浅谈中职学校档案管理人员配备、职业素养与道德

张春丽

【摘要】中职学校档案管理工作是学校管理工作中的重要组成部分，是研究改进、提高办学质量的基础性工作，是学校的宝贵财富，在学校发展中起着承前启后的重要作用。目前，中职学校正面临着重大的变革，学校档案管理工作也随之面临着严峻的挑战。增强学校档案管理意识，正确配备具有高素质的档案管理人员，规范材料收集整理，促进档案开发利用，是学校适应新形势下健康发展的重要环节。

【关键词】档案管理；人员配备；职业素养；道德

一、中职学校档案管理工作概述及其重要性

（一）中职学校档案管理工作概述。学校档案是学校开办以来直接记录和反映学校发展经过、办学中各项活动所取得的成果以及办学中形成的痕迹资料的总和。它是学校教育教学工作不可缺少的宝贵史料，也是衡量一所学校管理水平和教学工作的标尺之一，是了解学校发展、考查学校历史、总结办学经验、改善教学管理、提高教学质量、促进学术交流的信息资源宝库。

（二）中职学校档案管理工作在国家治理中的重要作用。在当今信息化迅猛发展的条件下，国家对档案工作也提出了更加具体的管理要求，2011年3月，中办、国办发出《关于分类推进事业单位改革的指导意见》，同年7月国办为落实两办改革意见出台了9个配套改革规定，同年11月《事业单位人事管理条例》公开征求意见；2013年底，全国各地响应中组部实施意见，召开干部人事档案管理业务培训，着重对干部人事档案中“三龄两历-身份”等重要材料不准确、不齐全等因素提出了进一步完善的要求，同时也对人事档案的改版工作（16K版本改为A4版本）作了明确部署，也對干部人事档案中的第四类、第九类提出了新的整理要求，细化了第四类中的学历、学位、学绩、培训和专业技术材料，细化了第九类中的工资、吸收录用、入伍、任免、出国、离（退）休、代表登记表等材料；2014年9月，全国各地召开干部人事档案培训会议，传达全国干部人事档案专项审核工作会议精神，严格执行《党政领导干部选拔任用工作条例》和《关于加强干部选拔作用工作监督的意见》，对进一步从严管理干部人事档案方面提出了更多要求。另外，中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，从2014年起对2011年贯彻执行《中华人民共和国档案法》的情况以来进行执法检查；中华人民共和国财政部国家档案局令第79号《会计档案管理办法》颁布并于2016年1月1日起施行；财政部也对资产管理、政府采购、公共能源消耗等方面作出了明确规定。以上事项充分体现了国家对人、财、物的管理提出了更加规范的管理要求，同时也告诉我们，档案工作必须在国家治理中发挥起它应有的重要作用。

（三）中职学校合理配备高素质的档案管理人员的重要性。现今，中职学校办学面临着重大的变革，和国家新形势下的发展息息相关，如何让学校符合时代要求，办出成果、办出特色，必须把握时代命脉，顺应时代要求，合理利用好现有的档案资源宝库，从中研究和改进办学渠道、合理运用好单位的管理人员、教师骨干、专业特长人员，了解清楚国家政策性文件等信息资源。为使学校档案管理工作真正发挥其最大限度的利用价值，为学校的办学发展提供真实有效的档案信息，合理配备好高素质的档案管理人员显得特别重要。

二、中职学校档案管理工作现状分析

档案管理是学校管理的基础性工作，是制定学校办学工作的决策性依据。但从以往的情况看，有些同志认识不到档案工作在学校发展中的重要性和必要性，存在着“轻档案”的思想，不注重档案的收集，还有一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至还有人认为档案工作可有可无，平时表现出对档案工作不理不问的现象，上述对档案管理不够重视的思想，导致了档案工作欠缺大局考虑，形成档案管理人员缺乏，没有配备精力充沛、专业性强的人员来进行管理，人员更换较为频繁，加上缺乏系统化培训，档案管理人员素质较低，造成了人手不足、认识不到位、积极性不高、档案管理方法陈旧落后、科室工作人员的档案意识淡薄等因素，出现了收集、整理中的许多资料不完整或归档证据不足、整理不规范等问题，通过《全国干部人事档案专项审核》一事的全盘整顿之后，学校职工和领导都从中得到了很多教训和深刻认识。

三、提高档案意识，合理配备高素质的档案管理人员是有效改进存在问题的重要途

（一）提高和增强学校全体员工对档案工作的重要性认识，是搞好学校档案工作的先决条件。利用学校教职工政治学习时间、短信群发系统等手段，对全体教职工进行《档案法》知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要性，树立和增强全民档案意识，树立“档案就是资源”“档案就是成就”的理念，营造全员重视档案工作的氛围。

