档案信息化建设的安全问题与对策

刘轶男

【摘 要】随着近年来我国科学技术快速发展，档案信息化建设已成为当前社会各领域档案管理部门进行档案管理转型的重要内容。但是在档案信息化建设过程中档案信息安全问题是信息化建设不可忽视的问题，全面做好档案信息化建设的安全管理工作，并针对其存在的安全缺陷制定有效的控制策略，可推动档案信息化建设又好又快发展，提高我国档案信息安全管理水平。

【关键词】档案信息化建设；安全问题；对策

随着信息技术的发展，网络终端的广泛应用，社会各行业进行全面的信息资源共享成为信息时代社会发展的必然趋势。在信息化社会背景下，传统档案管理模式面临新的挑战，数字化的档案信息存储、档案信息数据的网络化应用、信息数据的网络流通及高效共享成为当前档案信息管理面临的新任务。在档案信息化全面推进过程中，产生了诸多需要解决的问题，其中保障档案信息使用和管理安全是最重要的问题，本文针对当前档案信息化建设过程中的安全问题展开详细论述，并提出具体的解决策略[1]。

一、档案信息化建设的含义

1.档案信息化建设的概念

档案信息化建设是指传统档案管理模式全面应用计算机、互联网技术进行数字化、电子化建设，用成熟的计算机系统代替传统的人工档案管理模式，使用计算机数据库、智能应用平台、网络安全平台以及大数据技术、人工智能技术、区块链技术，对档案信息资源进行全面的挖掘、解读、存储以及安全防护，保障档案信息能够高效存储与利用。

2.档案信息化建设的意义

传统档案信息管理模式以人工为主，针对特定的信息载体，如纸质文本、胶片、影像材料进行定向化存储。这种管理模式需要以物质材料为载体，信息资源需要一定的存储介质，不仅所耗时间较长，而且也需要较大的物理存储空间，在档案资源存储过程中极容易受到外部环境的影响，如阳光、潮湿、霉变、虫蛀、火灾等，经常会导致珍贵的档案资源损坏或全面损毁。即使在档案资源管理过程中一些资源保存得非常完整，但是受到使用年限的影响，一些材质也会出现自然衰减的现象。传统档案管理模式经常是重保管轻利用，档案管理人员过度重视档案资源的搜集、分类、归档，忽视了档案信息资源的开发和利用，导致大量有价值的档案信息资源利用率不高，不能发挥其应有的价值。随着近年来我国信息技术快速发展，计算机设备以及信息网络为档案信息化建设提供了良好途径。全面加强档案信息资源数字化建设，将传统的管理模式转变為现代信息管理方式，能全面提高档案资源使用效率，使档案信息资源价值最大程度得到发挥[2]。

二、当前档案信息化建设过程中的安全问题

1.档案信息系统操作和管理人员缺乏安全意识

从目前我国档案信息化建设现状来看，虽然档案信息化工作人员具备专业的信息化操作技能以及良好的管理意识，但是对档案信息数据进行搜集、整理、利用过程中忽视了档案信息管理系统的安全，既没有注重档案信息管理系统的规范化操作，也不能有效执行档案信息管理的安全管理制度，经常会出现重要电子档案信息丢失和损毁的情况，重要档案信息的丢失必然造成档案信息泄露，会给档案管理系统安全带来隐患。

2.计算机设备的安全防护问题

实现档案管理信息化建设的基础是计算机设备及服务器，其中计算机安全防护系统的效能强弱以及计算机硬件设备是否安全，服务器的安全问题都会影响到档案信息安全。如果计算机安全防护系统运行不稳定或是计算机硬件设备性能不稳定都会给档案信息化建设带来安全隐患，轻则导致重要档案信息丢失损毁，重则会引起档案信息管理系统崩溃，导致重要档案信息资源无法完整保存或永久性丢失。

3.网络环境安全问题

无论是档案信息管理系统或是计算机操作系统处在暴露的网络环境空间容易遭受到病毒入侵和黑客攻击。一方面是计算机操作系统可能存在漏洞，在与信息网络连接过程中没有重视计算机的安全保护问题，另一方面，计算机设备在使用移动存储设备过程中没有进行病毒查杀和安全检查，导致计算机感染病毒，造成重要档案信息丢失。

