浅议文物藏品管理规范化和信息化

张爱民

摘 要：社会经济的发展在现阶段有着高度信息化的特点。如何利用信息技术整合文物藏品资源，是改进文物藏品内部管理和最大限度地发挥文物藏品的价值的重要手段之一，是现阶段高度信息化的时代背景下对文物藏品管理提出的新的要求。文章从文物藏品管理规范化和信息化建设两个方面对文物藏品管理进行了初步的探讨。

关键词：文物藏品管理；规范化；信息化

信息化的时代背景是催生文物藏品管理规范化和信息化的主要基础和前提。传统的文物藏品馆藏式的管理模式伴随着信息化时代的到来，必须做出相应的改革。信息化以其创新性、倍增性、渗透性和普遍性为文物藏品管理提供了改革的空间。文物藏品管理应以信息化为切入点，将规范化作为重要的目标，并充分利用信息化整合文物藏品的资源，最大限度地发挥文物藏品的社会服务职能，从各个方面延伸文物藏品的价值和内涵。

1 文物藏品管理的规范化探析

规范化的文物藏品管理应包括接收、鉴选、分类、定级、定名、登记入账、编目、建档、分类入库、保管、提用、注销、统计。

文物藏品通常会被展示出来，只有文物藏品被展示出来，其本身的价值才能得到更充分的体现。博物馆陈列展览对文物藏品的数量有着较高的要求，现阶段各个博物馆的文物藏品中仍有较大一部分由于种种原因从未被展出，陈列展出的文物藏品占文物藏品总量的比例依然较低。那部分常常展出的文物藏品成为各个展览的基础和前提，包括各类型的专题展览、巡回展、出国展、外借展等。这部分文物藏品参与展览活动频率较高，也直接导致了文物藏品的损耗几率的增长。因此，在文物藏品展出率极高的背景下，文物藏品保管、提用记录、统计等的规范性就显得尤为重要。规范的文物藏品管理能够为保管、展览人员提供全面的数据支持。

文物藏品的定名有相应的原则。这个原则在文物藏品定名过程中有着明显的体现：本身有名的文物藏品不需要重新命名；本身没有命名的文物藏品需要根据命名原则，通常是以文物藏品的纹饰、较为明显的特征、使用时代和质地定名。文物藏品分类管理过程中普遍按照文物藏品的自然属性进行分类管理，通常按照文物藏品的质地将文物分为陶器、石器、瓷器、铜器、铁器等二十七个类型。文物藏品登记入账的规范化对于文物藏品的规范化管理具有重要的作用。登记号作为文物藏品的标记，在文物藏品账目、档案中有着唯一性和次序性的特征。当下登记号普遍使用阿拉伯数字和英文字母进行编排。规律性的数字和字母组合有利于登记号的规范和识别，同时要确保登记号的唯一性。

2 文物藏品管理的信息化探析

2.1 文物藏品管理信息化的特点

文物藏品管理信息化与文物藏品管理的信息化建设工作有着直接关系。文物藏品的信息化建设本质上是通用网络平台的方式进行数据公开，其中涉及到文物藏品数据库建设、文物藏品的网站建设和其他各项信息化建设项目的实施工作。安全稳定的网络平台对于文物藏品管理的信息化有着重要作用。

网络平台的硬件部分和软件部分是构成网络平台的两个组成部分。由网络服务器、各类交换机设备及其附带或独立的安全设备、存储设备、通讯线路等构成的网络平台硬件部分，有着物理性和载体性的特点。因此，网络平台的打造与其硬件部分有着重要的关系。这种关系体现在文物藏品的管理要以浏览文物藏品所需的网络速度和安全性为基础，通过科学规范的网络环境秩序对网络流量进行合理的分配，同时数据服务器和网络安全设备的配置要确保安全、合理。在构建文物藏品网络平台的软件部分的过程中，要实现文物藏品的艺术价值特点与网络管理功能、数据库建设和其他信息化建设所需管理软件的充分结合。专业的文物藏品信息化管理软件一方面能够体现信息化管理模式的实践应用，另一方面是对文物藏品艺术价值和历史价值的双向补充。因此，以文物藏品管理的特点为基础，科学有效地结合国家文物藏品信息化建设规范标准构建文物藏品管理信息化体系，是文物藏品管理信息化始终要遵循的原则。

