如何在信息化时代做好档案保密工作

杨金昱

[摘要]随着社会经济的快速发展，信息化时代的到来，使得档案管理工作逐渐的从传统的纸质管理像电子档案转移，特别是在大数据的时代背景下，信息化档案管理不仅仅给档案管理人员带来了极大的方便，而且也使得档案保密工作更加让人放心。这些年来，随着信息化档案管理工作的逐渐展开，可以明显的发现取得了很多的成效，但是在实际工作过程中仍然存在着一些问题以及需要改善的地方。本文就信息化时代如何做好档案保密工作展开叙述。

[关键词]信息化 档案保密 管理

一、信息化时代的档案保密管理形势

档案保密管理工作不仅仅是国家所面临的问题，同时也是社会上各个组织机构普遍要面对的问题。所以要做好档案保密管理工作，就必须要能够建立一个档案保密预防机制，特别是在信息化时代档案管理的软件和硬件与档案的安全性有着紧密的关系。在信息化时代，我国的各行各业都承受着互联网的巨大冲击，但是也因此将很多的新型技术应用到了具体的实践当中。档案管理也逐渐的开始使用信息化的技术，传统的档案管理都是由纸质的档案进行归纳整理，但是在信息化时代的档案管理更多的是通過信息技术以及相关的网络平台就可以完成信息的传输与建立，特别是许多的保密信息也可以直接进行存储，这比传统的档案管理在安全性上面提高了很多。但是同时，虽然提高了档案管理工作的质量水平，但是对于当下的档案管理的保密性与安全性提出了更大的挑战。

当下互联网的遍及，很多关于用户信息的泄露事件时有发生，各行各业各个领域都有信息泄露的状况发生，很多甚至对人民的生命财产安全造成了严重的威胁。所以，在信息化时代做好档案保密工作则更为重要，不仅仅是个人的档案保密工作，同时还有国家档案保密工作。作为档案管理人员，应当不断的提高自己的档案管理工作水平，在信息化时代不断的进行自我学习，对于将来所面临的挑战做好准备。

二、信息化时代的档案保密管理方法

（一）加强档案信息化管理的安全保密意识

虽然在档案管理的保密性和安全性上这些年逐渐的提升，但是最为重要的则是档案管理工作人员的安全保密意识。所以无论是企业还是其他的机构组织档案管理人员必须要不断的加强信息化档案管理的安全保密意识，对于公司或者企业内部的档案管理条例也应当深刻的把握，对于信息化管理的形式要做到时刻的了解，这样才能够更好的做好档案保密和预防工作。同时不仅仅档案管理工作人员要加强意识，同时企业事业单位的管理层也应当正式档案管理条例以及相关的规范措施，通过在日常的信息化档案管理过程中不断的完善和补充管理漏洞。

（二）加强档案信息数据库自身的安全保障

随着网络科学技术在信息档案管理中的应用和发展，使得档案信息数据库自身的安全保障更加的受到重视。虽然很多的档案信息数据库都有一定的密钥管理，但是仍然存在着许多的漏洞，一些网络黑客则可以根据这些漏洞而攻破企业事业单位数据库，从而导致信息泄露。所以对于数据库我们一般可以进行双重密钥加密，或者采取其他更加高新科技的密钥，这样就可以有效的提高整个数据库系统的保密性和安全性。还可以在涉密电脑上引用三合一保密产品，通过在受控主机上安装代理程序与部署控制器，对受控主机的USB移动存储介质进行授权认证管理和审计，对受控主机可能的信息外泄渠道进行封堵，对信息通过USB移动存储设备向涉密计算机传输进行物理层的单向控制，这样才可以有效的防止涉密信息，在信息传输过程中反向的牛肉USB移动存储设备，这样就可以有效的避免了病毒软件对于涉密信息所带来的危险。

（三）提升档案信息管理人员的综合素质

无论是传统的纸质形式档案管理，还是在如今信息化时代的档案保密管理，档案管理的保密性和安全性最终还是取决于档案管理人员在工作中所采取的措施。所以档案信息管理人员的综合素质备受关注，相关的企业事业单位也应当针对专门的档案信息管理人员制定一系列的规章制度，在聘用档案信息管理人员时应当注重其自身的综合素质，特别是档案管理人员在工作过程中的态度、责任和能力。对档案管理人员在实际过程中的培养工作也应当做到多样化，特别是在如今新时代各工作各岗位人员的需求也在不断的发生变化，最终的目的都是为了能够培养出来高素质、高技能的专业信息档案管理人员。

三、信息化时代的档案保密工作技巧

（一）明确责任、强化管理

档案管理工作最核心的环节就是档案管理工作人员，所以在日常的档案管理工作培训当中应当加强档案工作人员的保密意识，培养工作人员良好的保密习惯。特别是很多的档案管理人员认为存储涉密档案材料的电脑都是安装了一定的防护系统，所以这就使得档案管理人员认为答案的信息不会遭到泄露，这样的意识应当在培养工作过程中坚决的避免，消除这种误区。要将因为信息档案泄密所带来的不良后果让工作人员有所了解，特别是很多信息的泄露，涉及到人民财产安全，造成的后果不堪设想。最后还要强化档案管理人员的能力培养，不断的提升档案管理人员的工作技能，制定一定的考核制度，明确管理工作人员的责任和义务。

（二）升级软件硬件设施，强化后勤保障

随着高新科技的快速发展和普遍应用，很多的企业事业单位对于档案室的档案保密软件和硬件设施进行了升级处理。大多都配建了防火防潮和防虫等安全设施，很多的企业也配备了电子保密柜、报警器、计算机等档案设备，不仅仅使得信息化的档案管理更加的便捷，而且也使得档案的保密性得到了进一步的提升。同时也应当在涉密档案管理的电脑中安装一定的杀毒软件，防止因为病毒木马的出现而对档案信息的泄漏造成了威胁。同时在进行档案信息传输的过程中，也应当有专门的档案管理人员来进行答案文件信息的传输，强化安全性的保障。

四、结语

信息化档案保密工作越来越受到重视，信息化档案管理工作也有传统的纸质管理方式逐渐的向网络时代信息档案管理方式转变，在实际的档案保密管理的过程中，不仅仅要加强工作人员的保密意识，也应当加强档案保密管理方法的多样性，从各个方面来避免档案信息的泄露，给信息的保密性和安全性提供有力的保障。