现代企业制度下企业档案管理研究

刘玉媛

【摘 要】现代企业制度对于企业档案管理提出了新的要求，本文分析了当前企业制度的特点和现代企业制度下企业档案管理存在的问题，并在此基础上提出了现代企业制度下的企业档案管理方法，以期促进企业档案管理效率提高，辅助企业的经营管理活动。

【关键词】现代企业制度；企业；档案管理

随着社会和技术的不断发展，现代企业所面临的环境也日益复杂，企业的管理要求也在不断提升。尤其对于企业的档案管理而言，如何有效利用现代化的工具和技术，加强现代企业的档案管理工作，提高企业的经营管理效率，是当前企业需要明确的重要问题。

一、现代企业制度对企业档案管理的要求

企业制度是对企业的日常运行和管理做出基本规定的规章，通过企业制度的引导，能够有效对企业的日常经营活动、人员激励和管理、企业的文化和信息管理等各个方面的运作进行指导。现代企业制度包括了现代企业产权制度、现代企业组织制度和现代企业管理制度三方面。而随着社会的不断进步和科学技术的快速发展，现代企业所面临的企业经营环境也越来越复杂，企业的人员管理、日常活动规划以及企业的信息档案管理等各类活动也日益增加，且日益繁杂。现代企业制度需要考虑到企业不断复杂化的管理要求，同时也要保证企业的盈利水平和发展。因此现代企业制度需要更多地注重企业与不断发展的社会之间的协调，同时也要注重企业内部人员、信息的协调。

在这样的背景之下，传统的企业档案管理方式已无法满足现代企业的发展需求。而是需要在管理体制、管理内容、管理方式上加深变革。企业的档案管理对于企业信息的编辑和存贮，企业的日常运作，企业的盈利目标实现以及企业的人员管理等各个方面都有着重要的作用。只有将企业的档案进行合理的管理，才能够让这些信息得益有效存储，并指导企业的运行。而传统的手工化的企业档案管理模式已经无法满足现代化企业制度的发展需要。因此需要提倡的是一种信息化、网络化、专业化、综合化的企业档案管理模式。通过高效的企业档案管理，促进企业的综合化管理，充分适应现代化企业制度的要求。

二、现代企业制度下企业档案管理存在的问题

（一）企业档案管理工作不重视

当前很多企业对于档案管理工作十分不重视，认为档案管理仅仅只是一个十分简单的资料工作，也无需由专门的人员和部门对其管理。导致很多企业的档案管理人员配备不完善，没有专业的管理人员。若人员一旦流动，就会导致档案信息的缺失。同时也会造成档案内容不完整，更新不及时等情况发生。同时由于企业的投入不高，重视程度不够等问题，导致企业的档案保管不善，数据有所丢失或损毁等情况发生。档案管理工作的不重视还体现在，对于企业的档案管理没有专业化的管理流程和制度，由于缺少了管理流程和制度的指导，档案管理工作变成了一种十分随意，流于形式的工作。

（二）档案管理工作缺乏信息化手段

对于现代化企业管理而言，信息化是一个有效的技术手段，也是企业档案管理的发展趋势。信息化手段的应用能够有效提高企业档案管理的效率，同时更好地辅助企业的信息及人员的管理。然而当前很多企业都还没有利用信息化的手段对档案进行管理。当前很多企业的档案都是手工纸质版，导致档案的录入、修改和传递过程都十分复杂，需要档案管理人员手工进行誊写，然而这样的方式一来比较容易出现错误，二来会大大降低企业档案信息的传递效率，导致在档案的修改和查询时，需要耗费一定的人力物力，还有可能产生信息上的错误。这样低效率的手工化的纸质档案的管理，极大程度上降低了企业的信息管理效率，进而影响了企业的日常经营与管理活动。

（三）企业档案管理缺少安全保障

企业的档案管理除了基本的信息正确和完整等方面的要求之外，还需要注重的是对信息安全的保障。企业的档案包含了企业各个员工的个人数据，同时也包括了企业各类经营管理先关的数据，如果一旦泄露或是遗失，将会对企业造成一定的影响。然而很多企业对于档案管理的安全工作并不重视。具体体现在其一，对档案的保管工作不重视。很多企业的纸质版档案存放比较随意，也没有相应的归类和定期的保管，这导致企业档案损坏和丢失的情况时有发生。其二，对于企业档案的安全保密性工作没有做好。企业的档案管理人员对档案的保密性和安全性缺乏一定的认知，因此对档案中的重要信息并没有加以保护，对档案的借阅和归还等方面，也没有加以重视。同时有些网络化信息化的档案信息，并没有加强网络防护措施，导致即使是存放在网络或计算机中的档案信息，也面临了一定的安全风险。

三、现代企业制度下的企業档案管理方法

（一）提高企业档案管理意识

企业的档案管理工作对于企业的管理而言有着重要的作用，要想加强企业的档案管理，必须提高企业的档案管理意识。首先企业的领导自身应该提高相关的意识，明确档案管理的重要性。并不断通过企业内部的文化和宣传教育，提高企业内部所有员工的档案管理意识。设立专门的档案管理部门和人员，定期进行员工的培训等，从而帮助企业档案管理意识和业务水平的提高。同时也可以通过企业的宣传画册等多媒体形式，向员工宣传档案管理的作用，让所有员工都提高档案管理意识，明确档案管理的要求和要点，从而更好地帮助企业档案管理工作的进行。

（二）加强信息化管理技术的应用

信息化管理技术的应用，能够有效将纸质版的企业档案转化成为电子化的档案，便于存储、修改和查阅等各个方面档案管理工作的进行。企业应加大档案管理工作的投入，构建企业的电算化信息系统，将档案文件从纸质版转录为电子化的版本，从而存储于信息系统中。系统中需要对不同的档案进行分类存放，并由专门的档案管理员对档案进行日常的维护和管理。对档案的修改、删除和查阅等功能，需要制定不同的权限，保证企业不同层级的员工对于档案的权限不同，从而更好地保证企业档案的安全性。此外，由于信息化技术的应用面临了一些技术的采用，企业应定期对这些技术和系统进行维护，并加强病毒的预防和查杀，减少信息系统被入侵，档案信息损坏丢失和被盗的风险。

（三）制定企业档案管理制度

档案管理制度是整个企业的档案管理指导方针，只有通过制度的引导，才能够有效确保企业所有人员的档案管理工作进行。档案管理制度首先应明确档案管理工作的基本职责和要求，尤其是针对档案管理部门的相关人员，需要明确他们的日常工作职责和要求。同时对于档案管理工作的流程和权限需要加以界定。如档案的录入、修改、删除、查询、维护等各个方面，都需要明确相应的流程、负责人员和操作权限等，从而保证企业档案管理工作的顺利进行。

四、结语

现代化技术的发展和社会不断提高的要求，使得企业的档案管理变得越来越重要。各企业应该明确现代化技术的下企业档案管理的新要求，用信息化、网络化、电算化的方式进行企业的档案管理。加强企业档案管理工作，提高企业管理效率。

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