企业基建工程档案的收集与管理方法分析

李文波

【摘要】在社会进步和发展过程中，企业基建工程的数量不断增加，使得基建工程中各种档案资料的管理工作成为重点环节。基建档案是对基本建设项目工程立项、勘察、设计、施工等众多工作的关键历史记录，其中在基建档案中也存在一些关于工程项目立项申请、批复等档案资料，是合法进行工程项目建设的原始凭证，还有一些项目竣工图和相关文字资料，也是项目使用后做好后期设备保护和维修的根本依据。

【关键词】企业基建；工程档案；收集；管理

基建档案是企业基本建设项目从立项、勘察到竣工验收整个过程中各项工作的历史记录。基建档案中有关工程项目立项申请、批复等资料内容，是确定建设项目合法、合理性的重要依据和凭证，其中有关项目竣工图和相关文字记载内容，是进行后期项目使用和维护工作的依据。所以，基建项目工程档案是非常重要的内容，要保证其具备充分的完整性和真实性。

一、提高档案管理人员的思想认识，不断完善档案管理制度

思想意识能够指导人的行为方式，也在一定程度上保证了行为的实施效果，因此企业基建档案的收集和管理工作也要重视观念教育，及时进行观念的教育和革新，正确认识工程档案管理工作的重点，认真配合相关部门和领导的各项工作，经常宣传和介绍一些有效利用档案的优秀事件，激发企业档案管理人员对自身工作的积极性和工作热情，能够认真、仔细对待档案管理的每个细节。同时企业也要对当前的基建工程档案管理制度进行不断的改进和完善，并且要同当前基建工程项目实际情况相联系，认识到基建工程档案管理的特殊性和管理要求，要求每个参与部门都要建立一套严格的档案管理机制，在开始施工后将档案管理机制同实际实施步骤相联系；安排专门的档案管理人员，不断完善当前的基建工程档案管理系统，增加每个子工程项目管理人员同档案管理人员之间的沟通和联络；将基建工程项目档案管理工作规章制度进行不断的优化和改进，并且符合基建工程档案管理的各项要求，完全适应部门当前的实际情况。同时可以组织对基建工程档案管理工作的评价，激励人们不断努力，对施工环节、竣工验收等各项工作流程更加规范地执行，也是不断进步的过程，细化对基建工程档案的管理工作，将档案保管、整理等每个细节都落实到具体人员身上，保证基建工程档案能够完整、真实、准确地归档。

二、科学规范基建工程档案管理业务流程

（一）要把对工程档案的资料收集、管理、保管等多项工作的具体要求归纳到合同管理中，最大程度发挥合同的法律效应。要从基建工程的建设初期抓起，将相关的各类文件资料管理工作加入到合同管理的范围内，比如在招标文件和合同中，要完整地说明进行文件收集、归档等的要求和规定，将这些归档的要求作为合同的附件，并且合同中对档案的各项归档要求、时间等详细写出；建设单位在同其他管理公司签订设计、施工等各种不同内容的合同时，要在其中明确说明档案管理工作要严格遵守四个“明确要求”，从而使得文件资料的管理工作更加准确、清晰。

（二）建设单位完成项目立项后，要对所有的参与单位进行一定的档案交底工作，确定项目中涉及的各种文件现场的保管方式和重点，比如进行项目建设时，要安排专用的文件收集设备，保证文件能够长期完好无损，防止由于环境条件原因造成文件出现虫咬、受潮等现象，同时要做好各项文件的备份工作，当前主要是电子备份，确保文件足够的安全、完整、有效。

（三）要同时进行各项基建档案管理和工程建设工作。就是要在工作过程中，不断进行机制的改进和完善，明确每个员工的工作责任，建设单位还要要求监理方、施工方必须安排专门的档案管理人员，将资料的收集管理加入到工程质量管理环节，人员要认真完成自身任务，并且进行适当的绩效考核工作，保证档案管理工作能够有效、科学地进行。

（四）要认真、仔细完成竣工验收时期的各项资料整理、收集工作。在进行工程项目验收时，一个非常重要的要求就是这些竣工材料必须是达到项目各项要求，所以，这些对于工程项目的一些管理部门、监理部门和资料员等，必须认真做好验收材料的各项审查工作，对每个单位上交的各项资料要认真检查、仔细核对，并重点关注对一些隐蔽工程项目记录材料是否准确、有效，保证做出的相关项目变更都能有效实施，是否有完整的资料记录，确保真实、准确，符合国家的各项规范要求，在保证工程资料的全面、合理、详细记录的基础上，确保工程质量符合规定。

