浅谈人事档案管理工作的经验和体会

张宇微

摘要：人事档案管理工作是将档案资料进行甄别和整理、立卷归档、服务单位中心工作、服务职工群众的活动，人事档案管理工作，责任重大。本文简要概述了人事档案工作的意义、特性，建立职工人事档案的方法，有效进行人事档案利用工作的经验和体会，提出了新时期做好人事档案工作的思路。

关键词：人事档案管理工作；立卷；归档；利用

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）012-0035-02

一、引言

人事档案管理工作是将档案资料进行甄别和整理、立卷归档、服务单位中心工作、服务职工群众的活动。人事档案是个人的真实记载，是参与社会活动的第一手资料，是个人参加社会实践、学历状况、政治面貌、社会关系、业务能力及受到表彰奖励处罚等方面的原始资料，与个人职称评聘、工资待遇、组织关系、社会福利、劳动保障等联系紧密。做好人事档案管理工作，责任重大。

人事档案管理工作是繁琐的，但意义重大。这是因为：

1.人事档案管理工作是单位人事管理工作的关键环节，是单位选拔、任用、考核干部，进行职称评定、工资变动等的重要依据。

2.人事档案与职工的切身利益密切相关，它存储了个人的原始真实信息，记载着职工在社会上的所有社会实践，是职工解决劳动纠纷，享有各种福利待遇的直接证明材料。

二、人事档案的特性

1.全面性

人事档案真实地反映职工个人情况，完整地记载了职工履历、家庭情况、鉴定考核、专业技术、政治面貌、表彰奖励处罚、职务任免、工资收入等方面的情况。

2.现实性

人事档案是单位选拔、任用、考核干部，进行职称评定、工资变动以及职工享有各种福利待遇、解决劳动纠纷的依据。

3.真实性

人事档案要求原件归档，保证档案材料客观真实有效。

4.动态性

立卷后的人事档案，内容会随着立卷入个体参与社会活动和人生道路的延伸而延伸，不断形成新材料。

5.流动性

人事档案管理工作中坚持“档随人走”，职工不在存档单位工作后，必须将人事档案转走。

6.机密性

人事档案的内容涉及个人家庭信息、考核鉴定及表彰奖励处罚等多方面情况，是涉密资料，严禁个人查阅自己和亲属的人事档案。

由于人事档案的以上几个特性，档案员要不断加强学习，掌握政策，适时收集更新档案材料，为立卷归档打好基础。在人事档案管理工作中，建立职工人事档案是一个重要环节。

三、人事档案的建档方法

1.强化档案员业务技能，做好档案材料的甄别鉴定和分类

主要依据是人事档案材料的分类，人事档案总共分为十个大类，根据十个大类的特点，在整理过程中要特别注意三龄两历材料，年龄、工龄、党龄的前后填写时间要一致，如果有不一致的地方应及时询问本人、报告领导、更正不一致的地方；工作经历和学习经历中填写的前后时间也要一致，发现有不一致的地方也要及时处理；每个类别中的材料都要按照时间先后顺序进行排序，编页码；每个类别中的材料该签字的地方一定要签字，日期也要填写完整，该盖章的也一定要有相应部门的印章，有的材料需要上级部门审核的，就一定要有审核部门的印章。

2.实施“以我为主”的立卷归档原则

准确把握文件资料的时效性，在工作实际要具体问题具体分析，吃懂吃透归档文件要求和现行人事档案精神，不该归档的绝对不归档，减少档案管理工作中的资料重复性问题；该归档的绝对不少，保证档案资料齐全，避免资料不全和资料漏失。提高档案利用的效率，把握好每一份档案资料，在归档工作中耐心细致地甄别，认真分类和装订。在立卷过程中，多交流，多请教，多谈心，弄清楚每一个问题的前因后果及内在联系，合理组卷，使立卷归档后的人事档案资料齐备完整，符合标准化、规范化的要求，具有更高的利用价值。

建立职工人事档案意义重大，建档的目的是为了更好地利用。

四、人事档案的有效利用

1.遵循人事档案利用制度

在利用过程中，必须符合人事档案利用制度，做好档案安全管理工作。

（1）查阅

在档案库房内設置专用阅览室，提供档案查阅。调卷查阅要有专人指导和监督。

（2）借出使用

在特殊情况下，由于特殊原因需要借出使用档案资料的，由借用人员填写借出使用申请表，连同相关材料，经人事部门初步审核后，由分管领导审核签字，档案员做好详细登记，注明归还期限，方可借出。