（二）配备责任心强，敬业、精业等高素质的人员担任学校的档案管理工作是搞好学校档案工作的重要条件。首先，建立和完善科学的档案管理机制，配备档案专职人员，全面负责学校的档案管理工作，学校各处室再确定一名兼职档案工作人员，负责配合鉴定、收集、移交本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面。其次，由管理专职人员牵头，建立健全严密并切实可行的档案管理制度，及时、定期把档案移交清单发放到各处室，起到提醒各处室进行一年一度的鉴定移交，再统一由档案管理人员按照《档案法》及上级档案管理部门的要求，对学校工作中产生的文书档案、教育教学、设备、基建、会计、学籍、党、团等各种门类和载体档案进行鉴定、分类、整理、编目、上架，以保证学校的各种资料齐全完整，使档案工作做到有章可循，有法可依。

四、中职学校档案管理人员还应具备的职业素养与道德

中职学校的档案管理工作是一项繁杂而枯燥的工作，内容涉及面较广，大类包括文书档案、财务档案、人事档案、学籍档案、基建档案、照片档案、印章档案、电子档案、实物档案……有些大类之下又分为很多种类型，如文书档案分为永久类、长期类、短期类，财务档案又分为事业经费类、基建类、下属产业类等，学籍档案类又分为录取名册、学籍册、毕业生登记册等门类，人事档案类就更为复杂，随时都有工资变动、职务变动、职称变动、奖惩变动、国培信息变动、省培信息变动等情况，各类档案中所涉及的内容就更为广泛，有上级管理部门下达的指令性、指导性文件，学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学科、专业与实验室建设、学校发展规划、学校管理制度、教学管理制度、学生管理制度，学生学籍类材料又包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料、学生入团和入党情况、学生参加各种大赛的情况、毕业生材料、学校申报和审批材料、总结和各类计划材料、招生就业材料……要把学校的档案管理工作做好，必须配备一位思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得学校办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来担任此项工作，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。做到上述繁杂而精细的档案管理工作人员，必须还要具备以下职业素养和道德：

（一）要有较强的业务知识素养。档案工作具有自身的规律和系统的理论体系，档案工作的各个环节都有一些专门的规范和技术，如档案的整理、鉴定、安全保管、编研利用等工作，都具有一定的专业性，需要具有一定的专业知识和现代科技知识才能做好档案工作。

（二）要有丰富的文化知识素养。档案信息是一种载体，档案工作人员要发挥档案信息的利用价值，必须熟悉档案的基本内容，掌握档案内容所涉及的人文、地理、文学、历史以及以《档案法》为核心的法律知识等；档案工作人员在对档案进行收集、整理及管理的过程中，又始终贯穿着分析、研究、综合、判断、统计、登记、標注、编印等环节，因此，档案工作人员还要具有较高的阅读能力、语言文字标注能力和语言文字表述能力，在各个环节的工作过程中又要具备沟通协调能力。

（三）要有熟练的现代化管理设备等运用能力素养。随着科学技术的进步，随着社会信息化及电子政务的出现和发展，档案管理与社会各行各业一样，必须由传统的手工方式向现代化过渡，不断完善其更新发展的进程，最终实现档案管理现代化。因此，档案工作人员必须具备运用现代化手段收集整理档案的能力、运用计算机技术处理保存档案的能力，运用光盘刻录技术最大限度地延长档案寿命和对档案进行数字化、图像化处理提高利用效果等能力。

（四）要有热爱档案事业的道德修养和工作热情。首先，要有敬业精神。牢固树立各行各业都是为人民服务的思想和理念，树立正确的人生观和价值观，以“在平凡的岗位可以做出不平凡的成绩”为工作动力，树立服从大局、围绕学校教育教学工作、服务师生员工的思想，做到团结互助、积极主动的工作态度，努力提高服务质量和工作效率。其次，要有勤业、精业的工作热情。学校档案管理工作的内容涉及较广，工作程序繁杂枯燥，但也要拿出对学校历史高度负责的精神，以默默无闻、埋头苦干的奉献精神，在忙乱中分清先后，繁杂中找出规律，遵纪守法，诚实守信，严格遵守《档案法》和国家各项法律、法规以及学校规章制度，严于律己，坚持原则，精益求精，不拖不延，按时、按量、按质完成档案管理工作。再次，宽以待人，树立榜样。在日常档案管理工作中，正确处理部门和部门之间、职工与职工之间的关系，自觉维护学校和科室的声誉，增强集体凝聚力，确保档案的保密与安全。热情服务，仪表整洁，语言文明，营造良好的档案工作氛围，树立档案人员良好的形象。

【参考文献】

[1]中华人民共和国档案法[Z].1996.

[2]中办国办.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[J].云南省档案干部培训辅导用书"重要文件"栏目资料，2016.

[3]李娜，苏晓军，刘建国.浅谈高校档案工作者的职业道德与职业素养[J].华北煤炭医学院学报，2004（1）.