关于事业单位档案管理问题的思考

郭微

摘要：本研究将讨论目前事业单位档案管理所面临的问题，并从各个方面分析当前事业单位档案管理与不断改变的事业单位工作需求之间的冲突点，如交互方式的矛盾，落后的管理與快速变化的社会环境之间的矛盾等。接着本研究将结合目前的经济形势和当前事业单位档案管理体制的国际发展状况，来分析我们可以从哪些方面改变现状，以及改变现状的措施。关键词：事业单位；档案管理；问题

一、事业单位档案管理的现状

原来那种只针对事业单位本身的事业单位档案管理已经不符合当前的社会需求，当前事业单位档案的管理要求事业单位在满足事业单位自身查阅检查外，向社会各界提供档案资料。因此，服务自身与服务社会，已成为当前事业单位档案管理的主要目的，也是其最终的发展方向。传统的服务于事业单位的理念也早已不适应我们的社会主义新中国。因此，事业单位档案管理的工作人员需要不断学习，不断改变自己的思想与思维方式，如何去培养他们，采用什么样的方式去再教育他们也是当前创新事业单位档案管理所必须解决的问题。随着事业单位档案管理的业务不断拓展，有些管理人员迷失了其管理的主要对象，放下社会的需求，着力于那些易于做出成绩的项目，这种功利的行为在当下频频出现，导致了社会各界需要档案资料的人民的不满。最后，由于新旧技术在很多方面的做法是不同的甚至相反的，所以新旧技术的矛盾在事业单位档案管理的工作中日益凸显。

二、事业单位档案管理的挑战

（一）档案查阅效率低

传统落后的档案管理，采用的是需求推动管理的工作模式，这种模式耗费着巨大的资源，并且无法满足时间日渐紧迫的现代生活节奏。因此，我们的创新方向可以放在将纸质的管理转化为深层次的数据管理模式上，以此来满足在档案容量指数增长，查阅速度要求与日俱增趋势下的社会和自身工作需求。管理渠道的拓展也是事业单位档案管理的创新方向，摒弃传统的搜索方式，以大数据为依据开展多样化的搜索管理，比如开通QQ，网盘，微信公众号等管理渠道，以满足人民多样化的管理需求，再比如，各类合同档案在我国的市场经济快速发展的社会中占着重要地位，但是传统的管理不仅缓慢，而且无法让需求者及时了解合同档案的内容，影响市场经济的发展完善，如果可以开通网络渠道的档案查阅机制，就可以让需求者随时随地掌握档案情况。

（二）档案管理人员素质不足

不断强化管理人员的素质，让他们积极热情的投身工作也是我们创新的潜在方向。现阶段，由于事业单位人员更迭速度慢，就导致了档案的管理人员素质停滞不前，因此，就需要不断的对档案管理人员进行技能培训，指导他们适应新时代的要求，并建立考核机制，对于无法胜任工作的人员，需要进行岗位的调动。还有些档案工作人员，在清洁档案时不细致，甚至动作粗鲁，导致档案的部分损毁，为之后的查阅工作造成不可逆的恶劣影响。还有些档案管理人员在档案的整理分类工作中没有采用科学的方法，增加了档案的查找难度，使得档案的查阅效率不断降低，对档案管理工作造成了不利影响。很多刚进入事业单位档案管理工作的工作人员的经常更换，直接对事业单位的档案整理与记录产生了不利的影响，使档案管理工作变得很混乱，有时甚至丢失事业单位重要的档案文件等。因此事业单位要对档案管理工作有足够的重视，配置优秀的工作人员，充实档案管理工作的队伍。

三、如何推动事业单位档案管理的创新

（一）档案管理方式的现代化

首先需要建立资源数据体系与多样化的查询体系，单一的发展已经不能在这个时代掀起惊涛骇浪，只有将资料数据化，才能以几何增长的速度加快我们的数据查找速度。资料数据化不仅可以帮助我们更好的系统的利用档案信息，把档案信息整合，分析出我们系统的优缺点，还可以极大地提高我们的管理能力。接着我们还要建立更全面的资料查阅体系，比如可以新增微信公众号，官方服务网站等内容，来帮助需要查找资料的居民。再比如可以建立完善的电子档案机，并设计出合理的操作模式，来帮助文化素质较低的居民尽快找到自己所需的档案资料。在完善管理内容时，一定要主动地从需求出发，这样才能最大程度的提升管理系统的完备程度。最后，要建立完整的防护体系，要建立一个从线下到线上运营的完整的多方位的防护管理体系，在事业单位内，要将线下管理分类，将档案资料机器放置到日常需求比较多的办公区，将一些大型的需要身份验证或需要授权查阅的资料进行综合管理，集中在档案馆进行，这样的线下网络不仅可以节约办公的时间，也能提高管理效率和质量。

（二）档案管理人员素质的现代化

工作人员的思维需要进行转变，要改变以前只从微观角度把控数据的思维，做到对数据的宏观把控思维。宏观把控数据的思维要求管理人员用科学的统计学方法，对数据进行抽样，整理，分析，并将得出的结论进行再处理，在此基础上，对数据进行科学的分类转化。不仅如此，对数据的思维也要进行转变，要树立任何数据都是有用的，只有没有归类整理的数据才是无用的数据的思维。档案的宏观把控思维在工作中也是至关重要的，具体来说就是管理人员不应只关注单个档案的信息，而应该将档案看成一个整体对其进行整体性的规划，对档案整体进行各方面的分析，这种宏观的档案把控思维还要求管理人员依照档案分析的结果，对师生的发展提升提出建议。在网络已经成为我们生活的必须时，管理人员必须具备互联网思维，改变原来面对面管理的固定思维方式，以新的态度面对新的需求挑战。

四、结语

事业单位档案管理是一个灵活的，需要跟着时代的需求去不断变化的机制，只要我们以发展的眼光去管理，以灵活的头脑去创新，这样我们事业单位档案管理就会日益完善。另外，在目前的事业单位改革历程中，要充分抓住这个机遇，沉着应对挑战，积极创新，充分结合传统档案管理方式，做到单位事业档案管理工作的可持续发展与进步。

参考文献

[1]于明明.浅论事业单位人事档案管理创新[J].城建档案，2013（01）：55-57.

[2]周祥路.论事业单位档案管理的现状及其完善[J].办公室业务，2013（01）：75.