2.2 信息化在文物藏品管理过程中的应用

信息化在文物藏品管理过程中的应用首先体现在文物藏品办公自动化系统的建设。其目的是利用网络满足不同级别的管理者和工作人员对文物藏品进行管理的需求。办公自动化系统能够为文物藏品管理人员提供日程提醒、简化的办公步骤、安全的邮件服务、集中的议题讨论、辅助性的决策支持、全面的监督管理等。这样一方面能够有效地协助文物藏品管理人员提高工作效率，另一方面则实现了内部管理信息资源的共享，从而有效地增强了各级管理人员之间的合作。另外，信息化在文物藏品管理的应用能够有效地提高内部办公文件申请、审核、签批等行政事务的处理效率，同时对于促进文物藏品管理的规范化有着重要的推动作用。文物藏品管理办公自动化系统具有较强的实用性和适应性，它只有在规范化的前提下进行建设才能保证管理过程中信息交换和传输的准确性、有效性、机密性，同时文物藏品管理办公自动化系统的建设对于实现透明化和规范化管理具有不可替代的推动作用。

文物藏品的管理本质上包括文物藏品的收藏、保护、整理、研究等一系列系统的工作，大致分为实物管理和资料管理两个方面。资料管理工作一直以来都保持着传统的人工管理模式。传统的人工管理模式下，原始的信息资料由人工制作、填写、保存，这些原始信息资料基本以纸质形式存在，而纸质资料容易丢失、损毁且难以被复制。在信息化时代，计算机、网络等的应用大大改变了这种局面。对藏品进行数字化处理，这是博物馆全面实现信息化管理的基础。信息技术的应用能够有效地建立起现代化文物藏品资料数据库，利用信息技术实现文物藏品资料管理是文物藏品管理工具改革的重要方式。信息化管理不仅对文物藏品管理的变革有着重要的意义，同时文物藏品的信息化管理对于发掘和细化文物藏品内部的各类信息和潜在价值也有着明显的作用。在这个过程中，能够通过信息技术手段对文物藏品所承载的文字、符号、图像等信息进行有效的记录、描述、保存、复制。文物藏品本身拥有的信息经过加工后又能产生出潜在的价值，能够对社会发展做出贡献。可以通过高分辨率扫描、数字化拍摄、3D模型制作和三维扫描技术将文物信息以数据形式存储在数据库或硬盘里，这样不仅方便数据复制、传输，也方便信息查询、下载。信息化的资料管理能够减少资源的浪费，具有传输速度快、信息保存久、信息整合便利、安全性较高等特征。在资料数据库搭建后，文物藏品管理人员可以通过计算机、手机实时浏览、查询、管理文物信息，这样大幅度提高了工作效率。

信息化管理的应用使文物藏品资料管理从传统单一的人工模式转变为新型的以信息化为主的全方位管理模式，在这一过程中实现了准确快速地传递文物藏品信息。同时，信息化管理能够将文物藏品的信息通过网络平台进行共享和传播，突破了时间与空间的限制，能够让民众在各个时间、地点通过已经构建的文物藏品网络平台查询、浏览文物信息。文物藏品资料数据库和网络平台能够为文物藏品管理人員提供有效的技术支持，是文物藏品管理信息化建设的重要组成部分。文物藏品信息化系统使管理程序更加规范化、科学化，使文物藏品的一切记录，诸如总账、分类账、卡片等都存储在数据库里，自然生成藏品档案并永久保存。这样既保存了原始信息，又减少了存储空间，也减轻了管理人员的工作量，更规范了管理程序，用最新的管理手段与管理模式实现了文物藏品的信息化管理，提高了博物馆的管理水平。

3 结语

时代发展方向的变化从内部和外部两个方向推动着文物藏品管理的规范化和信息化。文物藏品管理的规范化和信息化应用对于文物藏品的服务方式和发展方向有着明确的指导意义。在科学水平变化趋势持续向上的背景下，文物藏品管理的规范化和信息化工作依旧是相关行业学者、专家始终要强调和研究的重点内容。