信息化建设下的人社档案管理初探

袁双盛

[摘要]人社局在推动经济社会快速发展的过程中扮演十分重要的角色，对社会保障体系的完善和社会的安定团结具有积极促进作用。本文通过分析加强人社局档案管理工作信息化建设的必要性和紧迫性，在结合当前档案管理工作开展现状的基础上，提出切实可行的措施来加快人社局档案管理工作信息化建设的速度。

[关键词]信息化建设；人社局；档案管理工作

在互联网时代的今天，重视人社局档案管理工作信息化建设，有利于推动民生档案工作的进程，扩大百姓档案资源管理体系的覆盖范围，为充分发挥档案管理工作的各项职能奠定基础。人社局档案管理部门应提高现代化档案管理设备和管理系统的应用范围和使用频率，加快纸质档案向电子档案的转变，积极探索出更加合适的档案管理工作模式，实现档案管理工作安全系数和工作效率的共同提高。

一、加强人社局档案管理工作信息化建设的重要性

（一）加强人社局档案管理工作信息化建设符合档案管理机构内部管理改革的基本要求

人社局档案管理工作信息化体系的完善，可以减轻档案管理工作人员的工作量和工作压力，减少档案管理工作的人力物力支出，简化档案管理工作的流程，提高档案查询管理的效率。原有的档案管理工作模式对档案管理工作人员的需求量较大，信息化的档案管理模式则可以减少档案管理工作对档案管理人员的需求量，降低了档案管理的人员成本。

（二）加强人社局档案管理工作信息化建设促进档案管理工作流程的统一化和规范化

档案管理工作主要包括信息采集、整理、完善、保管以及调取等等，档案管理工作各环节是环环相扣，每一个环节出现问题都会影响其他环节工作的开展，原有档案管理工作模式中，几乎所有的档案管理工作都需要档案管理人员手动完成，对档案管理人员的耐心细心以及档案管理人员之间的配合默契度要求较高，稍有差池，就会造成档案信息的错误。利用具有索引功能的档案管理系统，可以准确无误、快捷高效的获取索要提取的各种档案信息，节省档案管理人员的时间和精力。

（三）加强人社局档案管理工作信息化建设有助于促进档案管理工作的一体化进程

加强人社局档案信息化系统与其他业务系统的联系，实现系统之间的无缝隙对接，为人社局其他工作的开展提供更加完整全面的信息，避免因信息沟通不及时等造成工作无法开展。

（四）加强人社局档案管理工作信息化建设有利于提高档案管理工作的安全性能

所有的档案信息都可以通过人社局档案信息化系统进行查询，促进了档案信息的共享，提高了档案信息资源的有效利用率，减少了纸质档案因多次提取造成损坏，有效避免了档案信息的丢失。

二、加快人社局档案管理信息化建设的策略

（一）转变人社局档案管理工作相关人员对档案管理工作的错误认知

部分人社局档案管理人员还没有正确认识到档案管理工作对经济社会和谐发展的促进作用，因此，人社局档案管理人员要坚持与时俱进、不断发展的观点，转变对档案管理工作的错误认知，意识到促进档案管理工作信息化建设是势在必行的事情，主动配合档案管理信息化建设的各项工作，全力以赴的消除各种阻碍档案管理信息化建设的因素，在人社局内部和全社会形成档案管理工作十分重要的观念，有利于增强档案管理人员的荣誉感和自豪感，从而提高档案管理人员工作的积极性和主动性。

（二）转变档案管理人员的工作理念，全面深入的了解档案管理工作的核心内容。

档案管理工作并不是单纯的保管档案资料，而是将各种档案资料价值最大化，深度挖掘档案信息潜在的价值。人社局档案管理部门可以通过开展员工座谈会、档案管理知识竞赛以及内部宣传栏等途径来加强档案管理的宣传力度，加深人们对档案管理工作的了解程度，推动档案管理人员工作理念的转变。

（三）进一步完善档案信息化管理体系

人社局档案信息化管理体系是否完善直接影响甚至决定档案信息化建设的成果。人社局应明确档案管理部门的工作职责和工作内容，强化档案管理部门各项职能，明确档案信息化管理体系与原有档案管理体系的差异和区别，促进档案管理机制的不断完善。人社局应适当的提高档案管理工作在人社局整体工作体系内的地位，适当的增加经济投入和技术投入，灵活运用云计算和大数据技术，及时更新淘汰落后的管理系统，为档案信息化管理体系的完善提供资金和技术支持。

（四）加强档案管理队伍建设

档案管理部门应提高档案管理人員的培训力度，提高档案管理人员培训的针对性和全面性，定期对档案管理人员进行档案管理技巧、互联网技术以及创新等方面的培训，引导档案管理人员逐渐形成主动学习和自主学习的良好习惯，有利于提高档案管理人员的专业水平和学习实践能力，强化档案管理人员的责任意识和法律意识，增强对外界各种诱惑的抵抗力，避免他人档案信息泄露等情况的发生。

三、小结

人社局档案管理工作对我国政治经济以及社会的发展都具有十分重要的影响，档案管理部门可以通过完善档案管理人员培训机制、构建档案信息化管理体系等方式来提升档案管理工作的信息化水平，从而推动档案管理工作的深入持续发展。