管理工作的流程，提高档案管理工作效率，提升档案管理的服务水平。并且，建立档案管理工作的标准规范体系，加大对档案资源的开发力度，能够将档案资源的价值充分开发出来，通过对这些资源进行全面系统的分析，为档案馆未来的发展决策提供参考依据，还能将互联网充分的利用起来，对档案管理工作模式进行创新。

3 将档案数字化及档案信息数据化置于同等重要的位置

利用大数据实施档案管理工作，不仅仅是要将檔案信息转化为数字档案，还要实现档案信息的数据化，通过大数据技术对档案信息进行管理，才能将档案信息的作用充分发挥出来，为政府部门档案管理的进一步发展做出贡献。所以，档案的数字化和档案信息的数据化都是同样重要的。数据是客观存在的，档案信息的数据化就是要将档案中的文字、图片等转化为可量化的信息。而数字化则是将档案中各类复杂的信息进行转化，使其成为电子化的存储数据，将这些数据转化为二进制代码，再利用计算机系统对其进行处理。在档案信息转化为二进制以后，这些数据就可以进行计算和分析，还能对其进行追踪，其具有可量化的特性。将这些过程连接起来，就是数据化的过程。

比如，在档案管理工作中，不仅存量档案信息非常丰富，增量档案信息也会日益增加，将这些档案信息数据化，并通过专门的计算机档案管理系统对档案信息进行分析，可将档案信息的内涵深度的挖掘出来。档案信息的数据化是在档案数字化的基础上形成的，但后者不能代替前者。在实现档案信息的数据化以后，能提高档案检索的便捷性和准确性。例如，在需要检索某档案时，可在检索栏中输入档案名称、日期、编号等信息进行查询，检索准确效率能大幅度的提高。并且，数据化的档案信息，无论是其文本中的字、词，还是段落，都能够被识别出来，这使得档案检索的有效性进一步提升。此外，档案的数字化和档案信息的数据化，还能方便档案信息的储存，使档案管理工作更加高效的进行。因此，在未来的档案管理工作中，必然会大力推广档案信息的数据化。

4 不断的优化档案管理技术建设智慧档案云平台

在大数据背景下，档案馆必须与社会发展结合起来，不断的优化档案管理技术，才能促使档案馆的不断发展。其中，智慧档案云平台的建设，就是优化档案管理技术的重要手段。通过智慧档案云平台，能够提高档案管理的智能化水平，还能提升档案信息的安全性，其对于促进档案管理行业的发展有十分重要的意义。所以，在未来的档案管理工作中，要重视智慧档案云平台的建设。

比如，将智慧档案馆云平台划分为四个层次。第一层为底层，其是整个智慧档案馆云平台最基础的部分，能够将各物理资源进行集成和整合。底层是一个虚拟的资源池，为档案信息的存储、传输等提供平台。第二层为平台层，在这一层中，用户不需要对第一层的云基础设施进行管理和控制，但用户可以在平台层中对平台的核心应用程序进行控制和部署。第三层为应用层，其能够为用户提供综合业务服务。例如，为用户提供档案信息资源公共利用服务，用户可在应用层查询自己所需的档案。此外，应用层还能够为用户提供电子档案身份证查询服务。所以，应用层具有很强大的综合服务功能。第四层为顶层，也就是终端用户层，其主要功能是提供一些端到端流程服务，且其提供的各种流程服务具有很强的灵活性，可按照用户的实际需求，对流程进行定义和跟踪，还能执行和修改流程。因此，在整个智慧档案馆云平台中，第四层是最重要的。只有保证顶层的质量，才能更好的为用户服务，提升档案管理工作的服务能力。

5 结束语

综上所述，在信息技术全面应用的情况下，合理利用大数据进行各项管理工作，可以对档案管理模式进行现代化创新，并且，要求档案管理人员要在档案管理工作中树立大数据思想，才能建设以数字资源生命周期为基础的标准规范体系。同时，结合档案管理工作的实际情况，要将档案数字化及档案信息数据化置于同等重要的位置，不断的优化档案管理技术建设智慧档案云平台，要提升档案管理工作的服务能力，达到更好的管理效果。

参考文献

[1]弓顺芳.大数据时代档案管理模式的创新研究[J].山西档案，2017，（1）：64-66.

[2]王宁.对大数据时代档案管理模式变化的探讨[J].办公室业务，2018，（6）：114-115.

[3]李爱辉.论大数据背景下的档案管理模式[J].求知导刊，2017，（11）：110.

[4]李美琪.大数据时代档案管理模式变化探讨[J].青春岁月，2017，（15）：439-439.

[5]谭婧.基于大数据时代下档案管理模式分析[J].商情，2017，（35）：170.