4.档案资源数字化处理后原始信息的真实性问题

传统的纸质档案资源由于采用人工方式进行存储，鉴别其信息真实性比较容易，但经过数字化处理后的数字档案有可能人为性的篡改，导致原始档案信息失真，由于计算机操作极容易抹除痕迹，会给档案管理人员鉴别档案真实性带来影响。

三、针对当前档案信息化安全问题的对策

1.加强档案管理人员安全意识培训教育

在目前档案信息化建设过程中，档案管理部门要加强档案管理人员的安全意识教育，首先要提升档案管理人员的技能水平和专业素质，举办多种形式的培训教育，使其了解档案信息化管理的知识，掌握必要的操作技能，要是档案管理人员了解和掌握基本的网络安全策略，了解各种档案载体的物理属性和安全防护措施，尤其是要注重重要档案信息资源的安全保护；其次，要促进档案管理人员时刻保持警惕，因为网络安全问题无处不在，在档案信息化管理过程中促使档案管理人员树立安全意识，严格执行安全管理制度，应对档案信息管理过程中可能发生的问题，防止机密档案信息泄露。

2.维护计算机设备安全运行

档案信息化管理及建设过程中计算机设备是基础，要定期对计算机的安全防护系统和硬件设备检查，对出现安全问题的设备及时维修或是更换，做好数据备份工作。计算机设备在使用过程中要保障其网络环境及运行环境的安全，使计算机设备在稳定的湿度、温度情况下运行，要保障充足的电力供应，周围不能有电磁干扰，对存在的系统漏洞及时补充，及时弥补安全漏洞，以促进档案信息管理效率提升。

3.做好档案信息化建设网络安全防范

与网络连接的计算机设备或是档案信息服务器应根据相关制度建立一套科学合理的安全防护系统，首先应及时安装防火墙和杀毒软件，定期做好服务器及计算机的扫描、修补、监控工作，同时相关的应用软件要及时更新系统弥补漏洞，确保计算机设备与信息网络连接始终处在安全状态。其次要设置访问权限、身份识别、重要信息加密和数字认证，加强对档案信息管理系统权限管理，防止未授权用户进入档案信息网络破坏档案管理结构，以免造成重要档案信息泄露。在档案信息安全管理过程中要设置系统日志，对谁操作档案信息系统详细记录，对连接计算机的移动存储设备要进行安全检查和病毒查杀，严格按照步骤进行档案资源管理及使用，防止重要档案信息遗失。

4.保障档案信息的完整性和真实性

对各类纸质文献档案进行数字化存储，要保障所存储原始档案的真实与完整。首先要推行电子与纸质档案分类归档双轨制度，由于电子文件的法律作用和凭证作用尚无法取代传统纸质文件，在电子档案生成和使用前，要对原始纸质档案信息进行有效归档存储，保障原始档案的完整与真实。其次，纸质档案转换为电子档案过程中要严格按照电子公文归档与管理标准进行，数字化存储的核心意义在于提高档案管理效率，电子档案的数字化存储也要向提高档案管理效率迈进，设置多种管理制度和标准，建立统一的管理网络，严格按照程序对纸质档案和电子档案进行存储，强化档案管理人员的责任意识，全面提高档案数据的准确性和真实性。

四、结语

档案信息化建设对提高我国档案管理效率和发展水平有着重要意义，但相比传统档案管理模式，档案信息化建设中的安全问题更为严峻，档案管理部门在信息化建设过程中应全面重视档案管理安全问题，并从上述四个角度入手，全面提高档案信息资源安全管理效率，保障档案信息管理系统运行稳定，使档案保存与管理更为便捷。

【参考文献】

[1]尚小刚.关于档案信息化安全体系建设的研究[J].办公室业务，2018（03）：46.

[2]张秀岩.基层档案信息化安全工作研究[J].兰台世界，2018（S1）：108-109.