浅谈会计档案信息化管理问题与对策

【摘 要】 近年来，随着信息时代大刀阔斧的走进我们的生活，我国已然融入信息时代并发挥能量，故而涉及国家众多领域的会计档案，与信息化有机的结合起来，必然会成为国家大事件发展和稳定的重要后盾。会计档案信息化管理是会计档案与信息技术的结合，是信息社会对会计档案管理提出的一个新要求，是会计档案顺应信息化浪潮所做出的必要举措。本文主要对我国会计档案信息化管理问题进行研究，并在此基础上提出对策。

【关键词】 电子会计档案 档案管理信息化 会计信息化

随着会计电算化技术的广泛应用，会计档案作为重要的经济档案，其产生方式与保管方式也随之发生了根本性变化，新兴的电子凭证和数字档案逐渐有取代原来的与手工记账有关的纸质凭证和会计档案的趋势，而且在很多地方已经实现了由顺应时代的信息化档案来取代传统意义上的会计档案。但是，近年来，在规范市场的过程中也发现了不少关于会计档案管理不善的问题，使原本就不够完善的会计档案管理体系有更多问题浮出水面。如何合理改善會计档案信息资源的开发和利用程度，以提高企业管理水平和经济服务价值，是本文关注的焦点。

一.会计档案信息化管理的优势

随着科技的发展，信息化管理技术已日趋成熟，会计档案信息化管理也逐渐展现出其独有的优势。

1.电子档案的存档空间具有巨大优势。相比纸质的会计档案，电子档案采用微缩胶卷、硬盘、光盘、磁带等电磁介质的方式进行存储，这些现代化的存储介质，相比于纸质档案占用的物理空间极大压缩，减少了会计档案保管场地的占用，而且还能够避免纸质会计档案出现发黄、霉变、破损等问题。

2.有利于降低档案管理成本，提高档案利用率。大量的纸质会计档案的管理，要付出相当的人力物力。而大部分的档案从诞生那天起，一直到达保管期限销毁的整个过程，可能都不会被调阅。但是随着档案电子化技术的日趋成熟，档案电子化的相关成本已大幅降低。近年来存储技术突飞猛进，存储介质的成本大幅度降低，具备了大面积普及的可能性。

二.会计档案信息化管理活动中存在的问题

1.领导层重视程度不够。领导层对会计档案信息化管理认识有误区，未能深层次的加以利用：从国内研究的现状分析，会计档案大多作为档案学的一个分支，单位大多从档案理论与实践等角度去阐述会计档案的收集、归纳、编制和保管等管理环节，却往往忽略了其为科技信息资源的本质，因此缺乏了从会计管理和信息资源管理等角度的审视。另一方面，很多单位领导层对会计档案信息化管理工作的重要性认识不够深刻，很多单位以为出具财务报告和做出财务决策才是最重要的。而原始凭证和相关文件资料的汇总、整理、分析、归档和保管等工作则被视为无所谓的事情，这直接导致财务人员的会计核算水平提高，而对会计档案信息化管理的知识，尤其是对会计档案信息化、规范化管理没有兴趣，这严重导致了会计核算和会计档案信息化管理的脱节。

2.会计档案信息化管理子系统运行不畅。第一，一般单位的领导和财务负责人，在日常工作中都非常中是资金的管理和运行，却对会计档案这一块缺乏足够的重视，甚至没有按单位实际情况设计一套有关会计档案立卷、归档、使用、保管及销毁的科学、有效的内部控制制度，直接导致会计档案工作无章可循。第二，会计档案管理人员很少参加过会计档案现代化知识及软件技术运用培训，在操作上达不到信息化管理的要求。另外档案管理人员人手不够，有兼职或是年龄偏大，缺乏新生力量。如果会计档案管理人员身兼数职，会导致会计档案的可靠性和安全性不保。比如出纳就不可兼任会计档案管理。

3.政府监管不力。由于一部分领导干部已升迁或者平调，不仅领导干部本人不重视，而且被审计单位处于消极应付状态，尤其是对已升迁的领导干部，被审计单位的人员不愿意提供真实情况，文过饰非，并粉饰其成绩。

三.关于会计档案信息化管理问题的建议

1.加大单位内部领导重视程度

要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理。不具备设立档案管理部门的应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，制定规范，健全会计档案管理各项规章制度要做好财务档案管理工作领导层的改变决定了企业整体的前进方向，是企业整体改变的基础。只有做出了上述努力，才能顺理成章的着手其他方面的革新。

2.完善会计档案管理子系统。档案工作规范化、标准化是实现档案信息化管理的重要中间环节，在搞好软硬件建设的同时，做好文书处理和及时归档则是实现会计档案工作规范化、标准化的重要基础工作，所以，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化的指导思想。由于单位每天都会有新的变动，所以单位的档案管理人员，需要及时的跟上信息变动脚步，及时的收集新的档案信息，不断充实档案信息库，完善档案信息库。同时，根据单位的实际需求，定期跟换落后的档案管理设备，引用先进的设备来管理档案，为进一步完善档案信息化建设奠定基础。

3.加大政府监管力度。建立审计评价体系，促进审计评价的科学化。审计评价是经济责任审计的核心，这就要求审计评价具有规范性和指标的统一性应按行业制订不同的经济责任评价标准，可利用财政绩效评价标准的有关指标进行考核，从而实行定量与定性指标的结合。在一个地方，审计部门应明确经济责任评价的内容和标准。如对乡镇和部门经济责任审计中统一评价的主要内容，考核的主要经济指标等，确保评价内容的一致性，提高利用率。

四.结论

信息技术的广泛应用，新型的电子文件和档案产生，各个单位或部门普遍出现纸质档案与电子档案共存的局面。纸质档案信息与载体相互依存、内容原始真实、凭证性强；而电子档案信息存储丰富、可以通过网络技术脱离原载体进行传播。由于二者的不同特点，必须采用不同的管理方式。纸质档案的接收、整理、管理均通过长期实践，已经建立了一套完整的管理体系。而针对电子档案的特殊性，应分别做好会计档案的输出与收集、管理与保存、利用等方面的工作。

会计档案作为重要纪实资料，其作用不言而喻，然而山高路远，革命总在路上。为更好的发挥会计档案的作用，以便其更好的服务大众。

作者简介：姓名：林杰卓（1992.05-）性别：女，学历：硕士，单位：云南师范大学，单位邮编：650092，研究方向：财务会计理论与实务。