高校学生公寓工作体制优化的研究

尹宗平 王宏卫

（1 合肥职业技术学院，安徽 巢湖 238000）（2 巢湖学院，安徽 巢湖 238000）

教育部《关于进一步加强高等学校学生公寓管理的若干意见》中指出：“学生公寓是学生日常生活与学习的重要场所，是课堂之外对学生进行思想政治工作和素质教育的重要阵地。”为抓好学生公寓工作，近年来各高校推行了各具特色的工作体制，发挥了积极作用，但同时也暴露出一些矛盾。

1 优化高校学生公寓工作体制的必要性

1.1 学生公寓在学校工作中具有重要地位

首先，学生公寓区域易发安全事件，各所高校始终紧绷着公寓安全的弦。学生公寓人员聚集，学生活动时间长，物品、设施多，发生安全事件的可能性相对较大；公寓工作涉及学生处、保卫处、总务处、团委和二级学院等多个部门，事务繁杂，常需要跨部门协调，交叉管理时容易形成薄弱地带，导致隐患滋生、矛盾累积而引发安全事件。美国等西方国家高校大部分学生需要在校外住宿[1]，存在安全风险，近几年发生了多起中国留学生在校外期间遇害的案件；国内高校对公寓安全高度关注，但仍时有安全事件发生，例如当年的马加爵案件，同宿舍的几名同学遇害，这一不幸事件警醒人们要始终警惕学生公寓的安全风险。公寓安全事件不但影响学校的正常秩序，还容易引发社会的广泛关注，甚至发酵引发群体性事件。

其次，学生公寓环境是立德树人不可或缺的部分。十九大报告指出：“立德树人是教育的根本任务。”学生公寓的文化、安全、卫生环境不但对学生成长起着保障与保护作用，而且对学生文明意识的培养、良好行为习惯的养成、道德情操的培育都起着重要作用，显然有利于立德树人。具体而言，学校通过开展教育活动，使学生认识到公寓文明的重要性，掌握必要的常识，增强自觉遵守、主动参与的意识；通过落实学生公寓的各项文明、安全、卫生制度，促使学生在待人接物时遵规守矩，逐步养成良好行为习惯；文明素质、安全素质是学生道德情操的体现，在优良的公寓氛围中才可能培育学生高尚的道德情操。

1.2 当前高校学生公寓工作体制及其矛盾

各高校学生公寓工作体制具有一些共性。公寓工作由公寓中心或同类机构统管，公寓中心有独立建制的，也有隶属于学生处或总务处的；物业公司承担公寓服务，并接受公寓中心、总务处、学生处的管理监督，服务的内容包括保安、保洁、公物维修等，有的物业公司是学校成立的，有的是通过招标面向社会购买服务的；公寓区域学生的教育管理由二级学院或系部主导，学生处统筹协调，公寓中心参与管理，学生公寓自我管理委员会、学生会等学生组织协助管理。

关于公寓工作体制存在的突出矛盾有研究指出：典型的由公寓中心、学生公寓自我管理委员会、物业公司组成的“三位一体”公寓管理模式的优点是管理力度较强，但配合和协调容易成为薄弱环节[2]。例如，当公寓中心隶属学生处时对公物维修的管理容易脱节，隶属总务处时对学生的教育力度较弱；公寓自管委受公寓中心指导，与学生会的功能存在重叠。

2 优化高校学生公寓工作体制的策略

2.1 构建和谐团队

高校学生公寓工作涉及多个部门，需要在体制上保证公寓工作团队的和谐有力。用有向图来表示公寓工作团队：学生处、总务处、保卫处、二级学院、团委、公寓中心、学生自管委、物业公司、学生各为一个节点，节点之间的有向线段表示教育、管理、服务功能，两个节点之间经过的全部有向线段的序列称为路径，则传统的公寓工作团队关系如图1所示。

