大数据背景下电子信息档案管理的创新途径

马浩智

【摘 要】当前，“大数据”、“物联网”的断发展并且成熟的过程中，我们身边都发生了翻天覆地的变化，各行各业也迎来了新一轮的发展挑战与诸多发展契机。通过运用大数据，对用户行为的分析、判断，可以分很直观的数收集、存储档案资源，不论是对于后期维护还是利用都能够提供极大便捷，也有助于促进档案管理工作质量、效率的大幅度提升，对此相关工作人员应给予足够重视与不断优化。

【关键词】大数据；电子信息档案；管理；创新途径

就现阶段而言，大数据背景下电子信息档案管理的发展和优化不仅确保各个行业的快速稳定的发展，同时还能够提升各企业管理者的管理水平，能够为企事业单位以及个体商户提供最大程度的保障，，因此作为电子信息档案管理人员需要尽早的转变管理理念，紧随时代进步和发展的步伐，采用全新的电子信息管理方法，优化管理的流程以提升管理所带来的成效。

一、大数据背景下创新电子信息檔案管理的优势

1.可以保障企事业单位的信息安全

信息档案中包含有很多企事业单位的重要资料信息，其中很多信息具有高度的法律效力，如果出现信息泄露的情况不仅对导致企事业单位内部机构的稳定，同时会对其以后的发展带来负面影响。电子信息档案管理的优化能够设置多重保护措施，不仅方便工作人员快速的查阅所需资料，同时能够最大限度的降低资料在查阅期间被损坏或者泄露的情况，提升资料信息的保密性和安全性。

2.给企事业单位健康发展提供支持

在不断的优化和完善过程中，电子信息档案管理能够逐渐提升工作人员的工作效率，减轻其所负责的工作量；此外开展电子信息化管理之后可以及时、高效的检查文件、档案是否有遗漏、损坏现象，可以在第一时间进行补充和修复，确保资料信息的完整性。再者，电子信息档案管理能够经计算机来制定统一的标准，满足新时代的智能化管理，为标准化、人性化管理创设基础条件。

3.为社会安定发展提供有力保护

现阶段，公民的绝大多数信息均是以电子档案的形式被存储于计算机中，公民的所有信息与其生活、学习和工作均关系密切，与此同时也是公民的个人隐私，如果出现泄漏会被不法分子用来谋利从而损害公民的合法权益，并且给社会稳定带来威胁。因此对电子信息档案管理的创新和优化能够尽力保护公民的革新信息安全，为社会的稳定、和谐发展提供助益。

二、传统电子信息档案管理路径的不足

1.较为纯粹的人为管理方式

费时费力中国的廉价劳动力比较多，因此在传统的电子信息档案管理工作中，常常以人力弥补管理不足的情况是十分常见的。传统的电子信息档案管理方式是一种较为纯粹的人为管理，档案管理员需要把海量的电子信息档案集中管理起来，是非常浪费时间和精力的，而且由于是人为管理，难免会出现不少的管理失误，埋下不小的档案信息数据隐患。

2.较为落后的零散管理模式，造成重要资料不全

传统的电子信息档案管理模式多采用零散管理，因为这样可以最大程度的节省管理成本，但是这种零散管理模式也有非常致命的缺陷，那就是容易造成资料不全，例如需要调取某一电子信息的全部资料时，需要往返于多处地方，才能把资料收集完整，有时候还会因为部分资料丢失而使得电子信息资料不全。

3.电子信息档案登记信息不细致，易造成资料丢失

电子信息档案登记信息是反映电子信息档案管理情况的重要数据，但是传统的电子信息档案登记信息并不细致，这就容易造成重要资料在归档、出借时丢失、错乱。而且传统的电子信息档案登记也是通过人为完成，管理载体虽然是计算机，但综合（一）情况来看，电子信息档案登记信息本身就存在极大的不安全性，造成重要资料丢失的概率也会增加。

三、大数据背景下电子信息档案管理的创新

1.电子信息档案管理工作中应用大数据技术

大数据技术即是可以高效、准确处理海量数据的技术，是现代科技发展的重要产物，如今，越来越多的行业中都引入了大数据技术，借此管理海量数据并分析重要信息。大数据技术作为新型的数据管理技术，已经成为提升我国数据管理水平的重要力量，与时俱进的引入大数据技术，借此管理海量的电子信息档案，可以在很大程度上节约人力物力，提升管理效率。

2.实施科学完善的管理模式

（1）优化档案管理制度。企业单位在收集、整理和提取档案信息过程中，应结合具体需求，采取一体化形式给予科学控制，在具体落实中，实施相应考核机制，尤其是大数据时代背景下，相关工作人员应真正做到与时俱进，结合各项工作的具体落实来对管理制度做出不断完善，以此来督促相关工作人员，全面调动其工作积极性。（2）采用集中管理模式。相比于分散管理模式，集中管理模式的科学实施虽然会使得管理成本有所增加，但也能够在最大程度上为电子信息档案资料完整性提供保障，尤其是在互联网技术高速发展带动下，计算机存储能力也随之不断增加，这也在某种程度上为电子信息档案资料实施科学的集中管理创造了良好条件。

3.制定明确、详细、具体的电子信息档案登记过程

（1）电子信息档案登记过程必须要明确，即不能同时存在多个互相矛盾的登记过程，让登记工作流程化；（2）电子信息档案登记过程必须要详细，保证随时可以根据信息找到电子信息档案资料；（3）电子信息档案登记过程必须要具体，即总体过程如何，每个环节的执行流程如何，都要有具体的操作方法和规范。

四、结束语

综上所述，在信息化时代通信企业的档案工作必须充分认识到工作的紧迫感和时代感，加块档案工作的标准化、信息化建设，利用新一代信息技术建立新型档案管理系统。档案管理人员要不断提高责任心和使命感，提升工作水平，按制度办事，管理好、开发好、服务好各项档案。

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