我国档案工作未来发展趋势研究

周园

摘要：档案是直接形成的历史纪录，具有原始性和记录性，个人档案对一个人的工作学习关系重大，档案管理的目的是为其他部门借阅参考档案提供工作上的帮助。随着时代的发展，档案工作也随之有了新的发展机遇，本文从档案工作中的电子化、档案云存储化、管理自动化和保密化角度分析，对我国档案工作未来发展趋势进行了探究。

关键词：档案管理；信息化；发展趋势

前言：档案是人类历史最重要的载体之一，自古以来就是重要的原始性记录文件，它通过自己的记载，为后人研究历史提供第一手的历史材料。对个人来说，档案既是工作的需要，也是社会的需要，是单位或企业了解一个人的重要手段。档案管理的工作由来已久，随着时代的发展，信息化时代的到来，档案管理工作也在随着时代发展得到改变。

一、档案工作脱纸质化

档案的载体经历了甲骨、金石、绢帛、简牍、纸张的变化，都和当时的时代

背景密不可分。在人类进入工业社会之后，开始出现了音像档案，比起传统档案可以承载更多的内容，在现今的信息时代，产生了以软盘、光盘、硬盘等移动存储装置为载体，依靠计算机系统读取并可以通过网络传播的电子档案[1]。如今社会信息量进一步增大，同时，环保节约等概念的兴起，电子档案已经开始取代纸质档案，成为档案存储的主要方式，电子档案的产生，是档案领域的剧烈变革。

首先，档案工作的脱纸质化可以便于档案的储存管理。电子档案储存相对容易，比起纸张来更不易于损坏，而且电子档案的容量更大，传统档案馆中满满一档案库的资料，转换成电子档案可能只需要一块硬盘，便于管理。电子档案还可以不仅仅局限于文字，电子化的音像档案增大了档案信息的丰富程度。其次，档案工作的脱纸质化是办公便捷的需要。现在随着时代的发展，个人档案变得越来越复杂，档案的数量和复杂程度都是前所未有的，电子化的档案可以依托于计算机系统，方便了对档案进行检索管理。而且伴随着世界全球化的进程，一个人可能会在短时间内去到很远的地方，一旦有调查档案需求，电子档案可以依托互联网进行快速传递，是符合现代人生活需求的。最后，档案的无纸化也是现代社会对节约纸张，保护生态环境的需要。

二、档案工作云端化网络化

纸质档案所依托的纸张比较脆弱，在转移搬运中可能会出现损坏遗失，不方便进行运送传递。而在生活中，我们经常能听说原来有人档案遗失后被人冒用身份，或是在不同地区拥有多重身份等故事。這种档案问题的出现，根源是传统档案载体的难以共享，使人可以利用信息的不对等性，钻了档案管理的空档。如今，电子化档案成了档案发展的趋势，将档案电子化，通过云存储，进而做到各地档案管理机构的档案云共享，是档案工作未来的发展趋势[2]。

首先，将档案进行云端化，是便于存储的需要。云存储的档案管理，相当于为电子档案进行了一个备份和参考，一旦档案馆自身的档案储存出现问题，可以从云端对档案重新找回，增强档案存储的安全性。其次，网络的修改比起纸质的修改更难隐藏痕迹。对档案进行云存储必然会留下痕迹，根据修改痕迹，在档案出现问题时，例如有人宣称自己的档案在本地遭到了篡改，就可以利用云存储与本地存储档案进行对比，增强其真实性，同时，针对修改痕迹也可以更容易查明问题所在，也是在增强档案的安全真实性。最后，档案的云端化有利于档案在各个档案管理机构之间的传递共享，无论一个人在世界的任何地方，他都可以在当地档案机构的申请下获得自己的个人档案，同理，大批量的档案信息传递也可在云端快速复制传递，不会有纸质档案转移时的损坏遗失风险。

三、档案管理工作自动化

随着未来档案工作发展的电子化趋势，档案管理的自动化也会逐渐发展。电子化的档案，体积和牢靠性都得到了提升，无需依靠大量人力来对档案进行管理，而且，电子化的档案依托于计算机，更便于运用计算机实现档案的自动化管理。档案管理机构为了跟上社会发展的脚步，使得管理工作更加高速准确的进行，实现计算机电子档案管理，是顺应时代发展的需要[3]。

首先，档案管理自动化可以提高效率。计算机具有人类无法比拟的高速处理信息能力，在档案查找，档案收录等方面比起人工管理具有巨大优势，现今社会是效率至上的社会，提高档案管理查找的效率，是社会普遍的需要。其次，档案管理自动化可以减小误差，提高档案的可信性。档案作为最原始最一手的记录资料，一旦出现记录错误，将会带来十分严重的后果。依靠人工进行管理，在大量重复性工作中，可能会出现错误，很多档案漏装、档案丢失都是源于人工的失误。通过计算机进行自动化管理则很难出现这类问题，档案管理自动化，不光能提升效率，还能保证管理的质量，降低失误率所带来的影响。最后，档案管理的自动化，可以节约人工，减少管理成本。

四、档案工作保密化

档案工作的电子化网络化，固然给档案管理和人们的需求带来便利，但同时，网络信息安全问题也是不可忽视的。近年来，各大网站的数据库泄露，用户信息被盗取等新闻的频频见报，使得人们对自己的信息安全产生了疑虑，档案工作要想进一步电子化信息化，就必须做好档案信息的保密工作，保障信息的安全性。首先，档案工作人员要进行相应的培训，提高在网络时代的档案安全意识，提高个人职业道德，从人的角度做到信息保密。其次，要做好信息保护的升级工作，可以通过局域网等方式加强网络安全，使得外来电脑无法连入局域网泄露信息。最后，安全保卫永远在路上，要加强对网络安全的研究，把握时代新方向，时刻关注网络安全的新信息并展开研究，积极探索更新的网络安全技术，保卫档案信息的安全。

结论：在如今这个信息化的社会中，档案工作未来发展的趋势就是电子化信息化，电子化的档案工作可以节约空间，便于查找传递，有利于档案的管理工作，也减少了档案工作中人工的失误率，降低工作成本。在享受便利的同时，也不能忽略对档案信息安全的保护，只有将好处与问题都考虑到，发扬优势解决问题，才能使档案工作在未来得到更好的发展。

参考文献：

[1]孙云乔. 浅析档案管理工作未来发展趋势[N]. 科学导报，2017-05-12（C01）

[2]鲁红.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].时代教育，2016（23）：140

[3]刘焱.档案计算机管理的发展趋势和应对策略探析[J].现代职业教育，2017（21）：148-149