图1 传统的公寓工作团队关系

据图1分析可知存在以下矛盾：学生处、总务处、保卫处、团委与学生之间的路径长度为2，显示他们与学生沟通的时间成本较高，联系的力度较弱；这些职能部门落实与公寓有关的工作一般要求公寓中心进行中转，公寓中心成了“万能钥匙”，常不堪重负；公寓中心直接面向学生开展工作，缺少二级学院的支撑，学生对公寓中心缺乏了解与认同，影响工作成效；物业公司主要与公寓中心、学生联系，虽然与学生生活联系紧密，但只承担物业服务功能，完全没有教育管理功能；学生自管委主要与公寓中心、学生联系，缺乏二级学院、团委的指导，工作局限性较强，容易成为校园里“孤独”的学生组织；二级学院在公寓区域几乎孤立地面对学生，难以调动物业、自管委等资源，关于公寓管理与服务方面的信息也很闭塞；学生被动地接受来自各方的教育、管理、服务，往往表现得茫然而不知所措，在出现问题需要相关部门解决时，部门之间又容易推诿扯皮。

针对上述矛盾，可以对传统的公寓工作团队进行优化，形成创新的团队。首先是尽量缩短工作路径，要改革层级化管理，实现工作体系的扁平化，尽量使各个部门直接面向学生提供教育、管理、服务的职能；其次是增强部门之间的信息沟通，可建立信息库机制，各相关部门、学生的相关信息均入库交换，信息库由公寓中心维护，在实际工作中体现为工作协调例会、QQ群、管理系统软件等载体。创新的公寓工作团队关系如图2所示，其中虚线为信息流。

图2 创新的公寓工作团队关系

在图2中，各个部门直接面向学生开展工作，工作绩效高；公寓中心牵头建立公共的信息库，各节点的共享信息均主动入库，各节点通过获取库中的共享数据使工作协调一致；公寓中心得到了解放，能更关注关键的公寓业务，例如：信息库的维护，通过信息库落实对自管委的指导、对物业公司的监督，通过信息库协调各个相关部门的工作；从学生角度来看，其教育、管理、服务的来源是直接的、明确的，学生也可以从信息库获得共享的信息，有助于学生理解与接受教育、管理与服务，当学生有问题需要解决时也可以反馈给确定的对象得到响应。

2.2 规范业务流程

公寓工作涉及的业务流程较多，例如：入住，退住，安全与秩序，卫生，水电，公物与维修，文明建设等。如果不规范相关业务流程，责权利不清，工作容易陷入混乱无序。可以使用系统的观点与方法来规范业务流程，即将业务流程的集合理解成公寓工作系统，对系统进行需求分析、系统设计，并在工作中实现。

需求分析就是弄清公寓工作系统要完成哪些功能。需求分析由学校领导牵头，公寓中心会同相关部门共同开展，要从学生、学校等不同角度梳理公寓工作，划分出多个独立的功能，明确每个功能的责任部门、责任人、主要内容，理清信息的流向。需求分析是对公寓工作体系的重新规划，要自顶向下、逐步求精，对需求进行优化、简化、调整[3]。一个典型的分析结果是：将公寓工作系统划分成信息、教育、管理与服务三大功能：信息功能实现信息的采集、存储、使用、共享，如入住信息、门禁信息、视频监控信息、协同办公信息等；教育功能针对学生发挥教育引导作用，包括公寓制度教育、安全常识教育、心理健康教育、创建文明寝室活动等；管理与服务功能规范相关部门的常规工作。

系统设计就是弄清公寓工作系统的功能如何实现。首先，要根据系统分析确定系统由哪些模块组成，每个模块完成相对独立的功能，模块的数量要精简，一个典型的公寓工作系统模块结构图如图3所示，其分成信息库、学生教育、管理与服务三个主模块，每个主模块又划分成若干子模块。其次，要对每个模块的内部流程进行详细设计，要注意提高工作效率、方便学生，还要强调对学生的教育作用，例如在公物维修模块中，对学生的报修要及时响应，同时对于涉嫌故意破坏公物的行为要严肃追查。系统设计的结果要以制度的方式固定下来，例如《学生公寓管理规定》等文件。

图3 公寓工作系统的模块结构图

系统设计的结果要在公寓工作中实现。首先，实现的载体可以是人工系统或信息系统，或两者结合的系统，例如：“自管委教育”模块是人工系统，要由《自管委工作办法》等制度来固定功能。其次，公寓工作系统在运行中要加以维护，例如：“班级教育”模块中规定了辅导员巡查寝室的办法，但经过一段时间执行后可以总结经验采用更好的办法。

