信息化建设在医院人事档案管理中的意义与推进策略

杨亦君

[摘 要] 现阶段信息化建设进程加快，在医院人事档案管理中推进信息化建设成为大势所趋，作者医院人事档案管理者，要善于利用互联网和计算机，改善传统纸质档案管理的各种缺陷，顺应现阶段时代发展需求，推动医院人事档案管理改革进程。基于此，本文重点探究分析了信息化建设在医院人事档案管理中的意义，并提出了几点推进策略，仅供参考。

[关键词] 医院；人事档案管理；信息化建设；意义；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 072

[中图分类号] G270.7；R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）13- 0161- 02

0 引 言

目前，医院医疗卫生机构改革正如火如荼地进行着，对医院人事档案管理工作的要求越来越高，促使医院人力资源分配越加合理化。在医院人事档案管理中推进信息化建设具有重大的现实意义，各级医院应立足于自身实际，深层次开发信息化资源，有效提高医院人事档案管理信息化水平。

1 信息化建设在医院人事档案管理中的意义

1.1 促进医院档案管理的规范化发展

目前，大多数医院依然采用纸质管理人事档案工作[1]。然而经济社会高速发展的同时，医院人事档案数据日益增加，传统管理模式使得档案管理工作混乱，阻碍了医院档案规范化建设进程。随着信息技术的日益成熟，在医院人事档案管理中运用信息化技术，开展人事档案信息化建设能够促使医院档案工作更加规范化、科学化。

1.2 促进医院人力资源的有效分配

现阶段，大多数医院并未利用好人事档案，只将其当作一项员工入职凭证文件，不注重人事档案在人力资源配置方面的作用。在医院人事档案管理中进行信息化建设，能够有效促进医院人力资源档案信息的动态发展，进一步健全人力资源考核机制，使得人力资源配置更加合理化。

1.3 促进档案管理模式的改进

在医院人事档案管理中进行信息化建设不仅可节约大量储存空间，提高工作效率，而且还能提高存储、查询、更新档案工作的便捷性，例如查找档案时，管理人员只需在人事档案管理系统中输入档案编码，便能够轻松找到自己所需资料。

2 信息化建设在医院人事档案管理中的推进策略

2.1 领导重视是推进信息化建设的重要前提

医院人事档案管理工作离不开领导的重视[2]。因此要想推进人事档案管理信息化建设，首先应强化领导对这一工作的重视程度并进行广泛宣传，医院领导应积极配合和全力支持医院人事档案信息化建设。一方面，医院领导应真正意识到这一工作的重大意义，将这一项工作列入日常工作中，并平等对待，定期检查，及时更新，促使医院人事档案信息化建设步入正轨，使档案管理责任意识不断得以提高。另一方面，档案管理部门领导应注重管理人员责任意识的培养，组织培训活动，提高管理人员专业技能。同时，还应更新观念，重新认识人事档案信息化建设工作，确保该项工作稳步进行。

2.2 加大硬件设施和队伍建设的投入是推进信息化建设的基础

第一，硬件设施建设是医院人事档案信息化建设的基础，有利于对人事档案信息资源的有效利用与开发。各级医院应严格遵守《全国档案系统信息化建设实施纲要》[3]，加大对信息化建设的投入，修建防火、防虫、防尘、防潮的档案专用房，设立专门的档案室用房、档案办公室、阅览室及档案室、阅览室、办公室“三分开”的综合档案室。同时，医院应购买先进的档案管理设备：档案管理系统、电脑、复印机、专用于缝制文件的缝纫机、速印机等，从而为医院人事档案信息化建设提供丰富的物质保障。第二，医院注重档案管理人才的培养。为了推进医院人事档案信息化建设，必须构建一支高素质、高技能的档案管理人才队伍。换言之，医院人事档案管理人才队伍建设是信息化建设推进必不可少的条件。各级医院应重新制定人才培养计划，将人事档案管理人员纳入其中，想方设法提高档案管理人员专业技能。在选拔、聘用档案管理人员时，应对其进行全方位的考查，聘用政治立场坚定、不泄密、不传密的专业档案管理人员。为了确保人事档案信息的安全性，医院应高度重视档案管理人员的职业道德培养，增强其保密意识。同时，积极组织开展进修学习、继续教育、专业培训等活动，促使档案管理人员知识结构迅速更新，业务水平有所增长，尽力调动档案管理人员推进信息化建设进程的主观能动性，从而积极顺应医院改革和信息化建设的需求。

2.3 重视开发、充分利用是推进信息化建设的目的

首先，构建档案信息库，按照档案编号、姓氏将在职、离休、退休三类档案录入到计算机系统，按照劳资、组织、人事等部门在选拔、培养和借调人员的工作过程中所形成的个人学历、个人工作经历、思想道德、工作情况、业务水平、社会关系等原始记录进行广泛收集与整理，从而形成准确、全面的电子档案，为职工工资晋升、职称评聘、退休人员办理手续等提供及时、准确、快捷的信息查询，也为相关资料录入档案提供了便捷。其次，构建干部人事档案信息数据库，及时更新和录入干部信息到计算机系统，并以此为基础形成真实的信息数据库，借助醫院局域网将人事档案同医德医风考核档案、卫生技术考核档案连接起来，第一时间更新，对干部德、能、勤、绩、廉等方面信息进行准确把握，对干部进行动态化管理，从而培养、选拔出优秀的干部。最后，重点维护系统数据，确保系统安全性，同时将报表统计、信息检索等操作程序设置得更便捷，安排专业档案管理人员更新和核实数据库信息，从而为医院发展提供优质的服务。

为了进一步推进医院人事档案管理信息化建设，各级医院领导应高度重视，通过加大投入硬软件、重视开发与利用人事档案资源等措施，将人事档案信息化建设工作落到实处，尽量实现最大化的人事档案资源利用率和效益，从而确保医院可持续发展。

主要参考文献

[1]郝小艳.医院人事档案管理信息化建设中存在的问题及对策探究[J].现代交际， 2016（7）：235.

[2]翟晶，王忠.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].医学教育管理， 2016，2（5）：710-714.

[3]林春柳.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略探讨[J].中国科技投资，2017（26）：147.