事业单位文书档案的规范化管理研究

肖璟

摘要：事业单位文书档案是事业单位档案的重要组成部分。本文谨从事业单位文书档案管理存在的问题出发，明确了文书档案规范化管理的概念和原则，阐述了事业单位文书档案的规范化管理措施，以期提高事业单位文书档案管理工作的效率和质量，为事业单位各项工作的科学决策提供内容详实、富有价值的参考。

关键词：事业单位；文书档案；管理；规范化

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）29-0016-02

事业单位文书档案从多角度、多侧面、多层次记载了事业单位过去的发展历史，展现了现实发展状况，在事业单位档案建设中具有不可或缺的地位。随着事业单位的不断发展，对文书档案管理的要求也越来越高。事业单位档案管理工作者应清醒地认识到自身肩负的重要使命，结合自己的档案管理工作实际，分析和发现事业单位文书档案管理存在的问题，掌握文书档案规范化管理的概念和原则，探索事业单位文书档案的规范化管理措施。从根本上消除事业单位文书档案管理的不利因素，合理开发利用文书档案信息资源，高效发挥文书档案对事业单位党务、行政、规划、决策等工作的促进作用。

一、事业单位文书档案管理存在的问题

事业单位是承担某些社会事务管理或社会公益服务的组织和机构，是保障国家政治、经济、科技、文化等各项事业健康发展的社会支持系统。在事业单位的工作和发展过程中，形成了大量的文书档案。规范、高效地管理这些文书档案，对于提升事业单位档案管理效能至关重要。尽管在各级领导的大力支持和广大档案管理工作者的不懈努力下，事业单位文书档案管理取得了长足的进步，但其中存在的诸多问题依然不容忽视。

1.对文书档案管理的认识有偏差。在事业单位，档案管理通常被看做附属性工作，其中的文书档案管理更处于说着重视、实际忽视的尴尬地位。一些单位领导片面地认为文书档案管理不外是收收各部门的一般性业务资料，技术含量低，不能给单位带来直接的经济和社会效益。部分事业单位的档案管理人员也对自己的工作性质认识不清，工作的主动性、创新性不足。

2.文书档案的收集、建档不及时。由于事业单位文书档案原始资料形成于不同的业务部门，各部门没有专门的档案资料收集、报送人员，各种文书档案原始资料往往是半年甚至一年才随着阶段或年终报表一并汇集到档案部门，这就使得文书档案不能及时收集、建档，不仅降低了文书档案建档的时效性，而且会造成大量文书档案原始资料损毁、丢失，文书档案的完整性和真实性也大打折扣。

3.文书档案管理的经费不足，条件欠佳。在很多事业单位，财务预算中没有专门为文书档案管理列支，文书档案管理的经费缺少制度保障，或者经费少，或者经费不能及时足额到位。这就造成文书档案管理中的设备、耗材无法满足实际需要，档案整理、维护难以为继。同时，一些事业单位的文书档案存储条件简陋，致使大批文书档案存在介质损坏、内容缺失、数据失真的危险。

4.文书档案管理人员素质不高。很多事业单位缺少受过文书档案管理专业教育的文书档案管理人员，一些现职文书档案管理人员或是兼職、或是被认为不适于其他工作的富余人员，更有的事业单位认为文书档案管理岗位无关紧要，人员配置随意性突出，不考虑是否符合文书档案管理的专业要求。这直接导致了文书档案管理人员专业素质低下，难以取得理想的文书档案管理效果。

5.文书档案的管理手段落后。由于重视不够、经费不足、管理人员素质不高，在社会已经进入信息化的时代，一些事业单位的文书档案管理依然处于原始的手工状态。有的单位虽然给文书档案管理配备了计算机、扫描仪等先进硬件设备，但相关的应用软件不配套。人工编制目录、手工抄写说明、手动查询资料等现象在许多事业单位的文书档案管理和应用中还是屡见不鲜。