2.3 高度重视安全问题

重视安全问题，就是要从预防、发现、处置等环节全面周密地考虑，采取行之有效的措施；要将安全问题落到实处，要特别强调在安全工作全环节中加强对学生的教育，有研究指出：针对安全问题既要确保学生安全，也要考虑多种尺度的有机统一，确保教育不被放逐，将实现安全、教育等多种效益的最大化作为追求的目标[4]。

公寓安全问题可总结为人身安全、财产安全、群体事件、思政安全四类。表1列出了公寓安全问题分类及处理方法，可供借鉴。

表1 公寓安全问题分类及处理方法

2.4 抢占教育管理服务的阵地

公寓工作要深入学生一线，抢占教育、管理、服务的阵地，贴近学生的生活，倾听他们的心声，了解真实的需求，给予有效的帮助。

首先是辅导员进寝室。可在公寓楼内设立辅导员工作室，安排二级学院辅导员、学生公寓工作人员驻点值守，指导文明寝室创建活动，协调公寓管理事项，处理突发事件，受理学生反映意见，指导党建、团建进寝室；要安排与鼓励各班级辅导员经常走访学生寝室，了解与指导学生的生活与学习。

其次是文化进寝室。要安排学生喜闻乐见、有益身心健康的的文化活动进寝室，例如：生活艺术展、辩论赛；要营造公寓内深厚的文化氛围，悬挂以社会主义核心价值观为主题的宣传画，校园广播要在学生公寓常态化播音并办出水平；要充分利用微博、微信、QQ、论坛等平台加强交流、引导舆论。

第三是创新性地发挥物业公司的辅助教育管理功能。物业公司要尽量提高员工的文化素质，加强岗位培训，将辅助教育管理的职能融入到员工职责中。例如，保洁员遇到乱丢垃圾的学生要进行劝阻，物业管理员可以协助巡查寝室卫生与安全状况。

第四是强化学生公寓自管委的功能。自管委是公寓管理中心的得力助手，可以有效地分担公寓工作，拉近管理部门和学生的距离。要理顺自管委的地位，同时接受公寓中心、校团委的指导；要在二级学院也建立自管委，接受二级学院学管办、团总支、学校自管委的指导；自管委干部主要由楼长、层长担任，使公寓学生组织形成一盘棋；自管委要划分部门，以锻炼干部的工作能力、协助分担公寓工作为目标，在不影响正常学习的前提下尽可能多地介入公寓教育、管理、服务工作。

2.5 强化信息化的辅助作用

信息技术的发展有利于改善公寓工作，信息化可以大大提高工作效率、降低劳动强度。典型的应用场景有：视频监控，电子门禁，消防报警处理，寝室分配系统，资产管理与报修处理，心理健康测试，即时通讯系统，上网行为管理，教育与交流论坛，人脸识别，大数据安全分析等[5]。例如，在学生公寓楼道内安装监控摄像头，将视频信息存储于后台，辅导员及管理人员通过校园网进行调阅，这可以有效地防止内盗、外盗，实现远程掌握公寓楼实况，为管理提供辅助信息。

应用信息化的过程也是克服阻力的过程，因为对信息化不了解、担心影响原有的权利格局、认为可能会增加工作量等原因，许多同志在开始阶段会对信息化怀着抗拒的心理，因此要注意应用信息化的策略。首先，信息化应用的关键在于提高用户体验。要使公寓相关部门认识到信息化将大大提高工作绩效，可以从推广那些迅速降低工作量的小功能入手，逐步增强他们的信心；要应用信息技术为学生的生活、学习提供便利，例如大力推广网上报修、网上交流平台，使学生乐于接受信息化。其次，要注重将信息系统与人工系统有机结合。要突出师生在公寓工作中的主体作用，避免过度依赖信息技术，例如在学生教育过程中不能笼络地将教育内容通过网络传送给学生，还要开展丰富多彩的教育活动，使之内化于心、外化于形。第三，要将信息系统的应用与运维纳入常规工作。公寓工作人员要对信息化怀有热情，善于学习、应用信息技术；公寓中心要有专人负责信息化工作，能够根据工作需要提出需求，并协助做好信息系统的一般性维护；还要充分发挥学校信息中心等外部的技术支撑作用。