论“互联网+”时代档案服务外包存在的问题与对策

鹿雪萍

摘要：“互联网+”时代已经到来，档案服务外包面临着更多机遇和挑战。档案部门工作人员必须具备一定的创新意识、全局观念，通过理论知识的学习，向广大用户提供便捷的、优质的档案信息服务，不断加快信息化建设，提升档案服务外包水平。档案服务外包行业实现了统一管理，营造了良好环境，打造了共享平台，这是相关企业长远规划任务顺利完成的一种保障，也是“互联网+”时代中档案服务工作更好更快发展的必要前提，更是社会经济平稳增长的关键所在。任何一个环节出现偏差，都将影响最终的服务效果，因此必须引起有关人员的高度重视。

关键词：互联网+时代；档案服务；外包问题；有效措施；研究；分析

引言：李克强总理提出了“互联网+”行动计划”，要求从移动互联网、云计算、大数据中制造新的产物，促进电子商务、工业互联网、互联网金融的可持续发展，不断拓展国际市场，取得显著战略成就。站在一个新的高度上，我們必须有预见性的引导“互联网+”思想在服务业各领域的全面渗透，以档案部门为切入点，顺应社会发展趋势，完成数字网站建设，针对档案服务外包问题进行一一解决，始终坚持“理论结合实践”原则，给予有效措施，提升服务水平，最终实现档案部门与档案服务外包的协同进步、共同发展目标。

一、“互联网+”时代档案服务外包存在的问题

（一）安全风险高

档案服务联合互联网，其工程量非常大，人力、物力、财力上存在着一定限制。从经济化、专业化角度考虑，档案服务外包是新的趋势，但并不成熟，一些问题的解决十分急迫，相关风险未能得到有效控制，后续的影响还会越来越大。档案服务外包的安全风险极高。它不像纸质档案那样无法永久保存，消失的可能性较低，但是在人为因素的影响下，在多次搬用、多次运输中，发生丢失、破坏情况、扫描损害等风险却是无法避免的[1]。同时，档案是私密东西，对于一个人很重要，一旦泄露后果不堪设想，然而，外包公司的工作人员，可以之间接触到个人档案，对档案进行录入时，必然会知道很多档案内容，这就给不法分子留下了很多可乘之机，档案外包公司人员经不住金钱利益的诱惑，与不法分子联合，转卖他人信息，这将给他人带来困扰，后果将不堪设想，同时，也会对档案部门造成恶劣影响，造成档案部门失信。

（二）缺乏统一管理

我国档案外包服务行业兴起时间不长，仍处于初级阶段，在不同地区，呈现出不同大状态，在发达地区，外包公司比较正规，规模较大，技术较为成熟，在内陆地区，设备简陋，资金短缺，员工素质较低，档案外包风险大，缺少技术支持，我国外包行业整体发展水平较低，有很大的发展空间。此外，我国档案服务外包行业缺乏统一管理，档案服务外包市场还不规范，政府部门没有机构对其进行统一管理，我国档案服务外包处于初级阶段，发展时间短，好多地方还不完善，还没有统一的机构对其进行约束，现在档案外包公司数量多，为了追求更大的利益，公司之间恶意竞争，压低价格，不能保证质量，难以形成良好的发展环境。同时，档案服务外包公司工作人员素质较差，档案保护意识淡薄，缺乏专门的认证机构对工作人员能力进行认证。

二、“互联网+”时代档案服务外包的有效措施

（一）加强安全防范

为有效加强档案服务外包的安全防范措施，其主要体现在以下两个方面：一方面，加强工作环境的安全管理。为使档案服务外包企业的经济效益得以高效发展，首先应确保工作环境的安全问题。国家档案局所颁布的各项条例明确指出，应不断改善档案服务外包工作的开展情况，为使其得以顺利进行提供有效保障。不仅能有效降低安全风险的发生机率，也保证了档案信息的安全性，应当在档案管理的场所安装监控设备，针对视频内容档案服务外包企业应定期进行查看。若有违法乱纪的工作人员，可采取惩治的方式进行警告，严重者可直接开除。除此之外，为防止档案信息出现混淆的现象，档案管理人员可采取有效的措施进行安全防护。比如，利用一定量的档案装具，将所有的档案信息进行分类。另一方面，加强档案信息的安全管理。为使档案信息得以安全保管，应采取法律的方式方法。为使档案信息的内容不外泄，在档案管理部门与档案服务外包企业签订合约的过程中，应当将保密条约列入合约中，对档案服务外包企业提出较高的要求，不得以任何理由向第三方泄露，一旦出现泄露的现象，档案服务外包企业将承担相应的法律责任。

（二）提高统一管理

首先，改善档案管理部门的统一管理。国家档案管理部门可针对档案信息的内容，对档案服务外包企业展开定期的监督管理工作。若存在不合格的档案服务外包企业，国家档案管理部门可要求其进行整改，将整改的结果记录在档案中。若档案服务外包企业的各项指标都达不到标准，国家档案管理部门可随时取消其任职资格，在一定程度上，限制着档案服务外包企业的高效发展，为档案服务外包企业创造一个优良的工作环境[2]。其次，加强档案服务外包企业的资质管理。就现今我国档案服务外包企业的发展而言，由于档案服务外包企业的管理条例较为复杂，为有效改善这一现状，就必须制定一个较为标准化的资质管理体系，有效促进档案服务外包企业的可持续发展。不仅要将企业自身所拥有的资金以及档案管理人员进行规范，还需要针对档案服务外包企业的业务工作以及档案管理人员的专业素质提出较高的要求。

（三）人员素质水平

档案服务外包企业为有效培养更多的人才，应不断对档案管理人员展开专业知识的培训，使其能够更好的掌握专业知识，深刻的认知到档案管理工作的重要性，并具有熟练的操作技能，将自身的优势发挥到最大化。还应熟知相关的档案法律法规，逐渐发展成为全能的优秀档案管理人员。

结语

“互联网+”时代档案部门采取服务外包，在一定程度上帮助了档案部门节约成本，提高工作效率，档案服务外包有着巨大的市场潜力和良好的发展前景。但是档案外包过程中的各种问题也日益凸显，只有针对问题采取有效的解决措施，才能更好地运用档案服务外包。相信随着档案外包公司的发展，档案服务外包能够在档案工作中发挥更加重要的作用，从而推动档案事业在“互联网+”时代的持续发展。

参考文献

[1]张磊.互联网时代企业档案外包业务存在的问题与对策[J].办公室业务，2017（15）124-125.

[2]马昕.“互联网+”时代档案服务外包存在的问题与对策[J].档案管理，2016（02）36-38.