三、对基建工程档案整理分类立卷方法进行改进

（一）根据不同工程建设期间进行档案的整理分类和归档工作。通常一些非常大型的工程项目建设会表现出很明显的阶段性，根据这个特点就能对不同时期各子工程项目档案进行整理。所以档案管理人员要确保自身的工作内容是和工程建设同步进行的，随时了解和查找所需各项档案材料，当该项工程完成后，能够立马进行分类立卷编号工作。其中进行分类时，可以利用四级类目分类，也就是根据不同专业进行单项目的分类立卷工作。

（二）根据不同的生产车间或单项工程进行档案的分类整理、归档工作。企业在生产经营过程中，为不断地进行产品的创新和改进，扩大生产规模，经常会进行一些相对小规模的改建和扩建工作。这种情况下档案管理人员要充分考虑不同工程或车间的实际生产情况，并根据实际项目的建设程度和专业队伍使用来搜集各种档案资料，其中的档案号可以是利用三级类目编制完成的。也就是按照基本建设类、生产性建筑、生产车间到案卷顺序号，这样整理档案的方法大多使用在工矿企业工程档案管理工作中。

（三）要根据工程项目中合同的要求做好档案的分类归档工作。就是要依据工程项目签订合同中的规定，做好档案的整理、归类工作，保证工程档案资料足够的准确性、完整性。这种情况一般是使用三级类目。在了解了使用怎样的工程档案分类立卷方法后，档案管理人员要认真履行档案立卷的相关要求。同时要结合国家的相关规章制度，对于案卷中档案的存放顺序应当经过提前的批复然后作出相关请示，证件在附件前面，印件在定稿前面，转发件在被转发件前面，文字资料在图样资料前面的顺序，如果图样尺寸出现不规范的现象时，可以根据297mmX210mm进行折叠，在每页书序内容页面用数字写出每张的页码，如果正反面都有内容时，正面的页码要写在右下角，反面的页码要写在左下角，然后再认真、详细地手写其中的目录内容，其中的备考表、案卷、封面等各种资料是否要进行装订，要根据不同单位的实际情况进行确定，从而能够完美地进行工程档案的归档和管理工作。

四、加强基建工程项目档案信息化建设

工程建设的不断进行，也就意味着不断形成各种工程档案，也可发现工程档案的形成是伴随整个工程建设过程，是一个非常漫长的过程。所以在进行基建档案管理过程中，可以不断提高其信息化程度，简化档案管理的烦琐、复杂过程，节约大量时间、提高完整性和准确性。所以在基建档案管理过程中，进行档案的信息化建设是非常重要和意义重大的，也是适应时代发展的必然要求，可以引入一些能够进行企业档案管理的软件，建立相关企业档案管理信息化后的规章制度，不断适应和提高信息化档案管理水平，不再受到地域和部门之间的限制作用，给不同单位和部门之间的信息交流和共享提供良好的条件。也能够激励档案管理人员认真学习计算机知识和信息管理的相关内容，熟练掌握软件的操作流程，能够通过软件大大提高工作效率，逐步实现档案信息管理的现代化和信息化程度。

五、结语

總而言之，基建档案管理能够真实地反映出项目建设过程中各个环节的实际情况，是具有重要价值的内容，对基建档案管理的不断提高就是对基建工程管理水平的提高。所以，实际的工程项目建设中，档案管理人员必须要有认真负责、爱岗敬业的工作态度，努力提高自身的计算机水平，提高自身综合能力，提高工作效率，掌握信息化办公方式，做好档案在收集、整理、归档等多个环节的工作，为企业提供良好的服务。

【参考文献】

[1]高晓玲.加强企业基建档案管理初探[J].企业家天地：理论版，2011（7）：60.

[2]桑媛媛.基建工程电子档案收集管理中的问题及其对策[J].工程与建设，2012，26（1）：142-144.

[3]冉绯.浅谈如何加强基建工程档案管理[J].数字化用户， 2013（32）.