英语在档案管理中的角色定位

朱广伟

摘 要： 在经济全球化发展迅速的今天，英语作为适用性范围广泛的一种国际性交际语言，对培养国际化人才、提高国家的国际竞争力发挥着极其重要的作用。对于档案现代化管理有着积极作用，是档案管理参与国际交流、涉外服务与提高自身素质的重要工具，正确认识英语对档案管理具有积极的意义。

关键词： 英语教育 档案管理 角色定位

随着世界经济、科技全球化进程的不断加快，档案作为一种重要的信息资源日益引起世界各国的高度重视，各国均将其作为社会活动及经济活动的战略资源。档案管理工作主要是对档案中存在的零乱无规律、大量的材料进行整理、辨别、收集、保管及统计等工作，在不同时期，对于档案需求也是不同的，新型档案管理更注重以人为本，真正实现档案服务的科学化、人性化，从而为档案管理实现数字化、信息化奠定基础[1]。同时，信息技术发展加强了我国对外交往，英语作为目前世界比较通用的语言，掌握英语作为各国培养人才一项基本要求，其重要性不言而喻。在我国“一路一带”倡议下，国际合作、贸易交流日益频繁，英语作为世界通用语言的作用至关重要。

一、作为网络识读的语言工具

档案数字化建设进程依赖信息技术的日益发展，现今随着人们对各种信息需求的不断提升，凸显了档案数字化的重要性和必要性。档案数字化将时代信息、文献资料、历史事实通过信息的新途径进行整理、储存[2]。数字化档案相比传统档案具有更快捷、更方便、储存多等优点，加强更舒适的用户体验，这些是传统档案无法做到的。在信息化档案的建设和管理对档案管理人才提出更高的要求，在新形势下要求档案管理人员具有良好的职业素质的同时还需要掌握必备的计算机知识、外语及通信技术方面的知识和技能。当前，档案管理存在计算机机读语言格式转换频率快，档案管理人员因没有较强的英语能力，难以掌握计算机转换内容的问题，从而在网络信息迅速发展的今天，难以掌握计算机网络语言，难以更好地满足做好档案信息化工作的要求。在信息化形势下，英语作为与电脑联系最密切的语言，更是档案工作的网络识读的语言工具，只有具备良好英语基础的档案管理人员才能做好档案管理工作。

二、作为新时代档案工作的基础

含有丰富的信息资源的档案是人类伟大的记忆工程，新时代需要档案工作者更新观念，强化档案工作的服务意识，档案工作人员应加快熟悉计算机在档案管理工作的应用，通过计算机进行档案整理、分析、鉴定及统计等工作，实现档案一体化管理。随着档案信息化网络管理的建设，需要档案工作人员具备英语能力，因目前计算机编程代码均是以英文编写为主，档案管理人员通过编辑英语代码实现数字化的档案信息、提升档案的网络化水平。目前，国外很多档案已开始档案建立联网工作，实现内外档案信息网络，实现档案信息资源的共享，满足不同人员对档案信息的需求。因档案工作是专业性很强的工作，需要具备扎实基础档案管理知识及具备良好英语能力的人，不断开阔视野，积极了解国内外的工作动态，实现单一型向综合复合型人才转变。档案部门在信息管理方面的地位越来越重要，在如今知识日益创新中，档案管理人员应进一步充分利用英语的平台加强学习，熟悉了解国档案管理动态，进一步规范完善档案管理，做好档案管理工作。

英语同时可以帮助档案管理人员学习国外先进的档案管理经验，掌握发达国家档案管理的发展趋势。如美国目前已经建立非常健全的人事档案管理，对人事档案内包含个人的专业机构对公民的财产收入情况、信誉情况及健康情况等十分详尽的档案资料。同时，美国也十分重视公民的诚信档案及社会保障档案等这些独具特色的档案管理方式，为我国建设新型档案提供很好的参考，并为解决我国档案管理工作存在的可信度不足等方面提供借鉴。

