档案管理的安全保密及信息化档案管理分析

毛英女

摘 要：档案是日前人们生活之中必不可少的一种传统媒介资料，由于近年来我国经济在不断的快速发展，因此档案的数量也在逐渐增多，在这种情况之下，对档案进行合理化的管理以及进行信息化的尝试能够避免一些不必要的问题出现，本文将从三个方面对档案管理的安全保密及信息化档案管理进行讨论。

关键词：档案管理；安全保密；信息化档案管理

在现有的档案行业之中，档案的管理还或多或少的存在一些問题，有许多档案管理人员对信息的输入掌握的不够，还有一些是问题由于职业素质缺失而导致的档案丢失、泄露等问题，档案从某种程度上来说关乎到一些重要的决策，档案的存在是必不可少的，因此本文将对档案管理的安全保密及信息化档案管理进行分析。

一、档案管理安全保密及信息化档案管理的重要意义和必要性

档案的存在主要是为了记录一些重要的事情，比如说：个人经历、某件事情的前因后果等，这种记录能够帮助人们在一些事情出现时做出必要的判断，档案的存在是不可避免，我国自新中国成立以来就保存了许多档案，这些档案记录的事情也都各有特点，通过查阅这些档案能够为我国的继续发展、社会主义建设和经济发展有一定的借鉴作用，因此对档案进行合理化的管理是十分有必要的。档案一直是国家重点关注的一个项目，档案记录是时间就是在记录历史，记录一些重要事件、重要人物。学生有学生档案，成人有工作档案，人生经历都在档案中记录，档案是重要的记录办法，最开始的档案都利用纸质媒介，随着时代和科技的进步，大部分领域都已经实现了无纸化办公，档案在管理起来十分困难，档案的种类比较繁杂，信息量较大，因此我们需要对档案进行信息化管理，使得档案管理变得更加简单、快捷，让档案的安全保密工作变得更加能够实现，总而言之，档案管理安全保密以及信息化档案管理具有十分重要的意义。

二、目前在档案管理安全保密及信息化档案管理之中出现的一些问题

（一）档案管理人才、信息缺乏

我国的信息化管理虽然目前被大多数行业所重视，但是由于信息化管理的发展时间并不是很长，互联网的普及时间也并不是很长，因此在档案管理这个领域之中，大部分有关档案安全保密及信息化管理的资料信息都是比较缺乏的，缺乏基本的管理技术、管理信息，在进行档案的安全保密及信息化管理时，就很容易走弯路，降低工作效率，除此之外，目前大部分的档案管理人员都不是专业的档案管理人员，这些人员之中大部分是由其他部门借调过来的，这种情况就会导致档案管理出现一定的问题，档案管理行业本身就是一个较为传统的行业，最开始进行档案管理时，大部分的管理工作都借助人力来完成，如果档案管理的工作人员缺乏管理的逻辑性及相关意识，那么在进行管理时，就很有可能会造成档案的混乱。

（二）相关人员缺乏保密意识及信息化档案管理观念

档案的安全保密并不是近年来才出现的概念，在某些领域之中，相关的档案可能因为涉及到国家决策、科技机密，因此在进行管理时就必须严防死守，保证档案不被泄露。目前的互联网、信息化已经开始逐渐普及，档案作为一个记录重要文件的媒介来说，加快信息化进程的脚步也是十分重要的。但是就目前而言，档案管理行业之中缺乏专业的人才，这主要是因为我国的早些年并没有设立专门培养档案管理专业培养相应的人才，大多档案管理的从业人员都缺乏基本的档案管理知识，对于安全保密以及信息化技术的专业知识都比较缺乏，在目前这个快速发展的时代之中，缺乏信息化的观念就意味着行业正在落后，因此我们需要培养相关人员的信息化和保密意识。

（三）管理制度缺失

档案管理一直是一个较为冷门的行业，目前我国的信息化、互联网化已经逐渐变得完善，但是档案的管理制度、信息化管理方案仍旧不够全面，在目前这个快速发展的社会之中，如果一个行业仍旧沿用传统的管理模式，那么在不久的将来，档案管理行业可能就会出现问题。档案管理并不是一项简单的工作，档案的管理是进行重大决策的参考依据、进行科学研究时能够快速查阅到的基本资料，由于档案的类型较为复杂，数量还十分庞大，因此进行档案的管理其实并不容易，由于我国的档案管理制度一直不受重视，在目前高速发展的社会之中，档案的管理制度缺失很有可能会造成十分严重的后果。因此在这种情况之下，对信息化管理档案的管理制度进行一定的制定就显得十分有必要。

三、档案管理安全保密及信息化档案管理出现问题的解决对策

（一）培养新型档案管理人才，提高相关人员专业素养，加强信息咨询

档案人才的缺失是目前档案管理行业面对的较为严重的问题之一，如果我们想要快速改进档案管理行业，促进其进行快速发展，让档案管理的安全保密及信息化档案管理成为现实，我们就需要引进大量的档案管理人才。目前人才输出最多的地方是高校，因此档案管理部门可以与高校签订协议，引进大量的专业人才来充实档案管理领域，专业人才的引进能够净化档案管理行业，提高管理人员的整体素质，当专业人才进行档案管理领域之后，他们能够带来一些新的信息咨询，充实档案管理基本信息，档案的信息化管理需要由专业的人才来完成，除此之外，对已有的档案人员进行专业知识的普及和培训，熟悉相关互联网的操作和运作原理，能够促进档案信息化管理，从而实现安全保密。

（二）培养保密意识及信息化档案管理观念、加强安全管理

档案的安全保密需要借助信息化来完成，而信息化是近年来才出现的一种新技术，如果我们想要进行档案的安全保密，首先需要对档案管理的工作人员的相关技术及观念进行培训，保证相关的工作人员都了解档案的信息化及安全保密的基本信息，某些档案由于其特殊性，里面所包含的信息可能十分重要以及机密，因此保证每个档案管理的工作人员都能够知道档案安全保密的重要性，对相关的工作人员进行定期的培训，保证工作人员的知识是及时的、有用的。除此之外，档案的管理还需要多个部门同时配合来完成，加强安全管理，制定一系列的内部措施。

（三）改进管理制度

档案管理制度的空缺是由于目前信息时代的快速发展所造成的，因此在这种情况之下，改进管理制度是十分必要的，它能够减轻档案管理人员的工作量，提高相关人员查阅档案的效率，使档案保密变得更加方便、快捷。目前大多数的档案管理仍旧沿用传统档案管理的步骤，由于时代的不断变化，这些档案管理步骤会显得十分老旧，某些条例可能会显得不合时宜，首先我们可以建立档案管理的基本团队，由不同的职位和角色构成，形成基本的监督体系，这样一来能够提高档案管理信息化的进程，使档案的安全保密成为可能，之后有关部门加强安全管理，促进档案管理的进一步发展，最后参考多种文献，根据目前的国情来制定档案管理的基本制度，将档案管理的信息化、安全保密作为第一位，依据此来进行参考，改进现有的管理制度，促进档案管理信息化的进步和发展。

四、结语

档案的管理比较复杂繁琐，相关人员在真正开展工作时，往往需要投入很多的时间和很大的精力，信息化的利用能够减少工作人员的工作时间，档案的安全保密是整体档案管理之中的重中之重，利用信息化完成档案管理，能够快速有效的帮助档案管理进一步成熟，本文从三个方面简单叙述了目前在档案安全保密和信息化管理之中存在的问题，并且就相应的问题提出了解决对策。

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