信息化时代人事档案信息管理的现状与对策探索

石星

【摘要】随着信息化时代的到来，人事档案信息管理方式也应与时俱进，采用更加科学有效的方式进行管理。将信息化管理应用于人事档案信息管理中是时代发展的要求及趋势，有利于改进人事档案信息管理中的不足。所以企业应重视人事档案管理信息化的管理方式。本文针对信息化时代人事档案信息管理的现状与对策展开探索。

【关键词】信息化时代；人事档案信息管理；现状；对策

随着我国科技的不断发展，当前社会，信息技术的应用范围极广，信息化水平也在不断提高，信息化在实际生活及工作中的应用也在不断地探索当中。人事档案是中国人事管理制度中的特色，记载着一个人的学习、工作及生活经历等，是个人最全面的展现。人事档案信息管理关系着社会对人才的选拔，对社会的进步与发展具有重大意义。在人事档案信息管理中应用信息化管理，有利于适应时代的发展，将人事档案信息管理工作做得更好。

一、信息化时代人事档案信息管理的现状

（一）缺乏监督意识。有些企业在人事档案信息管理过程中缺乏强有力的监督，致使人事档案信息管理效率低下，没有发挥信息技术的在人事档案信息管理中的作用，档案管理人员与档案所有者之间的关系没有明确规定，在实际的工作中就会造成不必要的麻烦。有些企业只是依靠行政部门来负责档案监督工作，并没有起到良好的效果，企业高层没有给予重视，不能使档案管理工作规范化、制度化。

（二）档案管理人员专业素质不高。很多企业人事档案信息管理人员并没有工作经验，专业的管理知识水平较低，在实际的工作中不能做好人事档案信息管理工作，不能很好地将信息化管理应用于人事档案信息管理工作中，使信息化管理不能在人事档案信息管理工作中发挥作用及价值。

（三）忽视档案管理的重要性。企业中负责人事档案信息管理工作的人员对工作没有正确的认识，忽视了档案管理的重要性，影响了整个企业的发展。各部门缺乏合理的人事管理体系，各部门成了独立的个体，不进行沟通与交流，这就增加了人事档案信息管理工作的难度。还有很多档案管理人员是从其他部门临时调来的，缺乏专业的人事档案信息管理知识，不利于档案管理工作的顺利进行。

二、人事档案信息管理中应用信息化手段的意义

（一）有效降低管理成本。传统人事档案信息管理方式，无论在空间上，还是资源上，都是很大的浪费，很大程度上，加大了人事档案信息管理成本。将信息化管理应用于人事档案信息管理中，将纸质档案变成了机读档案，不仅节约了成本，还节省了空间，查阅起来也更加方便，提高了查阅效率，为企业的人事档案信息管理工作带来了很大的好处。

（二）有利于档案信息的完整、准确。传统人事档案信息管理中，如果工作人员不及时对工作进行交接，就容易造成档案不完整、档案流失等严重的问题。建立信息化档案管理之后，减少了档案的出错率，档案可以在网络上进行分享，避免了交接工作时出现的错误，档案的更新速度也进一步提高，确保了档案的完整性、准确性。

（三）提高了档案管理人员的工作效率。在传统档案管理工作中，工作人员需要动手将档案进行归类整理，这样的方式不仅工作量大，而且工作效率不高。信息化管理的应用只需工作人员分享到网络上，能快速地实现人事档案信息的统计及分析，进而提高工作效率。同时，企业要求工作人员对相关管理知识进行学习，提高人事档案信息管理水平。

三、信息化时代人事档案信息管理对策

（一）建立完善的数据管理系统。建立完善的数据管理系统，及时更新数据库中的数据，提高认识档案信息管理的质量，解决信息更新慢、传递不当等问题。建立人事档案信息分类的数据库，根据不同的种类进行分类，如员工简历、工资待遇等，这些信息既可以让管理者充分了解员工，又可以将信息进行重复使用。

（二）加强人事档案信息管理工作人员的专业素质。管理人员的专业素质是认识档案信息管理的保障，员工素质进一步提高，人事档案信息管理的工作才能进一步落实。企业应该聘请专业的档案管理员，还要懂得计算机的操作，能够将计算机与人事档案信息管理紧密地联系在一起。企业定时还要对档案管理员进行专业培训，发挥员工积极性，开发员工潜能，提高员工专业知识及素质，提高工作质量。

（三）加强人事档案信息管理工作人员的保密意识。在实际的档案管理工作中，会出现信息泄漏的现象，信息泄漏的后果是非常严重的，会给整个企业带来非常不利的影响。这种问题的产生是因为档案管理人员对计算机保密意识不强。企业针对这种现象，要加大对员工的保密意识培养，学习计算机相关的保密技术，规范档案管理员的行为，做好信息保密工作。

四、结束语

信息技術的发展，促进了人事档案信息的信息化管理，利用信息化管理，有利于提高人事信息档案的质量及档案管理人员的工作效率。我国人事档案信息管理信息化的方向越来越明确，信息化的方式与手段也会越来越先进，促进人事档案信息管理更加科学化、合理化，为企业创造良好的发展环境。

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