三、作为中外留学交流的服务者

在经济全球化发展迅速的当下，我国十分重视全球国际化教育的趋势，并加快我国高等教育的国际化进程，培养具有国际意识、国际竞争能力的具有国际视野的人才。人才的国际化有利于我国国际贸易的进行，能更好地发挥人才优势。培养的国际化人才為了解掌握国外先进的档案管理经验，改善和帮助我国改善档案管理工作。近些年，我国每年优秀出国留学人员不断增加，出国留学及交流的频率逐渐增大。同时，中国的高等学府吸引越来越多的外国留学生到中国求学和深造，我国一些高校招录一些优秀的外国留学生在中国高校攻读硕士、博士学位。因此，无论国外的留学人员还是出国深造的留学人员在学习期间的档案都是必须和不可或缺的，因为档案是留学人员不可缺少、唯一可依赖的材料，而英语作为世界通用语言，为资料进行解释翻译，在档案资料中发挥极为重要的作用，掌握跨国学生的学习状况，国内外教学机构要对学生的学习能力、创新能力等方面进行评估，需要学生提供在校时取得的成绩，包括各学科的学习成绩、奖励证书、教师的推荐信、学校对学生的客观评价等材料，这些材料均需要英语翻译，因此不具备良好英语基础能力的，无法完成为出国留学人员服务的工作不仅影响学生更好地深造更无法体现学校的办学水平。

随着改革开放，中国对外国留学生的吸引力进一步增强，越来越多的外国留学生选择到中国留学深造，我国在为外国留学生提供接受学生档案及办理入学手续等方面均需要具有良好英语基础的档案管理人员进行翻译审核。在办理过程中，档案管理人员需要认真地仔细地审核入学申请者的资料，认真细致地指导留学人员填写各类表格及资料。来华学习的学生来自西方不同的国家，语言不尽相同，国际通用语言——英语起到极为重要的作用。这对档案管理人员是有一定考验的，对留学人员的档案的归档、收集及整理有一定的挑战的，能及时、准确地处理各种情况，对留学人员提供必要的身份证明、学习及继续求学等提供必需的证明和依据。不仅有利于做好留学人员的档案资料，更好地总结档案管理工作并更好地发展档案管理事业，而且有利于我国进一步推进高等教育国际化及吸引国外人才到中国就业。

四、作为国际档案工作沟通的桥梁

随着经济全球化趋势的发展，国际贸易合作等不断加强，英语在档案管理中发挥的作用越来越重要，应用越来越广泛。具有良好英语基础能力能够满足档案信息化的要求，并能够促进国际档案信息的交流，强化国际合作，共同为档案事业的良好发展奠定基础[3]。我国最近几年始终参与国际档案事业交流，目前主要是讨论国际档案事业在新的语境下对档案工作及工作人员的挑战。如何对档案工作及工作者进行新的定位，提出新的要求？同时，国际档案大会一直倡导各国要顺应时代发展，加强建立新型档案，形成收集、保护、开发和利用的方式，并积极推动国际合作与交流，注重档案管理的公众服务功能等，国际应不断加强和完善，在档案信息开发利用及档案信息化等方面加大投入力度，为国际档案工作动态等方面加强沟通合作。在国际合作交流中，重视英语在国际档案工作中的沟通桥梁作用。不具备良好英语能力，就无法熟悉和了解国际档案工作的新趋势，无法适应新时代的档案事业的发展。

我国在与国际档案事业的合作交流中，不断学习借鉴国外的先进管理理念和成功经验，积极推动我国档案管理的改革，并不断完善了我国的档案，使我国的档案管理逐渐规范化、科学化。如国外对人事档案管理较为规范和严格，根据国家体制制定适合的人事管理档案管理制度，形成人事部门与档案管理部门的合作，较好地实行人事档案的集中统一管理。在吸收借鉴国外先进经验的同时，应充分考虑中国的具体国情，制定符合中国人事档案管理的特色。同时，企业应注重档案管理，随着国际子公司的企业越来越多，制定切实可行的可依据的档案十分必要，择业需要档案的管理者熟练掌握英语，并在沟通中起到桥梁作用，不断发展我国档案事业健康发展。

五、结语

档案作为人类一种特殊形式的记忆方式，真实地反映经济、政治、社会各方面实践的内容，档案管理制度是档案规范化过程中必不可少的一种形式。新环境下，随着我国国际化进程的加快，英语作为档案管理工作中网络识读的语言工具、中外交流学习的服务者、国际档案工作沟通的桥梁，在档案管理工作发挥的作用越来越重要。充分认识到英语在国际档案工作中的作用，进一步丰富我国档案管理的内容，对促进我国档案现代化管理具有积极的意义。

参考文献：

[1]袁歌.档案部门英语学习之我见[J].档案管理，2003（6）：37.

[2]郑美虹.美国人事档案的管理及启示[J].中国档案，2005（6）：28-29.

[3]肖红薇.论知识经济时代档案信息人才需求[J].安徽冶金科技职业学院学报，2006（3）：119-121.