关于“互联网+”时代下高职院校荣誉档案管理的思考

摘要：随着现代信息技术的飞速发展，档案管理现有的服务理念和工作模式逐渐难以满足数字化、便捷化、多元化的利用需求。对于高职院校来说，荣誉档案具有非常重要的意义，在“互联网+”时代背景下，如何引入现代化技术，提升档案利用的效率效果，充分发挥荣誉档案的功用，是高职院校档案工作者需要认真思考的。

关键词：“互联网+”；高职院校；荣誉档案；现状；建议

高职院校荣誉档案是高职院校所获、所发的各级各类荣誉奖励等，既包括颁发表彰的文件材料，也包括各种奖牌、奖状、证书、锦旗、奖杯等实物，能够直观反映学校工作成果，是高职院校档案的重要组成部分。目前，高职院校荣誉档案管理依然存在着各种问题，贯穿于其收集、保存、利用等各个环节，在“互联网+”的视角下，档案管理部门应该如何面对、分析和解决这些问题。

一、高职院校荣誉档案管理现状分析

在我国高等职业教育蓬勃发展的今天，高职院校之间、高职院校与普通高校之间的竞争可谓空前激烈，为提升办学质量、扩大规模、提升影响力，经常会面对各种评估、评建、考核、升级、升格等，需要准备大量真实的、突出的论证报告以及佐证材料，而最有说服力的无疑是学校办学获得的各级各类荣誉与成果。因此，荣誉档案在展示办学成果方面，具有无可替代的重要作用。

目前，高职院校在荣誉档案管理方面仍然存在着一些问题，荣誉档案难以得到完整收集、妥善保存和有效利用。比如，利用者不了解本校荣誉档案的具体情况，大多凭借记忆中的部分线索或口耳相传的信息来进行查询，导致事倍功半甚至无功而返；大量的荣誉档案的实体物件得不到妥善保管安置，随着年月掩埋于尘土或者失去了原来的模样……总的来说，高职院校荣誉档案管理的问题主要表现在：

（一）制度规则不健全

根据教育部发布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等标准，学生、教学方面的获奖档案已列入教学大类的综合子类（JX11），并未对学校层面其他荣誉档案的管理作出明确规定。高职院校档案管理部门对于荣誉档案的管理仍不够规范，尚未对收集范围、保管期限、责任单位、保管标准、档号编制等作出规定，造成荣誉档案难以充分地收集、统计、保存和利用。

（二）责任部门不清晰

学校办公室作为高职院校的重要窗口和枢纽部门，接收荣誉档案的渠道宽、频次高、信息大。在利用方面，办公室也是高职院校各种检查、评估、考核等工作的重要阵地或参与部门，自身也需要大量的荣誉档案材料为相应汇报材料列作佐证。办公室虽有荣誉档案的接收之利和利用之需，但若不具备相应档案意识和专业技能，容易造成荣誉档案信息和实物积压，导致荣誉档案难以规范管理和有效利用。

而高职院校的档案管理部门与其他部门的联系相对松散，接收荣誉档案的渠道单一、范围受限，往往只是被动接收或者保管荣誉档案材料，欠缺开发荣誉档案的动力。

（三）实物保管不规范

荣誉档案种类繁多，除了文件表彰，还有奖牌、奖杯、奖状、证书、锦旗等，需要建有专门的荣誉室或陈列室来容纳以上种种，而且各种载体的荣誉档案统一管理的难度极大，不仅编目分类困难，纸张、木料、金属、织物等不同材质的存放条件也各不相同，绝大多数高职院校不具备建立多个库房分别保管的条件。

（四）利用方式单一

高职院校荣誉档案仅集中应用于学校的各种评建工作、成果统计与工作汇报、建设荣誉陈列室、招生宣传等官方层面，而广大师生却知之甚少、用之更少，导致个人的归属感和成就感不足，不利于校园文化的沉淀和发展。

以上问题的根源在于档案意识不深刻、管理技术不先进、服务方式不主动。因此，高职院校档案管理部门必须顺势而为，及时引入现代化的理念和技术，结合“互联网+”时代的档案需求特点来改进高荣誉档案管理。

二、“互联网+”时代的高职院校荣誉档案利用需求分析

“互联网+”时代档案利用的特点突出体现为随机性和便捷性，利用者希望通过手机、电脑，随时随地获取档案信息资源，满足其个性化、多元化的档案需求。对于高职院校来说，“互联网+”时代荣誉档案的利用需求主要包括两个层面：

