《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

3、按单（子）项结束时间归档

大型项目或研究课题，不仅整体设计、施工和研制的周期较长，而且每个项目往往由若干個单项工程（子项或子课题）组成。比如一个大型钢铁联合企业的设计和施工，包括烧结、炼铁、炼钢、轧钢等多个单项工程；又如一个航天飞行器的研制，包括动力系统、控制系统、机身系统等多个系统。这些“单项”或“系统”作为整体工程或课题的组成部分，不仅是各自相对独立的，而且在工作进展上也常常是不同的。根据这种特点，为保证工作正常进行和科技文件的完整、系统，当一个单项工程（子项或子课题）结束后，即可先行归档，以免后期整体的归档工作负担过重。

4、按年度归档。

还有些科技文件是适合按年度归档的。按年度归档，就是在每年的初始阶段，将上一个年度形成的科技文件整理归档。这大体适用于以下几种情况：

一是活动和形成周期较长，依年度比按阶段归档更合适的科技项目形成的文件。

二是某些自然观察或观测活动中形成的科技文件，如气象、水文等观测活动，需要每时、每日、每年的连续观测，反映出时间连续性强的特点，这些科技活动中形成的科技文件可以按年度进行归档。

7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件，日后都将成为企业核心档案资源。企业核心档案资源指现代企业运营必备的档案文件，即那些一旦失去企业将无法恢复重建、正常运转或蒙受重大损失的档案资源。能否维系企业生命力持续和有效运作，是界定核心档案资源的依据。为有效地维护企业合法权益，企业应当确保其核心档案资源必须及时归档和安全保管。

还有些科技文件应该随时归档：1.机密性强的、特殊的科技文件。由于保密或企业利益的需要，要求有些科技文件随形成随归档。2.外来文件。有些与企业利益密切相关的外来文件，例如，外购设备和引进项目或引进技术的随机图样和有关文件、委托外单位设计或承办产生的科技文件等，应该在开箱验收或接收后即时登记归档，以避免流失。为了解决这些文件急于利用与即时归档的矛盾，可以先行归档，再办理借阅或复制，这样既解决了归档问题，也解决了利用问题。

7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

会计文件材料的归档时间，按《会计档案管理办法》规定，在会计年度终了后，可暂由财务会计部门保管一年，期满后由会计部门编制移交清册，移交本企业档案部门统一保管。

电算化会计（会计电算化是指由会计人员操作会计软件、使用电子计算机替代人工来完成会计工作的活动）核算材料是会计电算化中产生的电子文件，与传统手工核算形成的纸质会计核算材料相比较，具有记录载体磁性化、会计核算信息的非人工识读性、信息存储的高密度以及对系统的依赖性等特点。因此，电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：

1、“双轨制”要求。根据1996年财政部制定颁发的《会计电算化工作规范》和1998年财政部与国家档案局联合颁发的《会计档案管理办法》，电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分：存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据；打印输出的纸质载体的会计核算材料（不能只保存不可见的磁性介质的核算数据）；会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。由此可见，要求电算化会计核算材料的归档实行“双轨制”，即将电子会计核算数据和打印输出的纸质会计核算材料一并归档。而且，会计软件的文档资料及软件程序，也应作为电算化会计核算材料归档的重要组成部分。

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