二、文书档案规范化管理的概念和原则

事业单位的文书档案一般包括各年度工作要点、工作总结、人员任免文件、人员工资文件、人员和单位奖惩文件、行政会议记录、业务统计报表等记录单位各项事业发展进程的文字、声像资料和实物，对这些文书档案的规范管理，就要按照《档案法》、《机关事业单位档案管理条例》和《电子公文归档管理暂行办法》等档案管理法规，结合本单位文书档案管理的实际情况，制定和完善文书档案管理制度，配备具有一定专业素养的管理人员，创造符合档案存储、利用需要的管理条件，采取富有创新性和实用性的管理手段，切实发挥文书档案资源在各项事业发展中的信息服务作用。从管理学的角度看，文书档案规范化管理应符合以下的原则：一是实用性。无论是管理思想还是管理措施，都应符合客观需要，具有广泛的实用价值。二是安全性。力求档案资料不受损，保证文书档案信息的真实完整；严防档案的被盗和失密，维护文书档案的政治安全。三是超前性。文书档案管理不仅要符合档案管理的一般性规范，还要顺应社会政治、经济、科技、文化的发展趋势，用超前的意识指导文书档案管理。四是创新性。学习和吸收先进的管理思想，掌握先进的管理和应用技术，在文书档案管理思想和管理手段上大胆创新，开创文书档案管理的新局面。

三、事业单位文书档案的规范化管理措施

事业单位文书档案的规范化管理是事业单位档案管理提质增效的基础，是实现事业单位档案管理现代化的重要保障。只有采取针对性强、实用性高的管理措施，才能达到预期的管理成效。

1.提高对文书档案规范化管理重要性的认识。从某种意义上讲，提高对文书档案规范化管理重要性的认识是实现文书档案规范化管理的前提和保障。事业单位领导应明确文书档案的规范化管理在单位发展进程中的特殊价值，在经费保障、制度执行、人员配置、办公条件改善等方面支持文书档案的规范化管理，创造一个文书档案规范化管理的良好环境。文书档案管理工作者也要对自己肩负的历史责任有清醒的认识，摒弃传统的工作理念和工作态度，将落实文书档案规范化管理与单位的改革与发展及自身业务素质提高紧密联系起来，努力使自己的文书档案管理水平符合规范化管理的各项要求。

2.建立规范的文书档案收集、存档制度。一套科学、合理的文书档案管理制度对于实现文书档案管理规范化意义非凡。因此，事业单位档案管理部门应在单位领导的主持下，会同相关业务部门，协商建立符合本单位客观实际的文书档案收集、存档制度，从归档的范围、归档的时间、归档的手续、逻辑归档、物理归档、存档的条件、存档的形态等方面做出明确的规定，弥补原有相关制度的漏洞。相关各业务部门应配备专门文书档案收集、汇总人员，确保文书档案的及时归档，防止遗漏和缺失。档案管理部门应设置完备的文书档案收集、移送程序，制定科学的文书档案分类存档目录，为文书档案的价值挖掘和价值发挥创造有利条件。

3.强化对文书档案管理人员的业务培训。面对文书档案管理人员专业素质和业务能力不符合规范化管理要求的现实，应采取多种途径，强化对文书档案管理人员的业务培训。首先在单位内部建立定期业务学习制度，有组织、有计划地学习先进的档案管理理念、管理方法和管理技术。其次，选派有发展潜力的人员到高等学校档案管理专业进修，系统掌握文书档案规范化管理知识，提升相关业务能力。第三，开展不同单位档案管理部门的文书档案规范化管理经验交流，取长补短，共同提高。第四，完善档案管理人员的业务考核，以考核促学习，以考核促进步。

4.创新文书档案管理的方式和手段。在现代信息技术日新月异的大背景下，传統的档案管理模式已远远不能满足社会发展的要求。事业单位文书档案管理必须紧跟时代的步伐，在管理方式和管理手段上积极运用计算机技术和数字档案管理技术。通过文书档案的数字化转化、完善档案全文数据库、设置档案电子目录、建立单位官方网站、开通档案远程查询系统等技术措施，提高文书档案信息整理、开发、推介、利用的系统性，营造出以网络信息技术为载体的宽口径、多角度、跨时空文书档案管理新格局。在减轻档案管理人员工作强度和工作压力的同时，确保文书档案归档、存储、查询和利用的便捷高效。

参考文献：

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