（一）單位层面

在“互联网+”时代，大多数高职院校实现了办公自动化，对于荣誉档案的需求亦逐渐由过去的到档案馆（室）复制，转变为通过办公系统、QQ、微信等渠道来进行查询利用。同时，不少高职院校开设了官方微博微信，通过“互联网+”的方式来开展宣传教育与展览展示，发布有关校园文化宣传或爱国主义教育的图片、音（视）频等讯息，便会产生对荣誉档案的需求。

（二）个人层面

荣誉档案信息资源是广大师生的个人信息宝库，教职工的职称评定、职务晋升、优秀评选等需要提供相应的荣誉信息，学生荣誉档案在丰富其履历与就业推荐方面也具有非常重要的凭证作用。在校师生可以很方便的到档案馆（室）进行查询利用，但学生尤其是应届、往届毕业生，大都忙于实习或就业，多数时间在校外和外地，在单位需要提供相应的个人荣誉档案时，学生希望通过手机就能进行异地查询和远程利用，免除奔波之累并在就职中占得先机。

三、“互联网+”时代改进高职院校荣誉档案管理的建议

由于各个学校在档案管理工作方面的政策制度、场地设施、人员结构、专业技能等存在差异，很难找出放之四海而皆准的标准。根据有关规定，结合工作经验提出以下建议：

（一）分类筛选收集

不一定将荣誉实物尽数收集起来，而是着重收集荣誉信息，尽可能覆盖单位、部门、个人各个层面，建立和完善激励与考评机制，促使各部门养成自觉习惯来对待荣誉档案信息报送。在收集荣誉信息的同时，尽可能地采集对应的照片作为佐证，也便于提供利用。

（二）结合实际进行编目

由于是有选择性地收集荣誉实物，也免除了存放困难之虞，建议采用各种荣誉信息统一编目、按时间先后排列的方式，合理使用excel的查询与筛选功能，结合实际情况建立荣誉档案目录（如下表），便能较为便捷地对荣誉档案进行管理、统计和提供利用。

（三）配备保管设施设备

有条件的高职院校可以建立专门的荣誉室或陈列室，定制荣誉档案柜，并配以文字记载与说明，制定妥当的保管和开放制度，配备相应的设施设备来集中保管荣誉实物。对于条件不具备的高职院校，建议只保管一些具有代表性的、级别较高的荣誉档案，某些常规性的、非官方的就不入库保管，但仍需做好登记编目。

（四）以数字化转换便于利用

在做好荣誉档案的收集、整理和保管之后，档案管理部门就要着手开展荣誉档案的数字化工作，有选择、有计划地将荣誉档案转化为便于传输的形式，通过翻拍、扫描等方式将荣誉档案转化为电子照片、图片、文本等载体，并根据责任部门、荣誉来源进行分别储存，以便调用。

（五）主动提供利用，发挥资源优势

由于荣誉档案与其他文书、学籍等类别的档案相较，基本上不存在保密、隐私等方面问题或障碍，在利用方面具有先天优势。档案管理部门和工作人员要深入挖掘、实地调研和主动服务，尤其在当前“互联网+”时代背景下，大力借助各种数字媒体平台，结合具体情况以及需求有针对性地提供榮誉档案利用服务。

1.发布荣誉信息

利用校园网、OA系统、公告栏、微信、会议、活动等多种渠道和手段，定期公布荣誉档案统计相关信息，以便师生和部门使用，也有助于查漏补缺、反馈信息。同时，荣誉档案为开办各种展览提供了丰富和生动的素材，档案管理部门要结合形势与需求，开展线上线下的展览展示活动，开发档案各种文化产品，提升影响力和吸引力。

2. 提供成果佐证材料

荣誉档案是体现高职院校在办学质量、教研水平、学生素质、社会服务等各个方面最真实、最权威的成果展示材料。档案管理部门必须实事求是、与时俱进，了解学校发展动向，深入调研档案需求，主动对接有关评建工作组或项目组，及时提供真实可靠的荣誉信息及相应数据资料。

（六）确保档案信息安全

高职院校的档案管理部门、宣传部门与网络监管部门等部门要共同参与到荣誉档案利用的监督与管理中，严密确保档案信息安全，切实维护档案权威，既要保证荣誉档案原件的完好，又要杜绝数据使用中发生中毒丢失或故意篡改的行为。

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作者简介：姜波（1982—），男，四川泸州人，管理学硕士，馆员，四川省档案工作先进个人。