人社档案信息化建设与管理的实践研究

孙玲

摘要：人力资源和社会保障局承担着为老百姓服务一生、记录一生、保障一生的重要职责。新时代下的人社局档案管理在一定程度上需要吸收时代发展优势，积极的对传统档案管理模式进行改良，提升档案管理效率，丰富档案管理功能，让档案管理与运用更为便捷性，为此，本文希望抛砖引玉能对人社局档案信息化建设与管理工作提供一定的借鉴作用。

关键词：信息化；人力资源社会保障；档案管理；人社局

1 引言

档案是企事业单位管理的重要内容之一，是重要历史凭证。人力资源和社会保障局（以下简称人社局）相关的档案管理工作对于我国人力资源统筹运用管理以及劳动力丧失后生活保障起到一定辅助作用，其管理水平的高低直接关系到相关工作开展的便捷与有效性。近年来，随着档案事业飞速发展，大数据热潮席卷全球，党的十八大报告把信息化摆在了更加突出的位置，并明确把“信息化水平大幅提升”纳入全面建设小康社会目标之一。为此，加快档案信息化建设与管理，是人社局发展的必然趋势，有助于提高档案管理效率，以适应日益发展的人力资源和社会保障事业的需求。

2 现状及存在主要问题

2.1 档案信息化建设的内容

档案信息化的内容有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2.2 存在的不足

近年来，邹平县人社局坚持以人为本，科学发展，紧紧围绕全县经济社会发展大局，始终保持良好的发展态势。目前人社局的各类档案主要包含：业务档案、人事档案、文书档案、财务档案，其中业务档案部分涉及社保、医保等众多业务内容。我国几十年来一直沿用传统的档案管理模式，将档案按照卷数整理，具有一定的科学性，但是也存在许多问题，随着档案数量逐渐增多，巨大的工作量导致档案管理工作极易出错。且各部分内容分散管理，信息化的水平也参差不齐，部分内容的管理还存在Excel表格半手工管理方式，大量的实体纸质档案的存放因为没有统一集中的库房而分散在四处，给档案的集中管理和利用均带来了很大的不便。

以社保业务为例，近年来社保经办业务量快速增长，业务档案以及人事档案与日俱增。社保业务的覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起关注，传统性纸质档案管理已无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的诉求。

3 促进档案信息化建设的几点建议

3.1 树立档案信息意识，提升档案人员素质

首先，在进行档案信息化建设的过程中，需要从业人员对档案信息化具有一定的意识，并对信息化建设的内容进行充分的了解，这样才能使信息化建设工作顺利的展开。在档案信息化建设中，工作人员是其中的主力，必须要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念，主动为人社局领导正确决策提供可靠依据，为业务发展、科研提供依据，为人社局的精神文明建设和发展建设服务。

其次，要提升档案人员的素质，档案人员要具有一定的责任感，并且掌握相关的专业技能，这样才可以保证信息化与管理工作相结合，加快档案信息化的进程。

①加强知识修养。档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，可充分利用各级组织的档案法规培训、继续教育、网络教育和个人自学等手段进行档案业务知识的学习，也要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，學习新技术和相关领域的知识，开阔视野。

②加强技能修养。档案人员要注重自我完善，熟练地掌握计算机理论知识和操作技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时，还必须具备较强的信息获取能力，引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。

③加强政治修养。档案管理工作是一项复杂且细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要文书档案管理人员付出艰辛的劳动，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质。

3.2 提高档案信息化水平技术

①设施的配备。硬件设备是档案信息化建设中所需要的物质基础，设备的选用上应以信息建设的需要为主，通过先进的系统及软件的使用，帮助档案信息化建设更快的完成，同时建立与完善档案管理平台，使其可以在档案的收集、整理、应用上起到应有的作用。

建立全局统一的档案管理模式。统一管理和指导全局档案管理业务、建立统一、标准的档案管理服务中心，实现资源设备、档案资源的集中统一管理。

②以社保档案为重点建立档案数字化管理平台。实现对全局档案统一标准、分类、装订、上架、保管。利用信息技术，进行档案信息化建设，配置档案信息化设备，开发档案管理信息系统，实现档案电子化扫描和管理。在将原有的档案材料进行数字化与信息化处理时，要先制定规范的录入方式与录入标准，使文件的电子化转变有相应的统一格式。这样可以有效的提高档案信息化的工作效率，实现电子档案与业务系统对接，整合和优化档案业务处理模式，实现档案规范化管理。

③对上网信息进行密级界定。从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。查阅人的身份还需要网上进行验证，这样才可以针对查阅人身份的不同信息对其公开不同的档案内容，使档案的安全性得以保障。

3.3 提高档案信息管理水平

信息化技术介入到档案管理工作当中来以后，档案管理工作水平有了明显的提高，同时信息化档案管理已成为档案管理工作的趋势，计算机、磁性介质、打印及扫描装置及先进的管理软件系统等都为档案的信息化建设做出了重大的贡献。

要充分的重视档案管理先进性，积极的做好对应数字化档案管理建设，运用先进的信息技术对档案管理工作做对应的管理效果提升。加强信息化系统建设，同时要注意信息化建设的安全性、功能多样性、操作便捷性。聘请专业的系统建设机构依据实际档案使用与管理中所涉及的具体情况，做好档案管理系统建设的合理性、科学性。在此条件上也保留一定程度的纸质档案管理，让档案管理操作处于双重形式并行的状态，逐步向档案信息化管理的过渡。

在目前而言，由于技术与制度的局限性，当前全面实行数字化档案管理仍旧存在一定局限性，因此可以将档案管理工作进行初步的数字化管理，充分利用现有数字化档案管理实用性功能做有效开发，有效的促进档案管理超越时空局限的查阅、运用、统计与分析工作，提升相关工作的便捷性与高效性。

4 结束语

总之，信息化建设下的人社局档案管理系统可以大大提高工作效率，人社局的档案管理和利用工作是一项庞大而系统的工程，不仅需要文书档案管理员的努力，也需要人社局领导的高度重视、加大投入，更需要档案管理人员加强自身修养、提升管理水平，需要人社局各科室的能力配合，共同为人社局发展建设、领导决策、教学科研等工作提供基础保障。

参考文献：

[1]贾洪慧.论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理[J].办公室业务，2014，（1）：181.

[2]陈均海.人力资源以及社会保障局的档案管理探究[J].办公室业务，2014，（17）：78-79.