（3）出具证明材料

必须写清说明需要证明材料的事由，经主管领导审核同意，必要时要出具书面申请，详细做好登记。

2.符合人事档案管理规定

在利用过程中，必须符合人事档案管理规定，保障档案完整安全。

（1）查阅手续

主要包括以下内容：1.查阅者填写查阅申请表，注明查阅缘由、查阅对象等，必要时要出具需查阅人事档案的相关证明材料；2.人事部门初步审核后，报经分管领导审核签字后，方可进行查阅。

（2）外借手续

主要包括以下内容：1_具体经办人员填写外借申请表，注明借档理由、对象、人员等，相关负责人签字；2.人事部门进行审核，报经分管领导审核签字，并经外借人员和档案员双方签字，详细注明归还日期，方可外借。

（3）开具证明手续

主要包括以下内容：1.利用者提出申请，注明理由，必要时要提供相应的事由材料；2.经人事部门初步审核，分管领导审核签字后，根据需开具证明的经办人员要求，提供相应的证明材料。五、建立健全管理制度

在工作实践中，不断建立健全管理制度，建立人事档案管理长效机制。

1.材料归档制度

对于不断形成的档案材料必须认真仔细地收集，对照归档要求对材料进行整理，仔细判断和甄别，根据材料内容，完成归档工作。

2.检查核对制度

检查核对是促进人事档案工作健康有序、规范进行的环节。不同季节不同地区有不同的要求，雨季主要检查人事档案库房设施，门窗、屋顶、墙面，材料霉烂、虫蛀等情况；干季要检查档案库房的湿度和温度情况。南方地区要特别检查档案保管环境等。遇到火灾水灾等突发情况要着重检查。

3.转递制度

档案转递一般是由职工离开原工作单位或一些不可抗拒的原因引起的，转递工作必须遵守相关的规章制度，落实机要转递和保密制度要求，档案资料不能交本人自带。

4.安全保密制度

安全保密制度的具体要求是：（1）人事档案管理员必须遵守保密制度。（2）档案库房备必须配备消防器材，并定期检查。（3）落实好档案资料度夏和冬防制度。（4）执行好请示、报告制度。（5）档案库房内禁止吸烟。（6）离开时关灯关窗，锁门。

5.统计制度

统计制度的主要内容包括：整理情况；整理过程中的问题；材料补充完善情况；利用情况；库房设备情况；档案员工作情况、思想状况等。

六、加强人事档案管理的有效方法

1.强化档案管理人员的思想政治教育，不断提高档案员的党性修养，增强服务大局的意识，强化责任心，在工作中脚踏实地，乐于奉献，不作浮华想，甘于冰雪心。

2.由主管领导主抓，成立档案督导小组，加强督促指导，进行检查、总结、评比，并将检查、总结、评比结果纳入年终考核。

3.充分利用现代科技网络技术，有效搭建职工群众社会福利管理平台，简化手续，便捷服务，使档案管理工作更加现代化、科学化、规范化。

七、新时期做好人事档案工作的思路

1.加强领导对人事档案管理的领导意识

单位领导要加强对人事档案的领导意识，严格要求，严格督查督办，做到随时掌握人事档案管理工作的实际情况，以人事档案管理工作为抓手，协调单位内部各职能部门的关系，以完成好中心工作为目标，形成长效动态管理模式，按程序规范有序地开展人事档案管理工作。

2.加强档案员的责任意识

档案员要更新观念、与时俱进，在自己的岗位上努力学习、刻苦钻研，兢兢业业做好本职工作，根据工作中的实际情况不断补充和完善管理工作，对人事档案管理工作中的立卷归档范围明确要求，采取相应措施，该收集的材料及时收集，该归档的材料及时归档，保证档案资料的立卷归档和利用工作有章可循，有条不紊地开展。

3.结合新时期要求进行电子化管理

新时代新要求新作为，当前信息技术飞速发展，只有把人事档案管理工作与新时期信息技术紧密结合起来，才能促进人事档案转化为信息资源，达到现代人事档案档案管理的新标准和新要求，实现人事档案的电子化管理。

4.强化单位职工的档案意识

做好对职工群众的宣传工作，使档案工作深入人心。充分利用档案日、进行有的放矢的宣传，采取政策宣讲，培训宣贯，创新方式，用群众喜闻乐见的方式和网络等载体，不断进行宣传，转变干部职工的思想观念，强化意识，自上而下，从下到上，在单位内部形成齐抓共管，事事有监管、处处有着落的局面，为人事档案管理工作提供有效可靠的保障。

八、结语

总之，人事档案管理工作是枯燥的、乏味的、最有意义的，需要耐心、细心和决心，也更需要爱心、热心与恒心。在新的歷史时期，全面落实好新时期人事档案的新要求新举措新指示，以求真务实的态度和严实深细的工作作风，做好人事档案的立卷归档，服务好职工群众，不断建立健全规章制度，不断完善规范设备设施，充分利用人事档案资源为单位党委提供决策参考。